Come utilizzare Microsoft Spreadsheet Compare per analizzare le versioni dei file Excel

Microsoft Excel ha una funzione che consente agli utenti di tenere traccia delle modifiche apportate a una cartella di lavoro. Tuttavia, una volta accettate le modifiche nella cartella di lavoro, il percorso di modifica viene perso per sempre. Quindi, cosa succede quando è necessario ripristinare o fare riferimento alla versione precedente della cartella di lavoro?

Un'opzione che puoi provare è Microsoft Spreadsheet Compare. Microsoft Spreadsheet Compare rende facile per gli utenti confrontare due versioni di un file Excel. Lo strumento evidenzia quindi le differenze tra i due file rendendo facile individuare le modifiche.

Requisiti per utilizzare Microsoft Spreadsheet Compare

Puoi accedere a Microsoft Spreadsheet Compare in Microsoft 365, Office Professional Plus 2013, Office Professional Plus 2016 e Office Professional Plus 2019. È possibile accedere allo strumento dal gruppo di programmi Microsoft Office Tools.

Affinché il confronto funzioni, è necessario disporre di versioni diverse del foglio di calcolo. Lo strumento analizza quindi i file ed evidenzia le differenze utilizzando determinati criteri. Ecco come funziona:

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Come analizzare due versioni di una cartella di lavoro con Microsoft Spreadsheet Compare

Per analizzare versioni diverse di una cartella di lavoro, devi importare entrambe le cartelle di lavoro nello strumento Confronto fogli di calcolo. Ecco come farlo:

Passo 1: Dal menu Start, cerca Spreadsheet Compare e avvialo.

Passo 2: Nella scheda Home, nel gruppo Confronta, selezionare Confronta file per avviare una finestra di dialogo.

Passaggio 3: Nella finestra di dialogo Confronta file, selezionare l'icona File accanto all'opzione Confronta (file precedente). Seleziona il file Excel in Esplora file e fai clic su Apri.

Passaggio 4: Selezionare l'icona File accanto all'opzione A (file più recente) nella finestra di dialogo Confronta file. Seleziona il file Excel in Esplora file e fai clic su Apri.

Passaggio 5: Fare clic su OK per avviare il processo di confronto.

Nota: Se trovi che l'ordine del confronto dei file è confuso, puoi fare clic su Scambia per modificare la posizione di ciascuna cartella di lavoro.

Passaggio 6: Puoi semplificare l'analisi dello strumento Confronto foglio di calcolo selezionando o deselezionando le caselle di controllo in basso a sinistra dello strumento. La funzione di alcune delle caselle di controllo è spiegata di seguito:

• Valori inseriti: evidenzia una modifica nell'input dei dati all'interno delle cartelle di lavoro.
• Valori calcolati: evidenzia la differenza nei valori calcolati all'interno delle cartelle di lavoro.
• Formule: evidenzia un cambiamento nelle formule all'interno delle cartelle di lavoro.
• Nomi: evidenzia la differenza nei nomi delle celle all'interno delle cartelle di lavoro.
• Macro: evidenzia la differenza nel codice VBA all'interno delle cartelle di lavoro.

Un grafico nell'angolo in basso a destra dello strumento classifica i diversi tipi di modifiche nella cartella di lavoro. Questo grafico può essere utilizzato per identificare le modifiche che si verificano maggiormente nelle cartelle di lavoro.

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Come esportare i risultati del confronto da Microsoft Spreadsheet Compare

Dopo aver fatto clic su Ok per Confronto fogli di calcolo per analizzare le modifiche nei fogli di lavoro, le modifiche identificate vengono evidenziate in diversi colori di riempimento del testo e delle celle. I risultati del confronto possono essere utilizzati direttamente sullo strumento o esportati su un'altra piattaforma. Ecco come farlo:

Esporta i risultati del confronto in Microsoft Excel

Esportando i risultati del confronto in Microsoft Excel, puoi condurre ulteriori analisi su di esso. Ecco come esportarlo:

Passo 1: Sulla barra multifunzione dello strumento Confronto fogli di calcolo, seleziona Esporta risultati, che avvia Esplora file.

Passo 2: Seleziona la posizione in cui desideri salvare il file e inserisci un nome per il file.

Passaggio 3: Seleziona Salva.

L'analisi comparativa dovrebbe ora essere disponibile nella posizione salvata.

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Copia i risultati del confronto negli appunti

Se desideri utilizzare i risultati del confronto su qualsiasi altra piattaforma eccetto Microsoft Excel, la copia negli appunti è l'opzione migliore. Ecco come farlo:

Passo 1: Sulla barra multifunzione dello strumento Confronto fogli di calcolo, selezionare Copia risultati negli Appunti.

Passo 2: Avvia un'app per incollare i dati copiati.

Passaggio 3: Seleziona Ctrl + V sulla tastiera per incollare.

Limitazioni del confronto dei fogli di calcolo

Ecco come utilizzare Microsoft Spreadsheet Compare per confrontare diverse versioni di un file Excel. Tuttavia, lo strumento presenta un'importante limitazione in quanto le modifiche annotate nelle cartelle di lavoro confrontate non possono essere accettate o rifiutate. Lo strumento mostra solo fogli excel affiancati ed evidenzia le modifiche per facilitare l'identificazione degli utenti.