I 15 migliori suggerimenti di Outlook per iOS per usarlo come un professionista

Microsoft ha una straordinaria capacità di creare costantemente fantastiche app mobili. Spesso ti chiedi come mai hanno incasinato Windows Phone, Giusto? E non sorprende che Outlook per iOS non faccia eccezione.

Se il set di funzionalità sterile nell'app di posta nativa di Apple non è più sufficiente per te, allora Outlook dovrebbe essere una boccata d'aria fresca. Che si tratti di impostare risposte automatiche o pianificare le e-mail ricevute per dopo, l'app di posta elettronica di Microsoft rompe gli schemi.

A causa dell'enorme numero di funzionalità incorporate, le cose possono diventare travolgenti. Ad esempio, che diavolo è Posta in arrivo focalizzata? O puoi anche eseguire una risposta normale? Se hai appena installato Outlook per iOS, sarai sicuramente confuso.

Per fortuna, tutto ciò che serve è un po' di ricerche per familiarizzare con questa fantastica app e domarla nel modo in cui vuoi che funzioni. E questi eleganti suggerimenti dovrebbero aiutarti a farlo ancora più velocemente.

1. Allena la tua casella di posta mirata

La Posta in arrivo evidenziata è fastidiosa. Almeno lo è, la prima volta che avvii Outlook per iOS. Ma una volta che capisci come funziona, è semplicemente fenomenale.

Consideralo una sorta di filtro che mostra solo i messaggi importanti. L'app utilizza vari algoritmi di apprendimento automatico per una serie di cose, come le risposte e la frequenza dei messaggi, per determinare cosa si presenta al suo interno nel tempo.

Ovviamente, la Posta in arrivo mirata non è perfetta e di tanto in tanto vedrai e-mail inutili che si insinuano dentro di essa. O peggio, trova le email importanti relegate nell'Altra Posta in arrivo.

Per fortuna, puoi far avanzare rapidamente la velocità di apprendimento dell'app classificando manualmente le e-mail classificate in modo errato.

Per farlo, apri un'e-mail, tocca l'icona Ellissi orizzontale nell'angolo in alto a destra dello schermo, quindi tocca uno dei due Sposta in altra Posta in arrivo o Sposta in Posta in arrivo evidenziata a seconda della Posta in arrivo in cui desideri che vengano effettivamente inviate email simili nel futuro.

Dopo averlo fatto per un po', dovresti trovare un'esperienza molto "concentrata" con le tue e-mail in arrivo.

2. Modifica notifiche predefinite

Hai appena imparato ad addestrare la Posta in arrivo focalizzata a funzionare meglio. Ma, naturalmente, ti piacerebbe comunque sapere almeno che hai nuovi messaggi anche nell'Altra Posta in arrivo. E considerando che Outlook per iOS può potenzialmente classificare in modo errato le email importanti dai contatti appena aggiunti, è sempre meglio rimanere aggiornati.

Per impostazione predefinita, l'app fornisce solo notifiche push per la Posta in arrivo evidenziata. Tuttavia, puoi anche ricevere notifiche simili per la posta che ricevi anche nell'Altra Posta in arrivo.

Inizia toccando l'icona a forma di hamburger nell'angolo in alto a sinistra dello schermo.

Nel menu visualizzato, tocca l'icona Impostazioni a forma di ingranaggio.

Ora sei nel pannello Impostazioni. Scorri verso il basso fino alla sezione Posta, quindi tocca Notifiche.

Nella schermata Notifiche di posta, tocca Posta in arrivo evidenziata e Altre.

Ora dovresti ricevere notifiche push per tutte le email che ricevi. Naturalmente, puoi anche scegliere di disabilitare le notifiche push - tocca Nessuno - se vuoi fare affidamento esclusivamente su icone e suoni del badge.

Consiglio: Outlook ti consente di personalizzare completamente le impostazioni di notifica separatamente per ogni account di posta elettronica che aggiungi.

E a proposito di suoni, puoi modificare le notifiche sonore predefinite per le e-mail in entrata e in uscita, direttamente dalla schermata Notifiche di posta.

3. Pianifica l'email ricevuta per dopo

Hai ricevuto un'email importante dal lavoro? Piuttosto che limitarsi a leggere e dimenticare tutto in seguito, Outlook ha un'elegante funzionalità chiamata pianificazione della posta elettronica che ti consente di ricevere la stessa e-mail in un secondo momento.

Che ne dici di dopo pranzo oggi? O forse domani appena arrivi per lavoro? Non un problema. Cambiamo il modo in cui puoi ricevere un'email di questo tipo in un secondo momento.

Dopo aver aperto l'e-mail, tocca l'icona Ellissi orizzontale nell'angolo in alto a destra dello schermo, quindi seleziona Pianifica.

Se è la prima volta, è necessario creare una cartella per conservare temporaneamente in memoria le e-mail pianificate. Dopo averlo fatto, seleziona semplicemente un'ora preimpostata o imposta la tua ora, quindi tocca Pianifica.

