Come utilizzare i filtri di Gmail come un professionista per ridurre lo stress

Ogni mattina ti svegli e la maggior parte delle volte, anche prima di pensare a lavarti i denti, inizi a controllare il telefono. Ed ecco, il tuo account Gmail è invaso da dozzine di messaggi che può o non può richiedere la tua attenzione. Certo, puoi sempre controllarli in seguito, ma le e-mail continuano ad accumularsi e presto è una frana.

A nessuno piace occuparsi di mail non necessarie e ridurre lo stress della gestione della raffica di mail è esattamente ciò con cui ti aiuteremo. Dal momento che Gmail è il client preferito dalla maggior parte delle persone, vediamo come questi ingegnosi filtri può aiutare a tenere sotto controllo la nostra pressione sanguigna.

Guida per principianti: Se non sei sicuro di nessuno di questi termini, assicurati di consulta la nostra guida su tag, filtri ed etichette per Gmail.

1. Inutile leggere TUTTE le email

La maggior parte delle mail fastidiose che ricevo sono semplicemente conferme. A volte un nuovo sito Web o servizio a cui ti iscrivi (da cui non puoi anticipare le e-mail) e a volte indirizzi familiari che bombardano la tua casella di posta. Per quelli familiari, ho creato un filtro che contrassegna automaticamente queste email come lette e puoi anche andare avanti e aggiungere etichette come "lettura automatica" per mantenere ordinata la tua casella di posta.

Come puoi vedere, ho aggiunto il mailer di conferma di Amazon a questo filtro personalizzato e puoi persino aggiungerlo all'intero nome di dominio "amazon.com" (amazon.in nel mio caso). Crea questi filtri per tutte queste e-mail, non ha davvero senso leggerle tutte comunque.

2. Mai sentito parlare di booleano?

Abbastanza semplice, booleano è il termine che ricorda da vicino la "congiunzione" della lingua inglese. Puoi usare parole come AND, OR o NOT per cercare in Gmail. Allo stesso modo, potresti voler ignorare la maggior parte delle e-mail automatizzate, tranne alcune importanti provenienti da determinati domini. Ad esempio, mentre hai bloccato tutte le tue e-mail di conferma dell'ordine da Amazon, probabilmente lo fai NON desidera leggere automaticamente quelli che contengono la parola "problema".

3. Filtri ed etichette vanno di pari passo

aggiungendo etichette per e-mail ordinate ti darà un'idea visiva molto migliore di cosa sta succedendo con tutte queste e-mail che arrivano nella tua casella di posta. Le mail importanti con i filtri di cui sopra possono avere un'etichetta di colore rosso (o simile) più appariscente, mentre quella non importante può essere lasciata stare.

4. Stelle splendenti

Aggiungere stelle ai messaggi più importanti che richiedono la tua attenzione immediata è un buon modo per mantenere le priorità in ordine. Il modo più semplice per farlo sarebbe aprire la posta che ritieni sia davvero importante e selezionare l'opzione Filtra messaggi come questi.

Nella successiva schermata del filtro Gmail familiare, seleziona Crea un filtro con questa ricerca e nella schermata successiva seleziona la casella di controllo per Stella. Puoi anche selezionare la casella qui sotto per Applica anche il filtro a x conversazioni corrispondenti, che aggiungerà automaticamente a Speciali le conversazioni esistenti con il filtro selezionato.

5. Bulk Up

Beh, non letteralmente! Gmail ti consente di creare filtri collettivi per la stessa azione. Quindi, per la stessa azione sopra, se già conoscere gli indirizzi e-mail delle persone (o fanno parte della tua lista di contatti) vai semplicemente avanti e crea un filtro con l'OR booleano e la stessa regola può essere applicata a tutte le loro email d'ora in poi.

Certo, sentiti libero di spuntare queste caselle per Ha attaccamento e Non includere le chat per ulteriore segregazione.

Anche l'applicazione di etichette agli ID di posta in blocco funziona bene ed è una buona idea se si desidera separare il lavoro e riprodurre le e-mail con etichette di colore diverso.

Non complicare troppo

Qualunque cosa tu scelga di fare con questi suggerimenti, cerca di non esagerare. Vuoi mantenere le cose semplici applicando regole semplici che funzionano per mantenere in ordine le tue e-mail. Se hai domande o domande, unisciti a noi nei nostri forum. Ci piacerebbe sapere come vuoi che funzionino i tuoi filtri Gmail.