Come creare modelli di posta elettronica in Microsoft Outlook
Varie / / November 29, 2021
Uno dei modi migliori per risparmiare tempo su attività ripetitive è creare modelli. Il modello aiuta a fornire una struttura o un modulo per qualsiasi contenuto. Ad esempio, in Microsoft Outlook, gli utenti possono creare modelli di e-mail invece di creare e-mail da zero ogni volta.
Questi modelli di email sono utili quando le email in uscita hanno lo stesso contenuto o una struttura simile. Per creare un modello di posta elettronica su Microsoft Outlook, gli utenti possono utilizzare il Funzione Parti rapide o il componente aggiuntivo I miei modelli. Ecco come funziona:
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Crea un modello di posta elettronica utilizzando le parti rapide in Microsoft Outlook
Quick Parts è una raccolta in Microsoft Outlook che contiene contenuti riutilizzabili come testo e immagini. Gli utenti possono selezionare comodamente questi elementi e inserirli in e-mail, convocazioni di riunioni, attività, ecc. Ecco come utilizzare le parti rapide per creare un modello di email:
Nota: Microsoft ha introdotto Quick Parts in Outlook 2007 per sostituire il glossario presente nelle versioni precedenti.
Passo 1: Avvia Microsoft Outlook sul tuo computer.
Passo 2: Dalla barra multifunzione, seleziona Nuova e-mail per creare l'e-mail da salvare come modello.
Passaggio 3: Evidenzia il testo della mail.
Passaggio 4: Fare clic sulla scheda Inserisci e sul gruppo Testo, fare clic sul menu a discesa Parti rapide.
Passaggio 5: Dalle opzioni elencate, selezionare Salva selezione nella galleria delle parti rapide per avviare una finestra di dialogo.
Passaggio 6: All'interno della finestra di dialogo, compilare i dettagli pertinenti per i campi seguenti:
- Nome: Questo è l'identificatore univoco per ogni voce. Quick Parts elenca i nomi in ordine alfabetico. Lo troverai molto utile quando hai più voci.
- Galleria: Outlook ti aiuta a salvare il contenuto delle parti rapide in gallerie specifiche. Questo è molto utile quando hai tonnellate di modelli archiviati.
- Categoria: Dovresti attenerti a Generale tranne quando hai bisogno di un raggruppamento aggiuntivo per i tuoi modelli. Le categorie sono come sottocartelle e appartengono a gallerie.
- Descrizione: Questo è un commento che aiuta a descrivere ogni voce o modello. Non vedi mai questo attributo, quindi non c'è bisogno di preoccuparsene.
- Salva in: Per garantire che il contenuto sia disponibile per l'utilizzo nelle e-mail di Outlook, utilizzare NormalEmail.dotm. Puoi anche isolare le tue voci per modello.
- Opzioni: Questo attributo aiuta a determinare come si inserisce ciascuna voce.
Passaggio 7: Fare clic su OK per salvare i dettagli della nuova voce. Puoi sempre accedere a questa voce per scopi diversi, inclusa la creazione di e-mail.
Passaggio 8: Per utilizzare il nuovo modello, vai alla parte dell'e-mail in cui desideri che appaia il modello.
Passaggio 9: Selezionare Parti rapide e fare clic sul modello da utilizzare.
Nota: Qualsiasi elemento salvato in Quick Parts è disponibile solo localmente sul PC.
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Crea un modello di email utilizzando il componente aggiuntivo I miei modelli
I miei modelli è un componente aggiuntivo fornito da Microsoft per facilitare l'immissione di testo con un clic. Con questa funzione, gli utenti possono memorizzare le frasi usate di frequente e aggiungerle alle e-mail quando necessario. Questa funzione è preinstallata su Outlook; tuttavia, gli utenti devono disporre di un account di posta elettronica con un server Microsoft Exchange.
Ecco come utilizzare il componente aggiuntivo I miei modelli:
Nota: Il componente aggiuntivo I miei modelli è disponibile in Microsoft Outlook 2019, 2016 e 2013 e in Microsoft 365.
Passo 1: Avvia Microsoft Outlook.
Passo 2: Dalla barra multifunzione, seleziona Nuova email.
Passaggio 3: Nella scheda Messaggi e nel gruppo I miei modelli, fare clic su Visualizza modelli.
Nota: Se il componente aggiuntivo Visualizza modelli non è preconfigurato sulla barra multifunzione di Outlook, seleziona File e gestisci componenti aggiuntivi per installarlo.
Passaggio 4: Nella nuova finestra di dialogo, fai clic su Modello.
Passaggio 5: Nelle caselle di testo vuote, fornisci un titolo e il corpo dell'e-mail.
Passaggio 6: Fai clic su Salva per assicurarti che il modello sia disponibile ogni volta che ne hai bisogno.
Passaggio 7: Fare clic sul modello appena creato per trasferirlo nel corpo dell'e-mail.
Nota: I modelli creati utilizzando il componente aggiuntivo I miei modelli sono archiviati nella tua casella di posta e sono accessibili da qualsiasi luogo.
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Creazione di modelli di posta elettronica in Gmail
Sia che utilizzi la funzione Parti rapide o il componente aggiuntivo I miei modelli, puoi creare facilmente modelli semplici su Microsoft Outlook. Puoi anche creare modelli su altre app di posta come Gmail con Gorgia.