Google Keep vs Todoist: confronto approfondito delle app dell'elenco delle cose da fare

Se non vuoi mai dimenticare nulla, il modo migliore per andare avanti è annotarlo in la tua lista di cose da fare, imposta un promemoria e prosegui con la tua routine quotidiana. Seguilo e non dimenticherai mai nulla della tua vita. L'unica cosa da ricordare qui è che hai un sistema/app affidabile per registrare le tue attività ed è disponibile su tutte le piattaforme che conosci e usi.

Due app che confronteremo oggi sono Google Keep e Todoist. Entrambe le app adottano un approccio diverso quando si tratta di creare e gestire elenchi di cose da fare.

Google Keep è un'app gratuita disponibile su tutte le piattaforme e ti consente di lavorare con testo, immagini e note audio.

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Todoist è un'app robusta che è disponibile anche su tutte le piattaforme, supporta sottoprogetti, utilizza il linguaggio naturale, si integra con app di terze parti e utilizza gli obiettivi per tenere traccia dei progressi.

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1. Note ed elenchi di cose da fare

Una distinzione cruciale è che Keep è un'app per prendere appunti che supporta sia le note che gli elenchi di cose da fare. Todoist, d'altra parte, è un'app solo per le liste, ma puoi aggiungere commenti. In Google Keep, una nota può essere una nota di testo/immagine/audio o una con caselle di controllo. Non possono essere entrambi allo stesso tempo, un po' limitanti.

Todoist è esplicitamente costruito per funzionare come un task manager in cui puoi aggiungere singole attività e creare progetti e sottoprogetti per gestire il carico di lavoro.

Sia Keep che Todoist sono intelligenti perché spostano gli elementi selezionati in fondo all'elenco. Inoltre, se crei una nuova attività che è già nell'elenco, Keep e Todoist te lo ricorderanno.

Come accennato in precedenza, puoi utilizzare Keep per prendere appunti in una varietà di formati come testo, immagini e note audio. Puoi anche disegnare note all'interno se scarabocchiare è la tua passione. Inoltre, Keep convertirà le note audio in testo al volo in modo che tu possa modificarle come desideri. Allo stesso modo, afferrerà testo da immagini tramite OCR che può essere utile per la scansione di biglietti da visita o insegne.

Per riassumere, Keep ti consente di prendere appunti in una varietà di formati dandoti più input opzioni, Todoist ti permetterà di creare più livelli e andare più in profondità e gestire progetti complessi con più strati.

2. Gestione e ordinamento

Annotare le attività di cui dovresti occuparti è una cosa, ma gestirle e trovarle è un'altra. Sia Keep che Todoist ti permetteranno di aggiungere un promemoria basato su data, ora o luogo. I promemoria basati sulla posizione sono particolarmente utili quando sei fuori a fare commissioni.

Todoist è più flessibile nella gestione delle attività in quanto ti consente di spostare le attività tra elenchi e progetti. Basta trascinare e rilasciare. In Keep, non puoi spostare le attività da una nota all'altra, ma puoi solo riordinarle.

Todoist ti permetterà anche di creare sottoattività e riordinarle facilmente.

Sia Keep che Todoist ti permetteranno di contrassegnare note/attività con etichette. Alcune persone li chiamano anche tag. Ma non puoi creare progetti in Keep. Invece, Keep utilizza segnali visivi e ti consente di colorare le note del codice. Questo rende le cose interessanti. Puoi scegliere colori diversi per progetti diversi, rendendo più facile distinguere le note all'istante.

Todoist ti permetterà di stabilire le priorità dei progetti e delle attività a colpo d'occhio, quali attività richiedono la tua attenzione immediata e quali puoi permetterti di bloccare. Ogni livello di priorità è contrassegnato da un flag di colore diverso.

Una volta che inizi a utilizzare un particolare servizio per le tue sessioni di dumping del cervello, le cose possono rapidamente sfuggire di mano con centinaia di note e attività in giro. Questo è quando ti rendi conto che hai bisogno di una solida funzione di ricerca e ordinamento. Keep ti mostrerà un elenco di tag o etichette sulla sinistra che puoi utilizzare per ordinare anche la ricerca del testo. Uso Keep da un po' di tempo ormai e posso trovare facilmente quello che cerco per la maggior parte del tempo.

Todoist è molto più bravo a eseguire il drill down delle attività. Puoi ordinarli per priorità, etichette e progetto che ti dà una prospettiva su ciò che vuoi realizzare al momento. Tutto è facilmente accessibile nella barra laterale.

