Spiegazione dei permessi di condivisione di Google Drive: una guida dettagliata

Google Drive, il servizio di archiviazione cloud, è uno strumento davvero eccezionale. Ti consente di salvare vari tipi di file nel cloud e anche di condividere questi file e cartelle con altri. Ciò significa che puoi collaborare facilmente con gli altri utilizzando Drive.

Tuttavia, Drive ospita vari tipi di file come Documenti, Moduli, Fogli di calcolo e così via e anche il modo in cui condividiamo questi file varia. Ad esempio, si darebbero i permessi di modifica di un file a un amico, ma ci si penserebbe due volte prima di darlo a una persona sconosciuta.

Per semplificarti un po' il processo di condivisione, qui presentiamo una guida dettagliata sul processo di condivisione di Google Drive e le sue autorizzazioni. Controlliamolo.

Tipi di condivisione di file e cartelle in Google Drive

Esistono tre modi per condividere file e cartelle in Drive.

1. Condividi con i contatti

Se la persona è nel tuo Contatti Google, puoi semplicemente inserire il loro nome nell'opzione disponibile e riceveranno una notifica via e-mail. Il metodo funziona anche per i contatti non Google se sono nell'elenco dei contatti.

2. Condividi tramite link

A volte, vogliamo condividere un file con una persona che non è nel nostro elenco di contatti come il nuovo cliente. In tali situazioni, puoi generare il collegamento e quindi condividerlo con altri. Chiunque abbia il link può avere accesso al file condiviso.

3. Pubblica file su Internet

I file di strumenti come Google Documenti, Fogli, Presentazioni e Moduli possono essere incorporato nei siti web per chiunque di visualizzare. Questo è il terzo tipo di condivisione consentito da Google Drive che si chiama Pubblico sul web.

Nota: Tutti i metodi possono essere utilizzati per condividere file con account non Google.

Tipo di autorizzazioni

Esistono tre tipi di autorizzazioni offerte da Drive.

1. Può modificare

Questa autorizzazione è impostata per impostazione predefinita quando condividi file con i tuoi contatti utilizzando il primo metodo menzionato sopra. Con questa autorizzazione, altri che hanno accesso ai file possono modificarli, ovvero apportare modifiche. Inoltre, una cosa molto importante da notare che possono anche condividere il file con altri.

Nel caso delle cartelle, troverai l'autorizzazione "Può organizzare, aggiungere e modificare". Cioè, altri possono eseguire tutte le attività di modifica e organizzazione sui file presenti all'interno della cartella come aggiungere, modificare, eliminare e spostare file.

Nota: Se condivisa con contatti non Google, l'autorizzazione predefinita è impostata su Solo visualizzazione.

Usa questa autorizzazione quando vuoi collaborare con altri e quando ti fidi delle persone con cui condividi i file. Ad esempio, se stai lavorando a un progetto universitario con i tuoi amici.

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2. Posso vedere

Come ovvio, con questa autorizzazione, altri non avranno i diritti per modificare alcun singolo file. Possono solo aprire e visualizzare i file all'interno della cartella e non apportare alcuna modifica. Inoltre, non possono condividere i file con altri.

Usalo quando vuoi solo che gli altri visualizzino i dati. Ad esempio, può essere utilizzato per condividere una cartella avere delle immagini al suo interno. In questo modo gli altri possono visualizzare facilmente le foto senza eliminarle o modificarle in alcun modo.

Nota: Quando condividi cartelle con le autorizzazioni di visualizzazione o modifica, lo stesso vale per tutti i file in esse contenuti. Ma, se lo desideri, puoi modificare le autorizzazioni per i singoli file.

3. Può commentare

Disponibile solo per i file, questa autorizzazione è una versione modificata dell'autorizzazione Può visualizzare in quanto consente ad altri di aggiungere commenti e suggerimenti. Tuttavia, non possono modificare il file o condividerlo con altri. Puoi dire che ha più diritti di Può visualizzare ma meno di Può modificare.

Come condividere i file di Google Drive su computer e app mobili

Iniziamo prima con il desktop.

Computer

I passaggi variano per i diversi tipi di condivisione.

Condividi con i contatti

Sul desktop, apri Drive e fai clic con il pulsante destro del mouse sul file che desideri condividere. Quindi seleziona Condividi dal menu.

