Cosa significa rendere disponibile offline in Google Drive

Il problema con qualsiasi servizio basato su cloud è che la maggior parte di essi richiede una connessione a Internet. Nel mio stato natale, il Kashmir, abbiamo frequenti sospensioni di internet. Quindi l'utilizzo di un tale servizio fa più male che bene. Fortunatamente, alcuni servizi cloud come Google Drive rendono i tuoi file disponibili per l'utilizzo offline con la funzione Rendi disponibile offline. Ovviamente, la funzione offline per ora funziona solo con Google Chrome. Parliamo della funzione Rendi disponibile offline in Google Drive e di come utilizzarla su Android, iOS e PC.

Prima di passare a Rendi disponibile offline, devi capire come funziona l'utilizzo offline dei file in Google Drive. In questo post abbiamo trattato i file offline, il loro funzionamento, come rendere i file offline su dispositivi mobili e desktop e la differenza tra offline e download in Drive.

Facciamo subito un salto.

Cosa si intende per file offline in Google Drive

Normalmente, Google Drive e i suoi componenti come Google Documenti, Fogli e Presentazioni necessitano della connettività Internet per aprire ed eseguire azioni come la modifica, il salvataggio, ecc. Per rendere più facile per le persone lavorare in qualsiasi momento con questi file, possono essere

accesso offline – senza Wi-Fi o dati mobili.

Nota: I file offline funzionano solo sul browser Google Chrome (computer) e sulle app per dispositivi mobili Google Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni (Android e iOS).

Una volta che un file è disponibile per l'utilizzo offline, puoi aprirlo e modificarlo senza una connessione Internet. Detto questo, tutte le modifiche apportate al file verranno salvate localmente. Successivamente, quando accedi a Internet, Google verificherà le modifiche nel file e aggiornerà la sua versione online di conseguenza. La nuova versione verrà quindi sincronizzata con il tuo dispositivo e resa disponibile anche offline.

Nota: I file Google come Documenti, Presentazioni e Fogli non lo fanno contare nello spazio di archiviazione di Google, ma se li rendi disponibili offline, occuperanno spazio di archiviazione sul tuo dispositivo (cellulare o PC).

Quando si tratta di file condivisi, i collaboratori non visualizzeranno immediatamente alcuna modifica. Solo quando colleghi il tuo dispositivo a Internet, le modifiche offline verranno sincronizzate. Nella maggior parte dei casi, le modifiche apportate online da altri collaboratori sostituiranno o succederanno alle eventuali modifiche offline.

Come funzionano i file offline su Google Drive?

Hai due modi per rendere disponibili offline i tuoi documenti, fogli di lavoro o presentazioni Google. Innanzitutto, puoi abilitare la disponibilità offline per la maggior parte dei file modificati di recente in Drive. Quindi qualsiasi file modificato di recente su quel dispositivo apparirà automaticamente offline.

Nel secondo metodo, se non si desidera rendere disponibili tutti i file offline, è possibile selezionare manualmente i file che dovrebbero funzionare offline utilizzando la funzione Rendi disponibile offline. Questo metodo funziona anche se vuoi rendere utilizzabile un vecchio file per l'utilizzo offline o se vuoi essere sicuro che un file sia disponibile offline. Questo perché i file creati offline utilizzando questo metodo mostreranno un simbolo offline.

Nota: La disponibilità offline dei file deve essere attivata separatamente su ciascun dispositivo.

Per entrambi i metodi, devi prima essere connesso a Internet. Ciò significa che se sei offline e abiliti la funzione Offline, non funzionerà. Quindi la funzione di disponibilità offline dovrebbe essere attivata prima di andare offline.

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Come abilitare e utilizzare i file offline in Google Drive su dispositivi mobili e Web

I passaggi sono diversi per le app mobili (Android e iOS) e la versione desktop. Quindi controlliamo separatamente.

Attiva la visualizzazione offline dei file di Google Drive sul Web

Per visualizzare i file di Documenti, Fogli o Presentazioni Google offline dal tuo computer (Windows o macOS), procedi nel seguente modo:

Nota: Devi essere connesso a Internet per attivare la modalità offline.

Passo 1: I file di Drive offline necessitano necessariamente del browser Google Chrome per funzionare. Scarica il browser Chrome sul tuo computer.

Scarica Google Chrome

Passo 2: Successivamente, è necessario installare l'estensione Google Documenti offline.

Scarica l'estensione offline di Google Documenti

Nella maggior parte dei casi, sarà già installato e abilitato per Chrome. Puoi controllare sotto chrome://extensions/. Se è disattivato, abilita l'estensione utilizzando l'interruttore.

Passaggio 3: Una volta abilitata l'estensione, apri drive.google.com. Fai clic sull'icona delle impostazioni in alto e scegli Impostazioni dal menu.

Abilita la casella di controllo per Offline o l'opzione che dice "Crea, apri e modifica i tuoi file recenti di Documenti, Fogli e Presentazioni Google su questo dispositivo quando sei offline".

Nota: Se l'estensione offline di Google Documenti è disabilitata o non è installata, ti verrà chiesto di abilitarla.

In alternativa, visita docs.google.com e premi l'icona a tre barre in alto. Scegli Impostazioni.

Abilita l'interruttore per la funzione offline.