Puoi anche ordinare le attività in base alla loro scadenza oggi o nei prossimi 7 giorni. In questo modo, puoi concentrarti sulla prossima settimana invece di preoccuparti del mese successivo. Ancora una volta, un ottimo modo per dare priorità al tuo flusso di lavoro.

Todoist ti permetterà anche di ordinare attività e progetti in base al nome e alla persona responsabile se lavori in un ambiente collaborativo.

Puoi assegnare promemoria alle note, che possono essere una nota o un elenco, e Keep te lo ricorderà al momento giusto. Una rapida occhiata nella barra laterale ti consentirà di vedere tutte le note e i promemoria separatamente.

Infine, ci sono punti Karma in Todoist che fungono da motivatore per completare i tuoi compiti e ottenere la soddisfazione di spuntare quel compito nell'elenco. L'idea è semplice. Stabilisci un obiettivo e crei un elenco di attività che alla fine ti aiuteranno a raggiungerlo. Man mano che lavori per raggiungere i tuoi obiettivi e spunti più attività, guadagni più punti.

Una differenza fondamentale è che puoi aggiungere file alle attività in Todoist, mentre le note in Keep supportano solo immagini e collegamenti.

Francamente, se hai bisogno di incentivi per completare il tuo lavoro, potresti essere nella professione sbagliata. Ma ehi, sono solo io. Idealmente, dovresti divertirti così tanto da farlo perché è divertente. Va bene, basta con la filosofia.

3. Integrazioni e Collaborazione

Keep è un prodotto Google che significa, e probabilmente lo sapevi già, che si integra anche con altre app Google come Documenti, Presentazioni, Moduli, Fogli e Gmail. Puoi creare facilmente una nota per qualsiasi documento o foglio, ma una nota Keep può essere trasformata solo in un documento. Questo ha davvero senso.

A differenza di Keep, Todoist è dotato di una solida API con cui funziona molte app di terze parti incluse tutte le app di Google e altre come Slack, Dropbox, Workflow, IFTTT, Spark, Newton, Toggl, Amazon Alexa e altre. Ciò rende Todoist ideale anche come soluzione aziendale.

Collaborare su Keep è facile come fare clic sul pulsante Condividi e inviare un invito via e-mail. Può quindi iniziare ad aggiungere alla nota o alla lista di controllo. Ottimo per quando fai acquisti in un centro commerciale e hai bisogno di armonizzare gli articoli che ognuno di voi ha aggiunto.

Todoist funziona in modo simile dove puoi invitare chiunque ad aggiungere o modificare un elenco di attività in tempo reale. Puoi farlo inviando un'e-mail di invito. Poiché Todoist è costruito per aziende e aziende, puoi anche invitare collaboratori di altri progetti se stanno già utilizzando Todoist. Come quando hai bisogno dell'aiuto dell'amministratore per risolvere un problema specifico.

4. Prezzi e piattaforme

Essendo un prodotto Google, Keep è gratuito da utilizzare senza limiti di dimensioni o numero di note. Lo farà non contano per i 15 GB di Google Drive di spazio di archiviazione gratuito. Todoist offre diversi piani a partire da quello gratuito in cui non puoi impostare promemoria o aggiungere etichette, premium a $ 29 per gli individui e $ 29 per utente per le aziende. La maggior parte degli utenti lo farà bisogno di un piano premium a causa dei limiti che hanno posto.

Sia Keep che Todoist sono disponibili su tutte le piattaforme come Windows e Mac, Android e iOS e hanno estensioni/componenti aggiuntivi per i browser più diffusi come Firefox e Chrome. In questo modo puoi ritagliare pagine Web e sincronizzare tutti i tuoi dati su tutti i dispositivi.

Le note sono per sempre

La maggior parte di noi che ha l'abitudine di prendere appunti ne ha centinaia e migliaia sotto la pancia. Il vero problema si verifica quando devi cambiare base e utilizzare un'app o un servizio diverso. È meglio iniziare bene, pensare a lungo termine e selezionare un'app per note/attività che soddisfi le tue esigenze fin dall'inizio.

Se hai bisogno di un semplice strumento per prendere appunti con un gestore di elenchi di cose da fare, Google Keep è molto versatile e potente. Todoist è più adatto per utenti avanzati con vite lavorative complicate, progetti multipli o coloro che hanno bisogno di una soluzione aziendale.

Prossimo: vuoi sapere come si confronta Google Keep con Google Tasks? Dai un'occhiata al link qui sotto per sapere in che modo differiscono.