Abilita le notifiche e-mail per i fogli di calcolo di Google Documenti condivisi

documenti Google sono un ottimo modo per condividere informazioni con i dipendenti o chiunque altro in generale. Sebbene la condivisione sia eccezionale, un'altra funzionalità che dovresti implementare quando due o più lavorano insieme è notifiche per quando vengono apportate modifiche. Con Google Documenti, puoi impostare avvisi di notifica da inviare quando a foglio di calcolo è stato cambiato. Ci sono alcune opzioni su come farlo, quindi dai un'occhiata qui sotto e inizia a condividere i tuoi documenti Google.

Come condividere un foglio di calcolo di Google Documenti

Poiché la maggior parte degli utenti di Google Documenti condividerà prima un documento e quindi utilizzerà le regole di notifica per inviare loro un'e-mail sulle modifiche apportate, elencheremo prima come condividere un documento su Google Documenti.

Guarda in alto a destra di un documento per il pulsante chiamato Condividere. Se ci passi sopra con il mouse, specifica lo stato di condivisione, che è Privato solo per me per impostazione predefinita, il che significa che non è condiviso con nessuno.

Fare clic su questo Condividere pulsante per aprire la finestra di dialogo per la condivisione con altre persone.

Se hai ancora il nome predefinito di un documento senza titolo, ti verrà chiesto di cambiare il nome prima della condivisione.

Guarda sotto Chi ha accesso e troverai tutte le persone con cui condividi il documento. Poiché l'impostazione predefinita è non condividere, sarai l'unica persona elencata qui.

Clic Modificare accanto al Privato sezione. Questo Impostazioni di condivisione finestra è quello di specificare come dovrebbe avvenire la condivisione.

Pubblico sul web: Il documento può essere trovato nei motori di ricerca e chiunque può aprirlo e accedervi in ​​base al Accesso regola.

Chiunque abbia il link: Solo le persone che hanno il link al documento possono raggiungerlo. L'accesso è basato sul Accesso regola.

Privato: Nessuno può visualizzare o modificare questo documento tranne il proprietario.

Diciamo che scegliamo la seconda opzione per Chiunque abbia il link per avere accesso alla visualizzazione del documento.

Clic Salva per tornare alla normalità Impostazioni di condivisione finestra. Da qui, puoi copiare il link da utilizzare per la condivisione o utilizzare uno qualsiasi dei pulsanti di condivisione social sotto il link.

In alternativa, invece di utilizzare le opzioni di cui sopra, puoi inviare un documento a qualcuno via e-mail direttamente dal Impostazioni di condivisione finestra.

In basso, inserisci un'email nel Invita persone sezione e specificare un tipo di accesso a destra.

Ora che abbiamo condiviso un file, diamo un'occhiata a come abilitare le notifiche per sapere quando un utente apporta modifiche.

Abilita le notifiche per un foglio di calcolo di Google

Nota importante: Questa funzione è disponibile solo nei fogli di lavoro di Google Documenti e non nei documenti e nelle diapositive.

Navigare verso Strumenti -> Regole di notifica.

Questo aprirà il Imposta regole di notifica finestra. È qui che apporteremo tutte le modifiche necessarie per le notifiche e-mail.

Seleziona una delle opzioni per gli eventi che devono aver luogo per una notifica. Ad esempio, scegli Eventuali modifiche vengono apportate per inviare un'e-mail quando viene modificato qualcosa sul foglio di calcolo. In alternativa, seleziona singole celle o un'altra opzione da questo elenco.

Infine, scegli quando inviare l'e-mail in basso. Sotto Avvisami con, seleziona per ricevere un'email di riepilogo che verrà inviata una volta al giorno con le informazioni relative alle modifiche o scegli E-mail – subito per ricevere la notifica immediatamente dopo la modifica.

Nota: Le notifiche email vengono inviate solo all'indirizzo associato all'account Google Documenti. Nessun indirizzo aggiuntivo può essere incluso nelle e-mail di notifica.

Clic Salva per garantire che tutte le modifiche siano presentate.

Conclusione

Condividere un foglio di calcolo con un collega è un'ottima idea per collaborazione. È quando vengono apportate modifiche che molto probabilmente dovrai ricontrollarle e rivederle. Imposta facilmente le notifiche e-mail sui fogli di lavoro condivisi utilizzando Google Documenti.