Nella casella pop-up, digita le iniziali del contatto con cui desideri condividere il file. Google mostrerà automaticamente i contatti simili. Seleziona quello. Troverai la casella di autorizzazione proprio accanto alla casella di posta elettronica. Fare clic su di esso per scegliere l'autorizzazione richiesta.

Genera link condivisibile

Per generare un collegamento condivisibile, esistono due metodi.

Nel primo metodo, fai clic sull'opzione Ottieni collegamento condivisibile nella finestra pop-up sopra.

Nella schermata successiva, vedrai il collegamento con la possibilità di impostare l'autorizzazione. Copia il link e incollalo dove richiesto. Fare clic sulla casella dell'autorizzazione per modificare l'autorizzazione.

Nel secondo metodo, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file in Drive e seleziona Ottieni link condivisibile. Si aprirà una scatola. Fare clic su Impostazioni di condivisione per modificare i permessi.

Rendi i file pubblici

Per incorporare file, segui uno dei due metodi sopra menzionati per generare un collegamento condivisibile. Nella casella Condividi con altri, fai clic sulla casella di autorizzazione e seleziona Altro.

Nella schermata successiva, scegli l'opzione Pubblica sul Web.

App mobili

Ecco come condividere file su Android e iPhone.

Condividi con i contatti

Passo 1: Apri il file che desideri condividere e tocca l'icona a tre punti nell'angolo in alto a destra. Seleziona Condividi ed esporta dal menu.

Passo 2: Tocca Condividi e digita il nome del contatto. Quindi premi il pulsante di invio in alto.

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Ottieni link condivisibile

Per generare un collegamento condivisibile, seguire il passaggio 1 e quindi selezionare Condivisione collegamento dal menu. Il link verrà copiato in gli appunti. Una volta ottenuto il collegamento, incollalo dove richiesto, ad esempio WhatsApp. Per copiare il collegamento in futuro, segui il passaggio 1 e seleziona Copia collegamento dal menu.

In alternativa, tocca l'icona a tre punti presente sotto il nome del file nella schermata iniziale dell'app e seleziona l'opzione richiesta.

Modifica e revoca i permessi di condivisione

Dopo aver condiviso i file o le cartelle con altri, ciò non significa che non puoi cambia il suo permesso.

Ecco come farlo.

Computer

Passo 1: Fare clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella condivisi e selezionare Condividi dal menu.

Passo 2: Per disattivare la condivisione del collegamento o modificare l'autorizzazione, fare clic sulla casella "Chiunque abbia il collegamento". Ora, modifica l'autorizzazione o disattiva la condivisione del collegamento.

Passaggio 3: Per revocare l'autorizzazione per un individuo, fare clic su Avanzate nella finestra pop-up sopra.

Passaggio 4: Utilizzare le opzioni disponibili per revocare o modificare l'autorizzazione.

App mobili

Passo 1: Apri il file condiviso e tocca l'icona a tre punti in alto. Seleziona Condividi ed esporta dal menu.

Passo 2: Se desideri disattivare la condivisione tramite link, tocca l'interruttore accanto a Condivisione tramite link. Per visualizzare chi ha accesso ai file e per modificare l'autorizzazione, toccare Condividi.

Passaggio 3: Tocca le icone disponibili in "Chi ha accesso" in basso.

La condivisione di un file o di una cartella concede l'accesso a tutti gli altri file e cartelle?

No. Gli altri possono accedere solo al file o alla cartella che condividi. Nel caso di una cartella, verranno condivisi anche tutti i file al suo interno.

Identifica i file condivisi

Sebbene non sia presente una schermata dedicata per visualizzare tutti i file che hai condiviso con altri, puoi identificare tali file dall'icona condivisa visibile accanto a loro.

Trova file condivisi con me

Fortunatamente, hai un posto dedicato per visualizzare tutti i file condivisi con te. Sul desktop, fai clic sull'opzione Condivisi con me sul lato sinistro.

Sulle app mobili, tocca l'icona Condividi in basso.

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Il giusto permesso

Combinando diverse impostazioni di condivisione e autorizzazioni, puoi utilizzare Google Drive in diversi modi. Tuttavia, fai attenzione mentre concedi le autorizzazioni e condividi i diritti poiché chiunque può abusare dei dati. Per ribadire, chiunque abbia il permesso di modifica può condividere i file con altri. Quindi limitalo solo alle persone fidate.

Prossimo: Ti stai chiedendo cosa usare per archiviare le foto: Google Drive o Foto? Trova la risposta nel post di confronto.