5 ottimi consigli per gestire diverse versioni di MS Office

La suite MS Office è maturata negli anni in termini di caratteristiche e funzionalità. Tuttavia, ciò che è sempre stato un problema con gli aggiornamenti successivi è la compatibilità delle nuove versioni con quelle precedenti.

Ora, se stai utilizzando versioni diverse di MS Office o collabora con persone che utilizzano una versione di Office diversa dalla tua, hai a che fare con questo problema su base giornaliera. Tuttavia, saresti felice di sapere che potresti ridurre il rischio di incorrere in preoccupazioni semplicemente ricordando e praticando alcune cose.

Vediamo quali sono.

Vedi anche: Impara e comprendi le differenze tra MS Office 2013 e Office 365 giusto qui.

1. Conoscere i formati di file

Office 2007-2013 utilizza estensioni di file diverse rispetto a Office 97-2003. Hanno una "x" aggiunta alla fine, che è un'indicazione dell'uso di Extensive Markup Language (XML).

Strumento MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	doc	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	pp	ppx

2. Lavora in modalità compatibilità

Quando si apre un file 97-2003 in un prodotto 2007-2013, il file si apre in modalità compatibilità. Puoi continuare a lavorare in quella modalità in modo da non introdurre cose/funzionalità che non sono supportate.

Nota: In modalità compatibilità non saresti in grado di utilizzare le funzionalità 2007-2013 anche se stai utilizzando la versione del software.

Idealmente, se hai intenzione di condividere il tuo documento con qualcuno che usa 97-2003 dovresti continuare a lavorare in modalità compatibilità.

3. Converti per nuove funzionalità

Se non hai intenzione di condividere la versione precedente del file e se utilizzi la versione successiva del software, dovresti convertire il file. In questo modo potrai sfruttare le nuove funzionalità.

Per convertire il tuo documento, vai su File -> Informazioni -> Converti come mostrato nel diagramma sottostante. In questo modo il file originale verrà convertito e sostituito.

4. Verifica la presenza di problemi

Supponiamo di aver lavorato nel 2007-2013 e alla fine del tuo lavoro ti rendi conto che devi condividere il documento con qualcuno che ha 97-2003. Mentre stavi lavorando potresti aver utilizzato funzionalità non supportate dalle versioni precedenti.

In questi casi, prima di condividere è consigliabile verificare la presenza di problemi. In questo modo ridurrai i potenziali rischi di perdita dati e formattazione sulla condivisione. Clicca su File -> Informazioni -> Verifica problemi e quindi correggere le cose richieste dal software.

5. Salva come 97-2003

Se si sceglie di salvare il documento come documento 97-2003 nonostante si stia lavorando sulla versione successiva, il software verificherà la compatibilità da solo. Se ne trova, richiederà all'utente.

Allora la condivisione non sarà mai un problema.

Suggerimento interessante: Sei una persona che non ha affatto MS Office? Hai mai avuto bisogno di aprire uno di questi file? Non preoccuparti, puoi aprirli senza aver installato MS Office.

Conclusione

Queste sono le uniche cose di base che devi tenere a mente se il tuo lavoro richiede la collaborazione con persone che lavorano su versioni diverse di MS Office. Bastano pochi passaggi aggiuntivi e puoi effettivamente risparmiare molta confusione che potrebbe sorgere a causa di problemi di compatibilità.

Ultimo aggiornamento il 02 febbraio 2022

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