5 potenti suggerimenti per potenziare il flusso di lavoro PDF

Se sei un piccolo imprenditore o un libero professionista, probabilmente elabori molto PDF. Che si tratti di fatture, preventivi o persino documenti contrattuali, oggigiorno quasi tutto viene inviato in PDF.

Con l'aumento del numero di PDF, la loro gestione diventa una seccatura. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a potenziare il tuo flusso di lavoro.

1. Documenti OCR con FreeOCR

L'OCR è un'ottima tecnologia che elabora i PDF scansionati o scaricati e rende il testo riconoscibile. Questo può essere particolarmente utile per indicizzare le pagine scansionate con lo scanner. OCR gratuito è un'utilità gratuita per Windows che fa proprio questo.

È un'applicazione leggera che attraversa i tuoi PDF, ne analizza il contenuto e trasforma il testo non selezionabile nel modulo immagine/PDF in testo normale su cui puoi lavorare.

2. Crea e modifica PDF con Foxit Reader

Lettore Foxit è un lettore PDF gratuito per Windows ma può fare molto di più che leggere PDF. L'interfaccia di Foxit sembra pericolosamente vicino alla suite Microsoft Office, ma se guardiamo al lato positivo, gli utenti di Office si sentiranno proprio a casa. Puoi creare un documento in MS Word/Excel proprio come fai ora, ma invece di utilizzare lo strumento di esportazione integrato di MS potresti invece utilizzare l'opzione molto migliorata di Foxit.

Nota importante: Foxit Reader ha integrato e disattivato adware (leggi fastidiose barre degli strumenti) con il suo prodotto. Quindi tieni d'occhio i passaggi di installazione e assicurati di selezionare il installazione personalizzata modalità invece di quella predefinita.

Se hai installato Foxit Reader, dovresti vedere le opzioni PDF nel tuo Ufficio programmi comodamente posizionati nel menu della barra multifunzione. Se stai cercando un approccio più nativo alla creazione di PDF, Foxit è assolutamente da provare. Puoi anche usare Foxit per annotare ed evidenziare i file PDF.

3. Salva PDF su Google Drive

Google Drive ti offre 15 GB di spazio di archiviazione gratuito che puoi espandere pagando una tariffa annuale. 15 GB saranno sufficienti per la maggior parte di noi. Perché dovresti anche caricare i tuoi PDF su Google Drive, chiedi? Bene, lo stesso motivo per cui esegui il backup di cose sul cloud. Avere una copia online ha sempre senso.

E con Drive, puoi fare molto di più del semplice backup dei PDF. Gestione delle cartelle di Google Drive sistema significa che tutti i tuoi PDF possono essere archiviati in modo sistematico, il che ridurrà i tempi di recupero in seguito Su. Potresti anche allegali rapidamente alla tua email in Gmail quando devi inviare un PDF via email a qualcuno. L'eccellente funzione di allegato di Gmail assicura che un destinatario non debba mai lasciare il browser se vuole solo dare un'occhiata a un allegato.

4. Attiva l'OCR in Google Drive

Google Drive supporta l'OCR. Il che significa che salverà i tuoi file PDF con OCR e ti consentirà di cercare direttamente da esso.

Per abilitare questa funzione clicca su Impostazioni icona dalla tua pagina di Google Drive, quindi vai in Carica impostazioni e seleziona l'opzione che dice Converti il ​​testo dal PDF caricato e il file immagine. Ora ogni file PDF che carichi verrà scansionato e convertito in un formato ricercabile.

5. Cerca PDF con Google Drive (o Evernote)

Ora che tutti i tuoi PDF scansionati sono stati sottoposti a OCR e caricati in una posizione centrale, puoi farne buon uso. Puoi utilizzare Google Drive non solo per cercare i PDF in base al titolo, ma anche in base al testo al loro interno.

Quindi, se non ricordi il nome del file PDF che stai cercando ma ricordi vagamente il suo contenuto, Google Drive può sicuramente aiutarti.

Alternativa:Evernote fornisce funzionalità simili (e migliorate) ma è disponibile solo per gli utenti Evernote Premium. Se sei uno di loro, non posso consigliare l'uso Evernote per il risparmio e indicizzare i tuoi PDF abbastanza bene. Poiché Evernote è un'applicazione desktop, la ricerca richiede molto meno tempo e i recenti aggiornamenti alla ricerca Evernote l'hanno resa davvero potente. Se sei disposto a pagare per un servizio per gestire i tuoi file PDF, dovresti assolutamente esaminare Evernote.