Questo è tutto. Ora dovresti ricevere la stessa email nella tua casella di posta all'ora specificata. Non dovrai più preoccuparti di dimenticare cose o intasare la tua lista di cose da fare. E, naturalmente, niente più scuse.

Nota: Una volta programmata un'e-mail, non la troverai nella tua casella di posta finché non la ricevi all'ora pianificata. Ovviamente puoi comunque accedervi tramite la cartella che hai creato per memorizzare le tue email programmate.

4. Abilita risposte automatiche

La pianificazione della posta elettronica è una funzionalità dannatamente bella da avere. Ma cosa succede se sei in vacanza - o semplicemente rilassandoti a casa - e non vuoi occuparti di cose immediate al lavoro? Soluzione: risposte automatiche.

Basta impostare una risposta automatica con qualsiasi motivo o scusa ti venga in mente. E poi, chiunque ti invii un'e-mail riceverà immediatamente una risposta automatica. Per farlo, seleziona il tuo account di posta elettronica dalla sezione Account all'interno delle Impostazioni di Outlook.

Nella schermata successiva, tocca Risposte automatiche.

Attiva l'interruttore accanto a Risposte automatiche e aggiungi la tua risposta. Outlook per iOS dovrebbe ora utilizzarlo per rispondere automaticamente a tutte le email in arrivo.

Nota: Disabilita semplicemente l'interruttore accanto a Risposte automatiche quando vuoi smettere di usare la funzione.

5. Esecuzione di risposte normali

Outlook per iOS è molto intuitivo, ma c'è solo un grosso difetto che può far impazzire chiunque. Se usi l'app da un po', potresti esserti chiesto dove diavolo si trova il pulsante Rispondi, giusto? Outlook utilizza una funzione di risposta rapida per impostazione predefinita che a volte non la taglia, soprattutto quando si tratta di aggiungere indirizzi CC o BCC alle risposte.

Per fortuna, l'app ha un'opzione di risposta a tutti gli effetti. Tuttavia, è nascosto.

Dopo aver aperto un'e-mail, tocca l'icona Ellissi orizzontale sotto l'etichetta temporale. C'è un'altra icona simile nella parte superiore dello schermo. Quindi non confonderti.

E il gioco è fatto.

Sebbene il processo di pensiero alla base di Quick Reply sia abbastanza buono, Microsoft avrebbe dovuto rendere un po' più visibile l'opzione di risposta standard. Speriamo che Microsoft lo risolva in un aggiornamento futuro.

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6. Modifica le azioni di scorrimento predefinite

Le azioni di scorrimento predefinite per le e-mail ricevute sono piuttosto noiose: chi vuole davvero pianificare e archiviare tutto il tempo? Se desideri una funzionalità diversa con le azioni di scorrimento a sinistra e a destra, Outlook per iOS ti consente di modificarle facilmente.

Inizia andando nel pannello Impostazioni di Outlook. Una volta dentro, tocca Opzioni di scorrimento.

Ora dovresti vedere due opzioni: Scorri verso destra e Scorri verso sinistra.

Toccane uno e puoi selezionare un gruppo di azioni che puoi scambiare: Contrassegna come letto, Elimina, Contrassegna, ecc.

Oppure, se vuoi evitare azioni di scorrimento accidentali, tocca Nessuno.

7. Ora di andare

Vuoi ricevere promemoria quando ti avvicini a importanti eventi del calendario? E non solo le notifiche regolari, ma anche quelle che tengono conto della tua posizione attuale, dei tempi di transito, e traffico circostante solo per poter arrivare dove vuoi con tempo sufficiente? Bene, è piuttosto semplice grazie alla funzione Time To Leave in Outlook per iOS.

Nota: Questa funzionalità è disponibile solo per gli account Outlook.com, Office 365 e Gmail.

Una volta abilitato Time to Leave per il tuo account e-mail tramite il pannello Impostazioni, aspettati di ricevere notifiche push nel momento più ottimale per arrivare agli eventi programmati.

E per tua comodità, Time To Leave estrae anche una mappa per te, completa di indicazioni per l'evento. Roba piuttosto interessante, eh?

8. Cambia il tuo browser predefinito

iOS è molto irremovibile quando si tratta di mantenere Safari come browser predefinito per visualizzare le pagine Web all'interno delle app su iPhone e iPad. Ma Outlook per iOS ti consente di modificarlo.

Se ti piace usare Chrome o Il browser mobile Edge di Microsoft, quindi puoi modificare il browser predefinito utilizzato da Outlook per aprire i collegamenti all'interno dei messaggi di posta elettronica ricevuti.

Per farlo, tocca Apri collegamenti con nella schermata Impostazioni di Outlook.

Ora è solo questione di selezionare il tuo browser preferito.

