Come creare un gruppo di posta elettronica in Outlook

La posta elettronica rimane la principale fonte di comunicazione tra imprese, piccole imprese, consumatori e professionisti del marketing. Ci sono momenti in cui è necessario inviare frequentemente la stessa e-mail a un gruppo di persone. Invece di aggiungere contatti ogni volta nel menu di composizione della posta, puoi creare un gruppo di posta elettronica in Veduta e risparmiati la seccatura.

Dopo aver impostato un gruppo, puoi inserirlo nell'e-mail e inviare un singolo messaggio a più persone alla volta. Per essere chiari, tutti i termini come Gruppo di contatti, Elenco contatti, Gruppo di posta elettronica o Elenco di distribuzione sono gli stessi. Quindi, non confonderti tra loro.

È importante per ogni utente di Outlook quando ha intenzione di inviare un'e-mail di massa a un gruppo di destinatari, inclusi dipendenti, colleghi o amici. Un'e-mail di gruppo aiuta ogni utente a inviare una singola e-mail a più destinatari in una volta anziché una noiosa attività di copia-incolla.

Dopotutto, quasi

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Che cos'è un gruppo di posta elettronica?

Un gruppo e-mail (gruppo di contatti) è una raccolta di ID e-mail per inviare e-mail frequentemente. Quando un amministratore invia un'email a un gruppo di posta elettronica, tutti i contatti in quell'etichetta di gruppo ricevono la stessa email.

È simile a WhatsApp Broadcast, in cui un amministratore invia un messaggio alla lista broadcast e tutti i membri del gruppo ricevono il messaggio.

Usa i contatti di Outlook per creare un gruppo di posta elettronica

Nell'esempio seguente, utilizzeremo il Web di Outlook per creare un gruppo di contatti. Il trucco funzionerà su tutte le piattaforme come Chrome OS, Windows, Mac e persino Linux.

Ecco una guida passo passo su come creare un gruppo di Outlook per inviare e-mail di massa.

Passo 1: Apri Outlook sul Web e accedi utilizzando le credenziali dell'account Microsoft.

Passo 2: Outlook Web raccoglie piccole app come Calendario di Outlook, Contatti di Outlook, Microsoft da faree Note adesive. Tocca l'icona Contatti di Outlook.

Passaggio 3: La schermata seguente mostrerà tutti i contatti di Outlook che hai archiviato su Outlook.

Passaggio 4: Passa il mouse sopra il contatto che desideri aggiungere alla mailing list, quindi fai clic sulla casella di controllo per selezionarlo. Ripetere per ogni contatto che si desidera inserire nell'elenco.

Passaggio 5: Assicurati che ogni contatto che aggiungi abbia un'email associata. In caso contrario, non appariranno nell'etichetta quando invierai loro un'e-mail in un secondo momento.

Passaggio 6: Dopo aver selezionato ogni contatto, fare clic sull'elenco Aggiungi a e quindi selezionare Nuovo elenco contatti.

Passaggio 7: Dai all'elenco un nome pertinente e premi Invio.

Puoi creare tutte le etichette che desideri in Outlook. Non dimenticare di dare loro un nome pertinente come Famiglia, Ufficio, Affari, Clienti e altro.

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Invia un'e-mail utilizzando il gruppo di posta elettronica in Outlook

Ora che hai creato un elenco con Outlook, è il momento di inviare l'e-mail utilizzando Outlook. Segui i passaggi lungo l'elenco dei contatti in Outlook.

Passo 1: Apri Outlook sul Web.

Passo 2: Tocca il pulsante Componi nell'angolo in alto a sinistra.

Passaggio 3: Dalla finestra Nuova posta, inizia a digitare il nome che hai dato all'elenco dei contatti e quindi fai clic sul suggerimento quando appare sotto il campo di testo.

Passaggio 4: Dopo aver selezionato l'elenco dei contatti, compilare l'e-mail, quindi fare clic sul pulsante Invia per inviarlo a tutti nell'elenco del gruppo.

A differenza di Gmail, Outlook Web non visualizza gli indirizzi email aggiunti nel menu di composizione della posta. Mostra semplicemente il nome del gruppo di contatti. Questo è un peccato in quanto potrebbe essere necessario ricontrollare i nomi dei contatti e gli ID e-mail prima di premere il pulsante Invia.

Modifica un gruppo di posta elettronica in Outlook

Se hai recentemente ampliato il tuo gruppo familiare o il gruppo dell'ufficio con nuovi membri, vorresti aggiungerli al gruppo Contatti di Outlook. Segui i passaggi sotto il gruppo di modifica dell'email.

Passo 1: Apri Contatti di Outlook sul Web.

Passo 2: Seleziona Tutti gli elenchi di contatti dal menu dell'hamburger.

Passaggio 3: Seleziona l'elenco dei contatti che desideri modificare.

Passaggio 4: Tocca il pulsante Modifica nell'elenco dei contatti.

Passaggio 5: Qui puoi digitare il nome o l'indirizzo e-mail del contatto per aggiungerlo al gruppo di contatti e-mail.

Passaggio 6: Se desideri rimuovere un contatto esistente, tocca il segno x accanto ad esso.

Suggerimento professionale: Se vuoi avere meno confusione tra i gruppi creati, aggiungi una descrizione per il gruppo di posta elettronica.

Limitazioni del gruppo di Outlook

Prima di andare avanti e iniziare a creare gruppi di posta elettronica di Outlook, è necessario comprendere alcune delle limitazioni di questo metodo.

• Sebbene sia possibile inviare facilmente e-mail di gruppo in Outlook, la creazione di un gruppo di posta elettronica è un processo manuale e dispendioso in termini di tempo. Inoltre, devi assicurarti di aver aggiunto gli ID e-mail di ogni contatto che intendi aggiungere in quel gruppo.
• I follow-up via e-mail sono difficili. Supponiamo che tu abbia inviato un'email a un gruppo di persone. Alcuni di loro hanno risposto mentre altri no. Dovrai redigere una singola email di follow-up per ciascun indirizzo email e inviare più email manualmente.
• Manca un gruppo di Outlook personalizzazione. Non puoi personalizzare le email di gruppo per i singoli destinatari. Ricorda, stai scrivendo un'email per un gruppo e non per una singola persona. Un'e-mail generica non farà una buona impressione rispetto a una dettagliata e su misura.

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Invia un'e-mail di massa in movimento

I gruppi di posta elettronica possono essere una benedizione per qualcuno che gestisce la stessa posta elettronica a un gruppo di persone. È un'aggiunta indispensabile anche per le piccole e medie imprese. A livello individuale, riduce il disordine del processo di posta elettronica e consente di risparmiare risorse e tempo per te.