Notion vs OneNote: dovresti passare a Notion

Microsoft OneNote è in circolazione da circa 15 anni ed è uno dei più potenti app per prendere appunti. Detto questo, sta gradualmente perdendo clienti a favore della concorrenza. Uno di questi è Evernote che era il figlio prediletto della Silicon Valley fino a quando polemica ha fatto notizia. La storia aspettava di ripetersi. Evernote ha iniziato perdere clienti a un nuovo attore nel mercato chiamato Notion.

Ultimamente, OneNote è stato potenziato con nuove funzionalità ed è particolarmente preferito da coloro che sono radicati nell'ecosistema Microsoft e utilizzano Office 365.

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Notion afferma di portare il meglio di entrambi i mondi offrendo un nuovo layout basato su blocchi che è utilizzabile come app per prendere appunti, strumento Kanban e lista di cose da fare.

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Vediamo se Notion è tutto ciò che afferma di essere e se può sostituire OneNote per sempre.

1. Interfaccia utente e layout

Sia OneNote che Notion sono dotati di un layout ordinato in cui note e altri elementi sono facilmente accessibili. OneNote adotta un approccio notebook in cui è possibile creare note che riposano in sezioni che vengono ulteriormente archiviate all'interno dei notebook. Un modo antico per prendere appunti, digitalizzato per il mondo moderno.

La nozione ha un approccio diverso. Invece di taccuini e sezioni, ci sono pagine in cui puoi creare blocchi (ne parleremo più avanti). Puoi approfondire le pagine dalla barra laterale, in modo simile al funzionamento della maggior parte delle app per prendere appunti.

OneNote per dispositivi mobili non ha una barra laterale. In genere, devi scegliere un taccuino ed eseguire il drill-down dalle sezioni alle note. Ciò lo rende ingombrante e richiede tempo.

Notion ha una comoda barra laterale che rende più facile saltare tra le pagine e le note senza troppi tocchi per andare avanti e indietro. Il rovescio della medaglia, la ricerca e altre opzioni sono posizionate in alto anziché in basso, rendendole difficili da raggiungere.

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2. Prendere appunti

OneNote ti consente di creare note in una varietà di formati come note di testo, audio e immagini. Queste note possono essere taggate e archiviate in sezioni e taccuini e sono ricercabili su tutti i dispositivi. Esistono estensioni del browser che è possibile utilizzare per ritagliare pagine Web o parte di esse.

Notion adotta un nuovo approccio consentendo di creare pagine all'interno delle quali è possibile creare blocchi. Questi blocchi possono essere testo, audio, tabella, galleria, lavagna in stile Kanban, video, codice, wiki e altro. Ciò apre così tante possibilità e offre molti modi per personalizzare il tuo flusso di lavoro. Inoltre, non c'è limite alla profondità con cui puoi andare con pagine come una pagina all'interno di una pagina e così via.

Ogni blocco in Notion è liberamente spostabile all'interno e all'esterno della pagina. Quindi ci sono modelli per prendere appunti come knowledge base, elenchi di cose da fare, progetti e persino database. Utile per i neofiti che possono trovare così tante opzioni e flessibilità travolgenti e confuse. Ogni blocco all'interno di una pagina è collegabile ad altri blocchi o pagine.

Invece di blocchi, OneNote ha paragrafi che sono internamente collegabili ad altri paragrafi, note, sezioni e taccuini. Tuttavia, non ci sono modelli (esiste ancora nella versione OneNote 2016) e il numero di opzioni quando si tratta di creare diversi tipi di note è limitato rispetto a Notion.

3. Caratteristiche non comuni

OneNote viene fornito con una calcolatrice integrata. Basta digitare semplici formule matematiche come 3+3-4 in qualsiasi punto della nota e OneNote risponderà. Con OneNote, puoi andare in profondità solo di due livelli, il che significa Notebook > Sezioni > Note. OneNote supporta il riconoscimento della scrittura a mano e può convertirli in note che possono essere sia divertenti che utili, soprattutto se sei un tipo creativo.

OneNote supporta molti caratteri mentre Notion supporta le icone. Con Notion, non c'è limite a quanto puoi andare in profondità quando crei pagine all'interno di pagine. Quel modo della gerarchia è inaudito in qualsiasi altra app per prendere appunti.

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4. Privacy e sicurezza

Puoi proteggere con password le sezioni in OneNote e tutte le note contenute in quella sezione verranno crittografate. Note di Microsoft che se perdi la password, nemmeno il supporto Microsoft può accedere a queste note o aiutarti a recuperarla. Microsoft utilizza la crittografia AES-128 bit per proteggere OneNote.

Qualche tempo fa, quando stavo testando Notion per uso personale ed ero preoccupato per come Notion gestisce la sicurezza, ho lanciato un tweet e ho ricevuto una risposta da Notion Team. Sono crittografati a riposo e in transito ma non end-to-end e non offrono 2FA o la possibilità di crittografare pagine o blocchi al momento. Questo non va bene secondo me. Potrebbero essere che queste opzioni si presenteranno in futuro.

5. Integrazioni, piattaforme e prezzi

Microsoft OneNote per Windows 10 è completamente gratuito e viene preinstallato con Windows 10. Puoi anche utilizzare la stessa versione con Office 365 e Office 2019. OneNote si integra con tutte le app di Office come Word, Excel, Skype e così via, ma le app di terze parti vengono lasciate completamente.

Tieni presente che gli abbonamenti a Office 365 hanno la funzionalità di ricerca in OneNote che manca nella versione gratuita. Il ricercatore ti consentirà di cercare in Bing citazioni, riferimenti e altri materiali direttamente all'interno di OneNote.

Sia OneNote che Notion sono disponibili per Windows, Mac, Android e iOS e hanno un'estensione per Chrome. Notion lascia Firefox per qualche motivo, ma OneNote no.

Notion è gratuito per un massimo di 1000 blocchi, il che dovrebbe essere abbastanza buono per un uso moderato. Successivamente, ti verranno addebitati $ 4 al mese. Notion si integra con molte app come Slack, Unsplash e così via, ma per qualche motivo non ha una pagina dedicata con l'elenco delle app.

Ho un'idea

Notion si posiziona come un incrocio tra app per prendere appunti (OneNote), elenchi di cose da fare (Todoist), Kanban (Trello), calendario (Google Calendar) e app per la gestione di database (Airtable). È un bel concetto. Inoltre, sono stanco di saltare tra più app per tenere traccia del mio lavoro e della mia vita personale.

Notion è potente e adatto per utenti esperti. Detto questo, la sicurezza non c'è ancora, ma sono ottimista. Credo anche che tutto ciò che vuoi rimanere privato e nascosto dovrebbe essere annotato su un pezzo di carta. Le politiche sulla privacy possono cambiare in qualsiasi momento.

OneNote è ancora sorprendente e offre la maggior parte delle funzionalità di cui avresti bisogno da un'app per prendere appunti. Come notato in precedenza, OneNote è un must per coloro che sono nel profondo dell'ecosistema Microsoft.

Prossimo: hai sentito parlare di Dropbox Paper? Ecco un confronto approfondito tra Paper e Notion.