Come archiviare automaticamente le email in Outlook

Microsoft Outlook è il più soluzione di posta elettronica popolare tra le aziende e le imprese. Quando si tratta di consumatori, Outlook è in ritardo rispetto a Gmail. La posta di Outlook predefinita viene fornita con 15 GB di spazio da riempire. Con la quantità di promozioni di marketing o bancarie e altro materiale spazzatura che riceviamo, è abbastanza facile perdere quelle email importanti dalla tua vista. Puoi evitare la situazione archiviando le email meno necessarie ed eliminando le email promozionali e indesiderate.

Se la tua Posta in arrivo di Outlook è lenta o si comporta in modo strano, devi archiviare o eliminare le email irrilevanti. L'archiviazione manuale della posta elettronica può essere un processo lungo e faticoso.

Microsoft offre una funzione Posta in arrivo mirata, ma è limitata al filtraggio delle e-mail pertinenti per l'utente. Un'altra utile aggiunta sono le regole di Outlook. È la versione di Outlook di IFTTT. Con le regole, è possibile creare più automazioni per spostare determinate e-mail per archiviare o eliminare la sezione delle e-mail.

In questo post, ti guideremo attraverso la funzione Regole di Outlook e creeremo alcune regole per l'archiviazione automatica delle email da Outlook. Il post tratterà anche un altro trucco bonus di Outlook per annullare l'iscrizione a e-mail irrilevanti da un unico posto. Iniziamo.

Anche su Guiding Tech

Crea regola di archiviazione automatica dall'e-mail

La funzione Regole di Outlook è disponibile solo per Outlook Mac, Windows e Web. Non puoi accedere alla funzione Regole sul cellulare. Per questo post, utilizzeremo il Web di Outlook poiché funziona allo stesso modo su tutte le piattaforme.

Passo 1: Apri Outlook Web e accedi utilizzando le credenziali dell'account Microsoft.

Passo 2: Seleziona un'e-mail irrilevante e aprila.

Passaggio 3: Tocca il menu a tre punti e seleziona Crea regola.

Passaggio 4: Crea una regola per spostare i messaggi dal mittente alla cartella Archivio.

Successivamente, tutte le e-mail del mittente verranno spostate direttamente nella casella di posta archiviata. Puoi comunque accedervi dal menu Archivio nelle cartelle.

Crea regole di archiviazione automatica dalle impostazioni di Outlook

Il trucco sopra menzionato sposta tutte le e-mail dal mittente agli elementi dell'archivio. Cosa succede se qualcuno desidera archiviare le e-mail con determinati argomenti o parole chiave dal corpo del messaggio?

Ad esempio, sono esausto per le offerte di prestito, gli aggiornamenti sul Coronavirus o qualsiasi altra spazzatura di marketing dalla mia banca. Tuttavia, l'estratto conto mensile del mio conto bancario e le fatture della carta di credito sono qualcosa a cui mi riferisco regolarmente. Se hai una preferenza simile su argomenti o argomenti, segui i passaggi seguenti per impostare alcune regole.

Passo 1: Apri Outlook Web e vai su Impostazioni.

Passo 2: Visualizza tutte le impostazioni di Outlook e verrà visualizzato il menu delle impostazioni dedicato.

Passaggio 3: Seleziona l'opzione Regole e seleziona Aggiungi nuova regola.

Passaggio 4: Chiamiamolo Regole bancarie e aggiungiamo una condizione.

Passaggio 5: Aggiungi parole chiave che non ti interessano più, ho aggiunto i termini del messaggio come Prestito, EMI, ecc.

Passaggio 6: Crea una regola per spostare tutte le email nella cartella Archivio e premi Salva.

Ora, ogni volta che ricevi le e-mail con parole chiave Prestito, EMI o Importanti, verranno automaticamente spostate nella cartella Archivio.

Creiamo un'altra regola utile. Lo facciamo? Ogni azienda là fuori sta inviando e-mail relative al Coronavirus agli utenti. Mentre applaudo i loro sforzi, a volte diventa stancante leggere quotidianamente notizie sul virus mortale. Con l'aiuto delle regole di Outlook, puoi archiviare automaticamente quei messaggi prima che attirino la tua attenzione.

Passo 1: Apri Outlook Web e vai a Impostazioni> Posta> Regole.

Passo 2: Diamo il nome alla nuova regola "Coronavirus" e aggiungiamo le condizioni.

Passaggio 3: Aggiungi condizioni come se il corpo del messaggio include la parola chiave (come il virus Corona o COVID-19) e quindi sposta le e-mail nella cartella Archivio.

ne ho create dozzine Regole di Outlook. È una funzione potente e le possibilità sono infinite. Ecco come lo uso. Ogni volta che sono in vacanza, creo una regola per spostare tutte le e-mail in arrivo in una cartella "Durante il viaggio" per assicurarmi che non mi interrompano mai durante il tempo in famiglia.

Alcune aziende imprecise continuano a inviare posta indesiderata nella mia Posta in arrivo di Outlook. Non mi lasciano altra scelta che creare una regola di eliminazione automatica per rimuovere quelle e-mail.

Anche su Guiding Tech

Annulla l'iscrizione a mittenti di posta elettronica

La funzione di archiviazione automatica è utile quando si desidera mantenere la posta in arrivo pulita da e-mail fasulle. Ma se vuoi interrompere completamente la ricezione di e-mail dal mittente, devi utilizzare la funzione di annullamento dell'iscrizione dall'e-mail.

Tuttavia, trovare quel minuscolo pulsante di annullamento dell'iscrizione in ogni posta può richiedere molto tempo e noioso. Per fortuna, con Outlook Web, puoi vedere tutti i mittenti di posta elettronica con un pulsante di annullamento dell'iscrizione in un unico posto.

Passo 1: Apri Outlook Web e vai su Impostazioni.

Passo 2: Vai a Posta > Abbonamenti.

Passaggio 3: Qui vedrai l'elenco dei mittenti di posta elettronica con un grande pulsante di annullamento dell'iscrizione.

Passaggio 4: Annulla l'iscrizione di quelli non necessari dal menu e puoi anche toccare il menu a tre punti per bloccare il mittente.

Uso questa funzione una volta ogni trimestre per rimuovere le email irrilevanti dall'elenco.

Anche su Guiding Tech

Mantieni pulita la tua casella di posta elettronica

Microsoft Outlook racchiude un'eccellente funzione Regole. Puoi usarlo per eliminare automaticamente, archiviare automaticamente le email in arrivo, spostarle in cartelle diverse per un certo tempo e persino annullare l'iscrizione del mittente non necessario dal singolo menu. Ha migliorato la mia esperienza di posta elettronica di un miglio. Come intendi utilizzare le regole di Outlook? Suona nella sezione commenti qui sotto.