15 modi migliori per organizzare le note in modo efficace in Microsoft OneNote

Microsoft OneNote è un potente strumento per prendere appunti se sai come usarlo. Rispetto ad altre app per prendere appunti come Google Keep, Note di mela, Note dell'orso, ecc., OneNote vince sempre la gara. Il merito va al numero enorme di funzionalità offerte nell'app. Però, organizzare le note può diventare noioso in OneNote se non hai familiarità con tutte le sue funzionalità organizzative. Quindi, ti diremo i modi migliori per organizza le tue note in OneNote in questo post.

Microsoft ha due app OneNote: OneNote e OneNote 2016. Dovresti controlla le differenze tra loro e vedi quale stai usando. I seguenti suggerimenti per l'organizzazione delle note funzioneranno in Microsoft OneNote su Windows. Puoi usarli anche su altri dispositivi.

Iniziamo.

1. Crea più taccuini

Mi piace OneNote perché offre una struttura di cartelle gerarchica. In alto, stenditi i quaderni. Inizialmente, avrai solo un taccuino. Ma puoi crearne quanti ne vuoi. Ogni taccuino è composto da più sezioni e pagine. Puoi avere taccuini separati per lavoro, uso personale o temi diversi come libri, progetti, argomenti, ecc.

Per creare un taccuino, fai clic sul nome del taccuino in alto. Quindi, fai clic sull'opzione Aggiungi blocco appunti in basso. Allo stesso modo, puoi creare blocchi appunti aggiuntivi in ​​OneNote. controlla sette consigli utili per i taccuini di OneNote.

Consiglio: Problemi di sincronizzazione con OneNote? Scoprire come correggere l'errore di sincronizzazione di OneNote su Windows e Mac.

2. Crea sezioni e gruppi di sezioni

Fare clic sul taccuino per aprirlo. Le sezioni ti saluteranno. Puoi creare sottosezioni all'interno di ogni sezione. Ad esempio, se hai creato un taccuino per ogni materia come matematica, scienze, inglese, ecc., le sezioni avranno capitoli per ogni taccuino. È inoltre possibile creare una sottosezione per ogni capitolo.

Per creare una sezione, apri il taccuino e fai clic su Aggiungi sezione in basso. Nominalo secondo le tue necessità. Puoi rinominarlo in seguito.

Per creare una sottosezione, fare clic con il pulsante destro del mouse sullo spazio sotto le sezioni. Fare clic su Nuovo gruppo di sezioni. Assegna un nome al gruppo di sezioni. I gruppi di sezioni avranno una freccia accanto al loro nome. Usa la scorciatoia da tastiera Ctrl + T (Windows) o Command + T (Mac) per aggiungere una nuova sezione.

Trascina le note esistenti che desideri aggiungere nel gruppo di sezioni. Per creare una nuova sezione direttamente sotto il gruppo di sezioni, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla sezione e selezionare Nuova sezione. Usa la piccola freccia accanto al gruppo di sezioni per mostrare o nascondere le sottosezioni.

3. Crea pagine e sottopagine

Ora, le sezioni includono pagine e sottopagine. Scriverai il tuo contenuto effettivo sulle pagine. Ogni pagina ha un titolo che definisce il contenuto al suo interno. Prova a utilizzare un titolo riconoscibile e descrittivo per la tua pagina. I titoli delle pagine vengono aggiunti nella parte superiore della pagina.

Per creare una pagina, fare clic sull'opzione Aggiungi pagina nella parte inferiore dell'area della pagina. In alternativa, fai clic con il pulsante destro del mouse sullo spazio e seleziona Nuova pagina. Puoi anche utilizzare la scorciatoia da tastiera Ctrl + N (Windows) o Comando + N (Mac) per creare una pagina.

Per creare una sottopagina, fai clic con il pulsante destro del mouse su una pagina e seleziona Crea sottopagina dal menu. La pagina verrà trasformata nella sottopagina della pagina sopra di essa. In alternativa, usa la scorciatoia da tastiera Ctrl + Maiusc + Alt + N per creare una nuova pagina secondaria. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulle sottopagine per opzioni come la promozione e la compressione della sottopagina, se necessario. Usa la piccola freccia accanto alla pagina per mostrare o nascondere le sottopagine.

È interessante notare che puoi anche creare una sottopagina da una sottopagina. Basta fare clic con il pulsante destro del mouse su una sottopagina e selezionare Crea sottopagina.