9. Diverse app per indicazioni stradali

Quindi hai cambiato il browser predefinito, ma per quanto riguarda il servizio di mappatura che Outlook per iOS utilizza per impostazione predefinita? Se non ti piace usare Apple Maps su Google Maps, puoi cambiare anche questo. E se vivi fuori dagli Stati Uniti, dovresti davvero.

Per farlo, vai al pannello Impostazioni, quindi tocca Apri indicazioni stradali con.

Ora puoi selezionare un'app di terze parti come Google Maps o Waze.

10. Cambia la firma di Outlook predefinita

Per una delle principali app di posta elettronica, la firma predefinita che viene visualizzata sulle e-mail inviate è semplicemente ridicola. Ottieni Outlook per iOS? Dai, Microsoft!

Per mettere qualcosa di meglio, tocca Firma nella schermata Impostazioni.

Ora puoi aggiungere il tuo nome, la tua professione o qualsiasi altra cosa che odi scrivere ogni volta che invii un'e-mail.

Onestamente, qualsiasi cosa dovrebbe funzionare al posto di quella stupida pubblicità di Outlook, giusto?

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11. Aumenta la sicurezza

E se qualcuno te ne tirasse uno veloce in quel breve momento mentre lo schermo del tuo iPhone è sbloccato? Se ricevi spesso e-mail altamente sensibile o personale, quindi prendi in considerazione l'aggiunta di un ulteriore livello di sicurezza a Outlook per iOS.

Nella schermata Impostazioni, dovresti avere un'opzione denominata Touch ID o Face ID.

Basta attivarlo e Outlook per iOS è ora protetto da accessi non autorizzati.

12. Accendi con i componenti aggiuntivi

Outlook per iOS è ricco di funzionalità e ti consente anche di ravvivare ulteriormente le cose collegando i componenti aggiuntivi. Che si tratti di trasferire direttamente un messaggio a Evernote o di rispondere a qualcuno con una GIF, questi componenti aggiuntivi rendono davvero divertente l'invio di e-mail.

Per accedere ai componenti aggiuntivi disponibili, tocca semplicemente Componenti aggiuntivi nella schermata Impostazioni.

Vedi qualcosa di utile? Basta toccare l'icona "+" accanto ad essa per attivare immediatamente il componente aggiuntivo.

I componenti aggiuntivi abilitati sono elencati in ordine alfabetico e sono accessibili toccando l'icona Ellissi orizzontale sotto il tag orario di un'e-mail ricevuta.

13. Abilita widget di Outlook

Il tempo di partire può salvarti la giornata. Ma non ti piacerebbe tenere traccia degli eventi imminenti con largo anticipo per pianificare di conseguenza? Quindi dovresti davvero abilitare il widget di Outlook.

Per farlo, tocca semplicemente l'icona Modifica nella schermata Home più a sinistra.

Quindi, tocca il pulsante "+" prima dell'icona di Outlook per ottenere il widget di Outlook sulla schermata di blocco. Ora dovresti vedere gli eventi imminenti sul widget, risparmiando così una notevole quantità di tempo altrimenti speso per controllare manualmente il calendario di Outlook.

14. Cerca account per qualsiasi cosa

Outlook per iOS è una bestia quando si tratta di cercare cose. E a differenza dell'app iOS Mail, Outlook ti consente di trovare qualsiasi cosa, che si tratti di e-mail, allegati o contatti, praticamente in pochissimo tempo. Esegue anche la scansione di tutti gli account di posta elettronica aggiunti alla ricerca di elementi pertinenti, il che è incredibilmente utile quando non hai idea di dove devi iniziare a cercare per primo.

Quindi come si fa? Vedi quell'icona di ricerca nella parte inferiore dello schermo? Basta toccarlo per iniziare.

Inserisci la tua query successiva e Outlook dovrebbe estrarre immediatamente tutti gli elementi corrispondenti. Per filtrare le e-mail con allegati, tocca quel piccolo interruttore etichettato "Allegati" a destra dello schermo.

15. Comunicare la tua disponibilità

Non a tutti piace fare affidamento calendari sincronizzati o RSVP per programmare incontri. E se un potenziale cliente aziendale, o chiunque altro, volesse incontrarti alla vecchia maniera?

Piuttosto che armeggiare e potenzialmente confondere le date e gli orari, Outlook per iOS ha un'elegante funzionalità per aiutarti solo in quei casi.

Vedi quella piccola icona del calendario durante la composizione o la risposta a un messaggio? Basta toccarlo, quindi selezionare Invia disponibilità.

Il calendario di Outlook dovrebbe quindi avviarsi. Basta toccare le fasce orarie che si desidera selezionare e dovresti vederle inserite direttamente nel corpo dell'e-mail.

Molto comodo, vero?

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È ora di scatenare Outlook per iOS

Bene, è così. È ora di iniziare finalmente a utilizzare Outlook per iOS per essere l'invidia di tutti. Naturalmente, dovresti comunque trovare un sacco di altre opzioni utili all'interno dell'app. Outlook non smetterà di stupirti in qualsiasi momento prima, quindi non smettere di sperimentare.

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