Dropbox Paper vs Google Keep: confronto approfondito
Varie / / November 29, 2021
Una delle caratteristiche principali di uno smartphone è prendere appunti. In precedenza, gli utenti dovevano fare affidamento su un blocco note e una penna per annotare pensieri, idee e ispirazioni casuali. Con l'avvento degli smartphone, le app come Google Keep, Dropbox Paper e persino app per prendere appunti vocali stanno sostituendo la buona vecchia carta.
Sebbene tutte le app per prendere appunti abbiano uno scopo, il modo in cui funzionano e le funzionalità che forniscono differiscono ampiamente. Prendi Google Keep per esempio. Ho spostato i miei appunti da Evernote su Google Keep perché è gratuito, facile da usare, offre solo le funzionalità essenziali (nessun ingombro) e si integra profondamente con altre app di Google.
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Di recente ho iniziato a prestare maggiore attenzione a Dropbox Paper dopo che un collega blogger tecnologico non smetteva di entusiasmarlo. Dropbox Paper è anche gratuito, si integra con Dropbox, offre una formattazione avanzata e ti consente di visualizzare praticamente tutto sul web.
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Vediamo in che modo queste due centrali per prendere appunti differiscono l'una dall'altra e qual è il loro pubblico di destinazione. Quale dovresti usare e perché?
Cominciamo.
1. Creazione di note
Google Keep ti aiuta a prendere appunti rapidamente. Pertanto, quando apri l'app per la prima volta, vedrai il cursore proprio all'interno della nuova sezione delle note. Inizia a digitare qualsiasi cosa tu abbia in mente, tagga la nota, codificala con un colore e dimenticala. Non c'è modo di creare cartelle.
Dropbox Paper segue un sistema gerarchico in cui puoi creare cartelle e note al loro interno. Un po' come funziona Google Docs. In quanto tale, non è l'app per prendere appunti più veloce, ma ti consente di organizzare le note in modo diverso e, per alcuni utenti, in modo migliore.
Puoi esportare le note create in Paper in formato PDF e markdown. Molti utenti lo apprezzeranno sicuramente.
2. Note di formattazione
Creare note e annotare idee è una cosa, ma c'è molto di più nelle note digitali. Sia Keep che Paper adottano un approccio diverso qui.
Keep non ha opzioni di formattazione. Non puoi usare il grassetto, il corsivo o il rientro. Basta inserire un titolo, prendere appunti e aggiungere collegamenti o immagini. Le note possono essere di due tipi: con o senza caselle di controllo. Non puoi avere paragrafi con riquadri nella stessa nota.
D'altra parte, Paper porta le cose al livello successivo. Puoi utilizzare opzioni di formattazione come grassetto, corsivo, rientro e aggiungere caselle di controllo allo stesso documento. The Paper li chiama documenti invece di note e capisco perché. Funzionano anche come uno.
Ma la vera forza di Paper, e ciò che lascia Keep alle spalle, è la sua capacità di lavorare con molti tipi di file. Puoi aggiungere video di YouTube, immagini live e persino intere gallerie, frammenti di codice, file audio live da molte piattaforme tra cui SoundCloud e anche di più.
La capacità di Paper di funzionare perfettamente con così tanti servizi che utilizzano l'API lo rende una centrale elettrica, qualcosa di molto più di una semplice app per prendere appunti. Tutto quello che devi fare è copiare e incollare il link. Puoi incorporare praticamente qualsiasi cosa e persino utilizzare il trascinamento della selezione per estrarre e visualizzare le cose.
Paper fornisce anche alcuni modelli gratuiti con cui lavorare. Ogni modello è stato progettato per aiutarti a iniziare con riunioni o idee di brainstorming il più rapidamente possibile. Troverai tabelle, elenchi puntati, liste di controllo, punti principali e altro in ogni modello pronto per essere riempito e ampliato. Una caratteristica impressionante è la possibilità di creare modelli personalizzati utilizzando l'opzione Modello.
Keep non è mai stato concepito per essere ciò che è Paper. La sua forza risiede nella sua semplicità e nella sua profonda integrazione con Google Drive. Google Documenti lo farà ti offre opzioni di formattazione e un sistema di gerarchia di cartelle che abbiamo visto in precedenza in Paper. Puoi convertire un documento Google in una nota Keep o viceversa con il clic di un pulsante.