Nota: Puoi abilitare questa funzione in Drive o in Documenti. Si rifletterà su tutti i file supportati, come Fogli e Presentazioni.

Dopo aver abilitato la modalità offline, Google sincronizzerà tutti i tuoi documenti, presentazioni e fogli Google sul computer. Assicurati di avere spazio di archiviazione sufficiente sul tuo computer.

Per visualizzare i file disponibili offline, apri il sito Web di Google Drive e fai clic sull'icona Anteprima offline in alto. Abilita l'interruttore per l'anteprima offline.

Quando l'anteprima offline è abilitata, i file a cui non è possibile accedere offline saranno disattivati. In questo modo puoi facilmente scoprire i file che possono essere utilizzati offline senza Internet.

Abilita la modalità offline solo per i file selezionati

Se non vuoi sincronizzare tutti i file per necessità offline, puoi seleziona i file manualmente che dovrebbe essere reso offline. Innanzitutto, disattiva l'interruttore accanto a Offline dal sito Web di Google Drive o da Google Documenti.

Quindi apri il sito web di Drive o Documenti. Nel caso di Drive, apri il documento richiesto. Fai clic su File in alto e premi Rendi disponibile offline. Ti verrà chiesto di abilitare l'accesso offline. Vai a Impostazioni di Drive e abilita Offline. Se è già abilitato, anche altri file verranno sincronizzati per l'utilizzo offline.

Quando sei nel sito Web di Documenti, Fogli o Presentazioni, fai clic sull'icona a tre punti del file e attiva l'interruttore per Disponibile offline. Ripetere questa operazione per tutti i documenti che si desidera visualizzare e modificare offline.

Suggerimento professionale: In alternativa, apri il file e fai clic sull'opzione File e scegli Rendi disponibile offline.

Quando utilizzi questo metodo, verrà visualizzata una nuova icona accanto ai file offline rappresentati da un'icona circolare con un segno di spunta al suo interno.

Come visualizzare e accedere ai file offline di Google Drive sul Web

Ti starai chiedendo, ora che hai preparato i file per l'utilizzo offline, come si fa ad accedervi quando sei offline? Per questo, apri il Unità, Documenti, Fogli, o diapositive sito web nel browser Chrome. Questi siti Web si apriranno per mostrare i file normali e visualizzeranno i file non disponibili in grigio.

Apri qualsiasi file per modificarlo. Vedrai una nuova icona accanto ai file offline modificati che indica che sono state apportate modifiche al file che devono ancora essere sincronizzate con la versione online.

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Poche cose di cui prendersi cura durante l'utilizzo della funzione offline di Google Drive

• Usa il browser Google Chrome sul tuo PC.
• Assicurati di esserlo effettuato l'accesso a Chrome utilizzando lo stesso account Google con l'accesso offline abilitato.
• Un solo account Google può avere accesso offline per ogni profilo Chrome. o disconnettersi e disabilitare l'accesso offline dall'altro account o usa a diverso profilo Chrome per avere la funzione offline sull'altro tuo account Google.
• Dovrai configurare l'accesso offline separatamente per ogni computer.
• La modalità offline non funzionerà in Modalità incognito.

Attiva la visualizzazione offline dei file di Google Drive su dispositivi mobili

Su iOS, puoi visualizzare e modificare offline solo i file di Documenti, Fogli e Presentazioni Google. Ma su Android, oltre ai file Documenti, Fogli e Presentazioni, puoi abilitare la modalità offline anche per video, immagini e PDF.

Come il Web, puoi abilitare l'accesso offline per tutti i file recenti o scegliere manualmente. Nel primo caso, apri l'app Google Documenti, Fogli o Presentazioni. Tocca l'icona a tre barre in alto e scegli Impostazioni.

Abilita Rendi i file recenti disponibili offline.

Se non ti fidi di Google, puoi forzare la disponibilità offline. Per farlo, apri l'app contenente il tuo file, come Drive, Documenti, Fogli o Presentazioni. Tocca l'icona a tre punti accanto al nome del file e scegli Rendi disponibile offline.

Quando si crea un file offline utilizzando il metodo sopra, l'icona offline apparirà con il nome del file.

Per visualizzare tutti i file offline, tocca l'icona a tre barre di una qualsiasi delle tre app Google (Documenti, Presentazioni, Fogli) e seleziona Offline. Apri il file per modificarlo.

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Differenza tra offline e download

Molti di voi si staranno chiedendo qual è la differenza tra offline e download in Drive. Bene, scaricare un file crea una copia separata del file indipendente dal file originale in Google Drive. Puoi cambiare la sua posizione sul tuo dispositivo, modificarla o eliminarla. Niente di tutto ciò si rifletterà sul file online. I file scaricati sono generalmente disponibili nella cartella Download del dispositivo.

Al contrario, quando rendi un file disponibile per l'utilizzo offline, è solo una versione offline del tuo file effettivo. Non puoi accedervi tramite il file manager del tuo dispositivo, poiché è possibile accedervi solo tramite le app o il sito Web di Google Drive. Qualsiasi modifica apportata al file offline verrà sincronizzata con il file principale ogni volta che la connettività dati è disponibile sul dispositivo. Entrambi i tipi di file occuperanno spazio di archiviazione sul dispositivo.

Cosa ne pensi della funzione offline di Google Drive? Fateci sapere nei commenti qui sotto.