Spesa vs. Shoeboxed: quale Expense Manager è giusto per te

Che tu sia un individuo, una parte di un'organizzazione o il proprietario di un negozio, stai sostenendo delle spese e devi esserne responsabile. È così facile dimenticare una voce e così difficile ricordare dove è sparito il tuo stipendio.

Questo sembra essere un problema universale e praticamente tutti quelli che conosco stanno cercando un sistema per registrare le spese. Mentre c'è bisogno di registrare ogni spesa incorriamo, c'è anche la necessità di rendere il processo facile e veloce. Più è complicato registrare le spese, più è probabile che eviti di farlo.

Questo è il motivo per cui daremo un'occhiata a due delle più popolari app di monitoraggio e gestione delle spese disponibili sul mercato. La nostra missione, se dovessimo scegliere di accettarla, sarà quella di arrivare a una conclusione alla fine di questo post. Si spera, con un vincitore.

I contendenti sono Expensify e Shoeboxed. Vediamo qual è il gestore delle spese giusto per te.

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1. Compatibilità multipiattaforma

Questa è una delle prime cose che controllo ogni volta che cerco un nuovo strumento o un'app. Persone diverse hanno esigenze diverse. Alcuni amano Android mentre altri giurano su iOS. Ci sono Utenti Windows e poi ci sono persone a cui piace accedere alle cose su un browser. Questa situazione è particolarmente vera quando lavori come parte di una squadra.

Sia Shoeboxed che Expensify sono disponibili su piattaforme Android e iOS. Puoi anche usarli in qualsiasi browser di tua scelta senza problemi. Questo ti aiuterà a mantenere le tue ricevute sincronizzate in ogni momento.

2. Panoramica dei prezzi

Un altro fattore importante da considerare, soprattutto se stai cercando una soluzione scalabile, è il prezzo. Con centinaia e migliaia di dipendenti, il numero di voci e spese può salire rapidamente alle stelle.

Shoeboxed offre tre piani principali. Esiste un piano freelance (utente singolo) che inizia a $ 15 al mese che consente la scansione e l'archiviazione fino a 50 documenti al mese. Se sei una piccola impresa o una giovane startup, scegli il piano Classic a $ 39 per due utenti in cui ottieni fino a 150 documenti al mese.

Infine, esiste un piano aziendale per $ 69/mese in cui ottieni 500 documenti/mese con 3 utenti. C'è anche un piano Team che inizia a $ 9,95/utente.

D'altra parte, Expensify adotta un approccio più semplice limitando il numero di piani disponibili. Il piano individuale inizia a $ 4,99 al mese senza limiti sulle ricevute che possono essere scansionate. Per i team, hanno un piano $ 10/utente e poi c'è un piano aziendale che inizia a $ 18/utente. Esiste anche una soluzione aziendale per la quale dovrai inviare una mail o parlare con un rappresentante del cliente.

Expensify ha una versione gratuita con 10 scansioni/mese mentre Shoeboxed offre 5 documenti/mese con l'account gratuito. Non male per testare il servizio.

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3. Esperienza utente

Dal momento che la maggior parte di noi utilizzerà smartphone da scansionare ricevute di spesa, è da lì che ho cominciato. L'app Shoeboxed non è molto facile da usare. L'interfaccia era un po' complicata e priva di funzioni e guide. Expensify, d'altra parte, ha un'interfaccia pulita e intuitiva con particolare attenzione alla semplicità e alla velocità.

Anche se non ho riscontrato ritardi su nessuna delle due app, ero più felice di scherzare con Expensify che su Shoeboxed. Le opzioni erano limitate in quest'ultimo senza alcun modo per gestire o cambiare valute.

Alcune persone hanno bisogno di viaggiare all'estero di tanto in tanto per partecipare a riunioni e quant'altro. Con la posizione abilitata, Expensify identificherà e cambierà le valute al volo.

4. Caratteristiche

La funzionalità di base rimane la stessa. Scansiona una ricevuta di spesa e l'app raccoglierà tutti i dettagli importanti come prezzo, articoli e quantità per creare una versione digitalizzata della ricevuta che verrà sincronizzata con il tuo account cloud.

Mentre entrambe le app avevano opzioni per organizzare le ricevute in base ai viaggi, Expensify aveva una scheda dei rapporti che sarebbe stata davvero utile. Come? Raccogli tutte le ricevute mentre sei in viaggio d'affari, crea un rapporto e invialo per l'approvazione. Quando viene cancellato (deposito diretto o PayPal) e sei pagato, sarai avvisato. Questo è potente e facile allo stesso tempo.

Expensify mi ha permesso di creare categorie per classificare ulteriormente le mie spese come cibo, trasporto e alloggio. Di solito utilizziamo le nostre carte di credito per effettuare pagamenti perché è senza contanti, veloce e conveniente. Expensify mi ha anche permesso di importare direttamente l'estratto conto della mia carta di credito.

Shoeboxed ti consentirà di tenere traccia del chilometraggio, ma Expensify ti consentirà anche di tenere traccia del tempo che può essere utile se stai scambiando ore per dollari. Inoltre, Expensify viene fornito con una funzionalità giornaliera in cui a un individuo viene assegnata una indennità giornaliera e puoi utilizzare l'app per tenerne traccia su base giornaliera.

Shoeboxed ha una caratteristica che manca a Expensify. Se hai un mucchio di ricevute e non hai tempo per scansionarle, inviale tutte in una busta a Shoeboxed e loro le scannerizzeranno e le caricheranno sul tuo account. Questo ti aiuterà a eliminare gli arretrati e ad aggiornarti.

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5. Integrazione di terze parti

Entrambi In scatola da scarpe e Spendere integrarsi con una serie di app e software di terze parti, ma Expensify è in testa alla gara qui. Entrambi si integrano con software di contabilità come Quickbooks, Intuit e Xero, ma Expensify si connette anche con Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber e molti altri servizi popolari.

Spesa vs. Scarpiera: verdetto

Ormai sembra che Shoeboxed sia molto indietro quando si tratta della migliore app per la gestione delle spese. Ho trovato Expensify non solo buono per i liberi professionisti, ma anche per startup, aziende e aziende che cercano una soluzione aziendale scalabile.

Senza limiti al numero di ricevute che possono essere scansionate, supporto offline, maggiore integrazione di terze parti e migliore esperienza utente, Expensify ha vinto questa battaglia. Ma ci sono altri contendenti nel settore che tratterò in una guida successiva.

Prossimo: stai andando in viaggio? Cerchi app per la gestione delle spese di viaggio prima di intraprendere il viaggio? Di seguito è riportato un articolo sulle fantastiche app per le spese di viaggio per la piattaforma Android.