Trova rapidamente vecchie e-mail in MS Outlook utilizzando i gruppi di posta elettronica

Mentre siamo al lavoro, le e-mail tendono a consumare molto tempo. E uno dei motivi è che non conosciamo i trucchi per visualizzare rapidamente le e-mail. Ad esempio, quando si tratta di estrarre una vecchia e-mail, di solito iniziamo prima a scorrere. Difficilmente un modo efficiente per trovare vecchie email. Parlo principalmente di utilizzo MS Outlook (perché questo è ciò che la maggior parte di noi usa al lavoro) e le funzionalità associate.

In precedenza vi abbiamo parlato visualizzazione degli allegati nel riquadro di lettura. Bene, questo è un modo per afferrare le e-mail per il collo. Ma oggi parleremo della visualizzazione delle e-mail in gruppi e vedremo come può aiutarti ulteriormente a trovare rapidamente le vecchie e-mail.

Suggerimento interessante: Potresti voler imparare come attivare e personalizzare il riquadro di lettura, il riquadro di spostamento e la barra da fare. Ecco la guida di GT su quello.

Passaggi per visualizzare le email nei gruppi

Il principale vantaggio di seguire questo trucco è che aiuta davvero e accelera il processo di estrazione delle vecchie e-mail nell'ora del bisogno.

Passo 1: Per prima cosa, devi assicurarti che Mostra nei gruppi funzione è attivata sulla tua interfaccia. Quindi, vai a Visualizza -> Disponi per e controlla lo stesso.

Quando selezioni Mostra in gruppi come attivo, le e-mail sono organizzate per impostazione predefinita in gruppi di Data (Oggi, Ieri, Ultima Settimana e così via). Questa disposizione funge da demarcazione decente.

Passo 2: Se non ti piace l'impostazione predefinita o desideri modificare la regola di raggruppamento, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione del riquadro dei messaggi dove si legge Organizzato da... Quindi puoi selezionare i criteri nuovi criteri per il raggruppamento.

Si noti che la regola si applica solo alla cartella attualmente selezionata. In genere gruppo per A partire dal clausola quando ho bisogno di un messaggio precedente.

Passaggio 3: Se hai un lungo elenco di contatti e un numero di messaggi per ognuno, hai bisogno di un modo rapido per raggiungerlo. Questa volta fai clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione del gruppo e pronuncia Comprimi tutto.

Passaggio 4: Quando lo fai, tutti i gruppi comprimeranno l'elenco dei messaggi in loro possesso. Fai clic sul segno più per il thread richiesto e tutti i messaggi all'interno di quel gruppo saranno disponibili a colpo d'occhio.

Le altre opzioni di raggruppamento che trovo utili e di cui ho bisogno frequentemente sono A, Oggetto, Categorie e Importanza. Puoi trovarne di tuoi o creare una vista personalizzata navigando su Visualizza -> Disponi per -> Personalizzato.

Conclusione

I passaggi spiegati sopra sono solo un tentativo di utilizzare e sfruttare le funzionalità disponibili di MS Outlook. Li seguo nella vita di tutti i giorni. Provalo e potresti guadagnare qualche secondo ogni giorno. Anche questo fa molto per migliorare la tua vita lavorativa, vero?

Ultimo aggiornamento il 03 febbraio 2022

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