Puoi sempre eliminare o creare più sezioni, sottosezioni, pagine e sottopagine. Quindi espandi man mano che procedi. Prova ad aggiungere numeri ai titoli delle tue pagine per identificarli o usa le emoji per una migliore visibilità. Per aggiungere un'emoji, usa il tasto Windows + punto (.) scorciatoia per avviare il pannello emoji sul tuo PC Windows.

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4. Usa la ricerca per trovare le note

Una volta che inizi ad aggiungere note in OneNote, potrebbe essere difficile trovare rapidamente la nota giusta tra le varie sezioni e pagine. Prendi l'aiuto della funzione di ricerca in OneNote per trovare la tua nota. Fai clic sull'icona di ricerca sul lato sinistro di OneNote e digita qualsiasi termine presente nella nota. Verrà visualizzato un elenco di note contenenti il ​​termine di ricerca. Fare clic sulla nota che si desidera aprire.

Fare clic sulla seconda casella a discesa sotto la casella di ricerca per scegliere dove si desidera cercare. Puoi cercare in tutti i taccuini, taccuino corrente, sezione corrente o pagina. In alternativa, usa la scorciatoia Ctrl + F per cercare all'interno della pagina corrente e Ctrl + E per cercare in tutti i taccuini. La ricerca può anche essere utile per trovare i tag, come mostrato di seguito.

5. Usa tag

Tag in OneNote sono un modo per contrassegnare la frase o il paragrafo per indicizzarli e trovarli rapidamente. Considerali come etichette per i tuoi appunti. Ma invece di etichettare l'intera nota, puoi creare un tag solo per una frase/paragrafo. Successivamente, quando hai bisogno di trovare il tag, usa la ricerca per trovare i tag e verrai portato nella posizione esatta della tua nota etichettata.

OneNote offre diversi tag predefiniti come definizioni, speciali, elenchi di cose da fare, ecc. Prendiamo l'esempio dei tag di definizione. Se hai varie definizioni sparse nei tuoi taccuini e vuoi esaminarle, aggiungi il tag di definizione e quindi cerca lo stesso. Puoi persino creare tag personalizzati.

Per creare un tag, posiziona il tuo corso ovunque nel testo che desideri taggare. Quindi fai clic sulla piccola freccia in giù accanto all'icona dell'elenco delle cose da fare presente in alto nella scheda Home e scegli il tag appropriato. Ripetere la procedura per rimuovere il tag. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse e taggare il testo.

Per trovare il tag, apri la ricerca in OneNote e fai clic una volta sulla casella Cerca. Verranno visualizzati i tag utilizzati nei tuoi taccuini. Se non vedi il tuo tag, digita il nome e cerca. Clicca sul tag per vedere i risultati.

6. Riordina note

Dopo aver creato sezioni o pagine, puoi facilmente riordinarle per tenere insieme sezioni o pagine simili. È possibile utilizzare questa funzionalità per aggiungere sottosezioni e sottopagine. Basta trascinare e rilasciare la sezione o la pagina nella posizione desiderata. Puoi riordinare gli articoli all'interno della stessa sezione o di diverse sezioni e taccuini.

In alternativa, se trascinare e rilasciare sembra una seccatura, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento che si desidera spostare o copiare e selezionare Sposta/copia. Quindi, scegli la nuova destinazione.

7. Ordina pagine

OneNote offre diversi modi per ordinare le pagine. Puoi organizzarli manualmente, come mostrato sopra, o utilizzando le modalità di ordinamento disponibili: Alfabetico, Data di creazione e Data di modifica. Per farlo, fai clic sull'icona di ordinamento nella parte superiore dell'elenco delle pagine. Seleziona la modalità secondo necessità.

8. Codice colore Le tue note

Per identificare facilmente le sezioni e i taccuini, puoi codificarli a colori. Puoi usare lo stesso colore per tipi simili di sezioni. Scegli sempre il colore con cui puoi identificarti facilmente. Quindi, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla sezione o sul nome del taccuino e seleziona Colore dal menu. Quindi scegli il colore desiderato.

Suggerimento professionale: Puoi anche cambiare il colore di sfondo della tua pagina. Per questo, vai alla scheda Visualizza in alto e seleziona Colore pagina.

9. Usa la formattazione del testo

Non è un segreto che puoi personalizzare il tuo testo in OneNote utilizzando le opzioni di formattazione di base come grassetto, corsivo, sottolineato, ecc. Puoi persino creare elenchi puntati e numerati e modificare lo stile e la dimensione del carattere. Inoltre, puoi formattare il testo utilizzando vari stili come intestazione, citazione, codice, ecc. Puoi anche evidenziare il testo per una migliore visibilità nelle tue note. Li troverai tutti nella scheda Home.