Sì, questo significa usare due app invece di una. Ma hai una scelta e una maggiore flessibilità su quale vuoi usare e come. Sebbene Google Docs sia un potente elaboratore di testi con molte opzioni di formattazione, non può riprodurre video live e altri file multimediali come Paper.
Google Keep ti consente di colorare le note del codice e aggiungere etichette (tag) in modo da poterle trovare più velocemente utilizzando le solide funzioni di ricerca di Google.
Altre caratteristiche degne di nota di Paper includono la possibilità di presentare qualsiasi documento come presentazione utilizzando l'opzione Presenta. Dropbox ricorda anche la cronologia dei documenti in modo che tutte le modifiche precedenti possano essere trovate e gestite in modo efficiente. E puoi usare la modalità oscura al momento della presentazione del documento.
Keep è intelligente quando si tratta di prendere appunti vocali. Puoi facilmente registrare i tuoi pensieri e Keep lo trascriverà in testo e allegherà il file audio alla stessa nota, molto utile quando vuoi modificare qualcosa. La carta non ha questa caratteristica.
3. Collaborare su Note
Sia Google Keep che Dropbox Paper ti permetteranno di invitare altri a collaborare e aggiungere rispettivamente a note e documenti. Il processo è abbastanza semplice.
In Keep, fai clic sull'icona Collaboratore per inviare un invito tramite e-mail utilizzando il tuo ID Gmail. La persona sarà quindi in grado di visualizzare e modificare le note. Utile per pianificare viaggi su strada, creare e gestire liste della spesa e scambiare idee. Quando selezioni un elemento nell'elenco, Keep lo sposta in fondo, il che ha molto senso.
In Dropbox Paper, fai clic sul pulsante blu Invita per inviare inviti via email. Noterai che c'è un'altra opzione in basso. Puoi condividere direttamente il documento in un canale Slack. Un altro esempio di come Paper funziona con diverse soluzioni commerciali e aziendali.
Puoi anche controllare le autorizzazioni in Paper in modo che l'invitato possa solo commentare e condividere o anche modificare. Puoi limitare un invito solo a coloro che hanno ricevuto l'invito o a chiunque abbia un collegamento.
Paper supporta i commenti su singole immagini, paragrafi e altri elementi che potresti avere nel tuo documento. Semplifica l'assegnazione delle attività e la chiamata dei collaboratori in tempo reale.
4. Integrazione
Non sto parlando di integrazione con app di terze parti. Dropbox Paper ha già vinto quel round. Per qualche strano motivo, Paper non si integra direttamente con Dropbox. Sì, la struttura delle cartelle di Paper sarà separata da quella di Dropbox, il che significa che i tuoi file e documenti (note) hanno sedi diverse.
Nota: Puoi allegare file da Dropbox (e altri servizi di archiviazione cloud) con il clic di un pulsante.
Sto parlando di documenti e struttura delle cartelle qui.
Google ha deciso di fare lo stesso con Keep e sebbene Keep funzioni con tutte le app di Google come Documenti, Presentazioni e così via, è un prodotto separato e non fa parte di Google Drive.
Sia Keep che Paper funzionano con Google Calendar. Inoltre, Paper funziona anche con il calendario di Office 365.
Google Keep ti consente di creare promemoria basati sull'ora o sulla posizione. Il promemoria basato sulla posizione è utile se hai difficoltà a ricordare le commissioni che richiedono attenzione quando passi da una posizione specifica come una stazione di servizio o un bancomat.
Dropbox Paper vs. Google Keep
Se stai cercando un'app per prendere appunti che sia veloce e funzioni con le app di Google, Google Keep è piuttosto potente. Se desideri una soluzione di tipo aziendale in cui lavorerai con diversi collaboratori su progetti e app, Dropbox Paper è una soluzione migliore.
La capacità di Paper di integrarsi e giocare bene con così tante app di terze parti fa guadagnare punti. La vera domanda è: quale userai? Magari prova entrambi.
Prossimo: stai utilizzando Google Keep? Vuoi creare un elenco nidificato in una nota? Ecco un modo semplice e veloce per farlo.