5 ottimi consigli per gestire diverse versioni di MS Office

La suite MS Office è maturata negli anni in termini di caratteristiche e funzionalità. Tuttavia, ciò che è sempre stato un problema con gli aggiornamenti successivi è la compatibilità delle nuove versioni con quelle precedenti.

Ora, se utilizzi versioni diverse di MS Office o collabori con persone che utilizzano una versione di Office diversa dalla tua, hai a che fare con questo problema su base giornaliera. Tuttavia, saresti felice di sapere che potresti ridurre il rischio di incorrere in preoccupazioni semplicemente ricordando e praticando alcune cose.

Vediamo quali sono.

Vedi anche: Imparare e comprendere le differenze tra MS Office 2013 e Office 365 giusto qui.

1. Conoscere i formati di file

Office 2007-2013 utilizza estensioni di file diverse rispetto a Office 97-2003. Hanno una "x" aggiunta alla fine, che è un'indicazione dell'uso di Extensive Markup Language (XML).

Strumento MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	documento	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Lavora in modalità compatibilità

Quando si apre un file 97-2003 in un prodotto 2007-2013, il file si apre in modalità compatibilità. Puoi continuare a lavorare in quella modalità in modo da non introdurre cose/funzionalità che non sono supportate.

Nota: In modalità compatibilità non sarai in grado di utilizzare le funzionalità 2007-2013 anche se stai utilizzando la versione del software.

Idealmente, se hai intenzione di condividere il tuo documento con qualcuno che usa 97-2003 dovresti continuare a lavorare in modalità compatibilità.

3. Converti per nuove funzionalità

Se non hai intenzione di condividere la versione inferiore del file e se utilizzi la versione superiore del software, devi convertire il file. In questo modo potrai sfruttare le nuove funzionalità.

Per convertire il tuo documento, vai a File -> Informazioni -> Converti come mostrato nel diagramma sottostante. In questo modo il file originale verrà convertito e sostituito.

4. Verifica problemi

Supponi di aver lavorato nel 2007-2013 e alla fine del tuo lavoro ti rendi conto che è necessario condividi il documento con qualcuno che ha 97-2003. Mentre stavi lavorando potresti aver utilizzato funzionalità non supportate dalle versioni precedenti.

In tali casi, prima di condividere è consigliabile verificare eventuali problemi. In questo modo ridurrai i potenziali rischi di perdere dati e formattazione sulla condivisione. Clicca su File -> Informazioni -> Verifica problemi e quindi correggere le cose che il software richiede.

5. Salva come 97-2003

Se si sceglie di salvare il documento come documento 97-2003 nonostante si lavori sulla versione superiore, il software verificherà la compatibilità da solo. Se ne trova, chiederà all'utente.

Allora la condivisione non sarà mai un problema.

Suggerimento interessante: Sei una persona che non ha affatto MS Office? Hai mai avuto bisogno di aprire uno di questi file? Non preoccuparti, puoi aprirli senza aver installato MS Office.

Conclusione

Queste sono le uniche poche cose di base che devi tenere a mente se il tuo lavoro richiede la collaborazione con persone che lavorano su diverse versioni di MS Office. Solo pochi passaggi aggiuntivi e puoi effettivamente risparmiare molta confusione che potrebbe sorgere a causa di problemi di compatibilità.