Consiglio: Stai pensando di passare a OneNote da Google Docs per scrivere i tuoi documenti? Sapere il differenze tra loro prima di cambiare.

10. Allinea testo

Per una migliore leggibilità, puoi allineare il testo in OneNote. Per questo, usa le opzioni di allineamento dalla barra in alto sotto la scheda Home.

In alternativa, passa il mouse sul testo e vedrai una piccola icona grigia sul lato sinistro del testo. Trascinalo verso destra per modificare l'allineamento.

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11. Ridimensiona note

Quando aggiungi note nelle pagine di OneNote, noterai una casella attorno ai tuoi dati. Puoi ridimensionare e spostare questo contenitore in base alle tue necessità. Fare clic in un punto qualsiasi del testo per rendere visibile la casella. Quando viene visualizzata la casella, ridimensionala utilizzando i bordi. Per spostare il contenitore, passa il puntatore del mouse sul bordo superiore del contenitore finché non vedi una freccia a quattro punte. Quindi sposta il contenitore.

12. Aggiungi la pagina al menu di avvio

Per accedere rapidamente a un blocco appunti, a una sezione o a una pagina di OneNote, puoi appuntarlo su Menu iniziale. Con un clic sulla sua icona nel menu Start, sarai in grado di accedere all'elemento desiderato. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento (notebook, sezione o pagina) che si desidera aggiungere e selezionare Aggiungi a Start dall'elenco.

13. Segna come non letto

A volte, quando sei occupato e prendi appunti che vorresti controllare in seguito, puoi contrassegnarli come non letti. Questo lo differenzia dal resto della collezione. Il titolo della nota non letta sarà in grassetto. Questa funzione può essere utile anche per gli studenti. Se un determinato capitolo deve ancora essere letto da te, contrassegnalo come non letto. Quando contrassegni una pagina come non letta, anche la sezione corrispondente e il taccuino verranno contrassegnati come non letti.

Per farlo, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla pagina e seleziona Contrassegna come non letto.

14. Link alle pagine

Uno dei modi migliori per organizzare i contenuti in OneNote è collegare le pagine o le sezioni. Se hai usato Nozione, devi avere familiarità con il collegamento delle pagine. Scoprire come funziona Notion rispetto a OneNote.

Fondamentalmente, puoi creare un collegamento per ogni pagina o sezione che puoi aggiungere in altre pagine per fare riferimento ad esse. Cliccando sul link si aprirà immediatamente la pagina collegata. Puoi usarlo per passare da una pagina all'altra all'interno di OneNote. Per un utilizzo ottimale, aggiungi collegamenti bidirezionali, ad esempio su entrambe le pagine. Ciò aiuterà a tornare indietro rapidamente. Puoi anche creare una pagina del sommario collegando ogni pagina.

Per creare un collegamento per la tua pagina o sezione, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla pagina o sul nome della sezione oppure fai clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi della pagina e seleziona Copia collegamento. Il link verrà copiato negli appunti.

Apri la pagina in cui vuoi incollarlo. Quindi, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Incolla. Fare clic sul collegamento per cambiare pagina. Per tornare alla pagina precedente, usa i pulsanti di navigazione Indietro e Avanti nell'angolo in alto a sinistra di OneNote.

15. Archiviare i taccuini

Se stai cercando la funzione di archiviazione in OneNote, non la troverai. Questo perché ha un nome diverso: Chiudi taccuino. Puoi nascondere l'intero blocco appunti dal pannello principale di OneNote chiudendolo. Chiudi ora i taccuini che non ti servono. I dati in essi rimarranno come tali, tranne che non li vedrai. Puoi sempre aggiungerli di nuovo.

Per chiudere un taccuino, fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome del taccuino e seleziona Chiudi questo taccuino.

Bonus: proteggi con password le tue sezioni

Hai qualcosa di importante nella sezione del tuo taccuino? Bloccalo con una password. La protezione con password è disponibile solo per le sezioni. Tutte le pagine all'interno di una sezione verranno bloccate. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla sezione e selezionare Protezione con password. Scopri in dettaglio su protezione con password delle sezioni di OneNote.

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Divertiti ad organizzare le note

Se hai appena iniziato a organizzare le tue note in OneNote, non lasciarti sopraffare dalle funzionalità. Probabilmente non otterrai la configurazione corretta in una volta sola perché l'organizzazione delle informazioni digitali è disordinata. Sperimenta e vedi cosa funziona per te e cosa no. Aggiungi questa pagina ai segnalibri e visitala regolarmente per vedere se stai utilizzando tutte le funzionalità dell'organizzazione per le tue note.