Come confrontare i documenti in Google Docs

Google Docs sta rapidamente scalando la classifica per dare una forte concorrenza a Microsoft Word introducendo costantemente nuove funzionalità. Una di queste recenti aggiunte è la capacità di confrontare i documenti. Questa funzione è utile se stai lavorando in collaborazione con altri su un documento.

La funzione di confronto rappresenterà le modifiche apportate come suggerimenti, facilitando la creazione di un documento finale. È uno strumento utile per insegnanti ed editori per vedere cosa è cambiato confrontando le versioni prima e dopo.

Quindi, senza ulteriori indugi, vediamo come confrontare i documenti in Google Docs.

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Confronta documenti in Google Documenti

Per fare un confronto, avrai bisogno di due documenti separati in Google Docs. Se desideri confrontarlo con un documento di Word, dovrai convertire il documento DOCX nel formato GDOC.

NotaNota: la conversione da DOCX a GDOC può causare problemi di formattazione.

Passo 1: Apri il documento che desideri confrontare in Google Documenti. Ora, fai clic su Strumenti dalla barra dei menu in alto e seleziona "Confronta documenti".

Passo 2: Nella finestra pop-up che appare, fai clic sull'opzione "Il mio Drive" per recuperare il documento di confronto.

Passaggio 3: Trova il documento di confronto utilizzando le quattro schede (Il mio Drive, Condivisi con me, Speciali o Recenti) in alto. In alternativa, utilizza la barra di ricerca per individuare rapidamente il file. Una volta trovato il documento preferito, selezionalo e fai clic su Apri.

Passaggio 4: Ora avrai anche un'opzione per attribuire le differenze a un utente specifico. È conveniente collaborare su un documento o se l'autore originale del documento è qualcuno diverso da te. Per importare il documento con commenti, seleziona la casella di controllo che dice "Includi commenti dai documenti selezionati" e fai clic su Confronta. Quindi fare clic su Apri quando il confronto è pronto.

Nota: Il tempo di confronto varierà a seconda delle dimensioni del documento. Se si tratta di un insieme di contratti o rapporti contenenti centinaia di pagine, potrebbe essere necessario un po' più di tempo per il confronto.

Quindi un nuovo documento si aprirà in una scheda separata che mostra le differenze tra i due. Inoltre, Google Docs lo salverà automaticamente con il nome "Confronto di" seguito dai nomi di due documenti.

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Visualizza il confronto

Nel documento confrontato, vedrai tutte le differenze tra i documenti apparire come testo evidenziato. Per il testo che è stato rimosso dal documento, vedrai delle barrature color magenta su di esso.

Nel riquadro di destra, sarai in grado di vedere le modifiche e il nome della persona che le ha apportate. Ogni modifica viene visualizzata come suggerimento nel documento. Convenientemente, puoi scegliere di accettare o rifiutare quella modifica facendo clic sul segno di spunta o sul segno "X" nel riquadro di destra.

Oltre a questo, puoi anche visualizza o aggiungi commenti su un particolare suggerimento nel riquadro di destra. Per aggiungere un commento, seleziona il suggerimento e la casella "Rispondi o aggiungi altri con @". Questo è utile per aggiungere i motivi della modifica.

Bonus: come visualizzare la cronologia delle versioni di Google Documenti

Oltre alla funzione di confronto, Google Documenti ha anche un'accurata funzione "Cronologia versioni" simile alla funzione "Cronologia revisioni" su Microsoft Word. Ti consente di trovare le versioni precedenti del documento nel caso in cui desideri rivisitarle.

Ecco come ripristinare la versione precedente di un documento.

Passo 1: Apri il tuo documento di Google Documenti. Ora fai clic sull'opzione File dalla barra dei menu in alto. Vai a "Cronologia versioni" e quindi fai clic su "Vedi cronologia versioni".

Oppure, usa la scorciatoia Ctrl+Alt+Shift+H per aprire rapidamente la cronologia delle versioni.

Passo 2: Nel riquadro di destra, vedrai l'elenco delle versioni del documento disponibili con data, ora e nome dell'autore. È possibile fare clic su una versione particolare per visualizzarla. Se desideri ripristinare una versione di tua scelta, fai clic sull'icona del menu a tre punti e seleziona "Ripristina questa versione" dall'elenco.

Anche in questo caso, le modifiche tra le versioni vengono visualizzate come testo evidenziato e barrato. Per rimuoverli, deseleziona la casella "Mostra modifiche". Inoltre, puoi rinominare una versione facendo clic sull'icona del menu a tre punti e selezionando l'opzione "Nomina questa versione" dall'elenco.

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Scopri la differenza

Sebbene sia possibile visualizzare le differenze tra più versioni utilizzando la cronologia delle versioni, Google Documenti fa un ulteriore passo avanti con la possibilità di confrontare i documenti. E come la maggior parte delle funzionalità di Google Documenti, è piuttosto semplice da usare anche se lo utilizzi per la prima volta.

Hai trovato utile questa funzione? Se è così, dai un'occhiata a questi fantastici Suggerimenti e trucchi per Google Documenti per usarlo come un professionista.