Come creare regole basate su oggetti di posta elettronica in Outlook 2013

Usi MS Outlook come client di posta elettronica desktop? E lo usi solo per inviare e ricevere email? Sapevi che potresti usarlo per altri usi come organizzare liste di cose da fare e promemoria per le attività?

Bene, faccio molto di più con il mio. Lo uso come un risponditore automatico di posta elettronica, come strumento per organizzare le mie email e altro ancora. Uno dei miei preferiti è usare MS Outlook per condurre sondaggi. Il cliente può ordinare magnificamente e automaticamente le statistiche del sondaggio e-mail. In realtà, il trucco necessario per ottenere ciò può essere applicato in molti altri casi. Stiamo parlando della creazione di regole per le e-mail in base alle righe dell'oggetto.

Continuiamo con l'esempio del sondaggio. Diciamo che sei in un'organizzazione e dovresti inviare un invito a un evento di massa ai dipendenti mentre raccogli i dati su quanti desiderano partecipare. È facile, basta aggiungere un pulsante di voto e chiedere ai destinatari di rispondere con un sì o No cliccando sul pulsante di votazione.

Nota: Il nostro tutorial è basato su MS Outlook 2013. Tuttavia, la configurazione è applicabile anche alle versioni inferiori. L'unica differenza sarebbe l'interfaccia utente.

Ora, il problema è raccogliere le statistiche. Hai intenzione di scorrere la tua casella di posta e contare ogni risposta e separare il? Si e no manualmente? Ci sono modi migliori; te ne mostreremo uno.

Invierò una mail con oggetto Dai il tuo voto e un pulsante di voto che può essere utilizzato per rispondere con Sì o No. Fare clic su Usa i pulsanti di voto possibilità di inserire i pulsanti.

Prima di inviarlo, configurerò lo strumento per essere pronto ad ascoltare le risposte e a contare le statistiche da solo. Ecco cosa devo impostare.

Creazione di cartelle statistiche

navigherei nel mio Posta in arrivo, nel riquadro di sinistra, fai clic destro su di esso e crea una nuova cartella. lo chiamerei Votato Sì.

Allo stesso modo, ne creerei un altro chiamato Votato No. Il risultato è mostrato nell'immagine sottostante.

Crea regole per gli ascoltatori

Ora, ho bisogno di creare regole in modo che Outlook possa applicare regole ai messaggi non appena arrivano e spingerli nelle rispettive cartelle. Segui i passaggi per creare le regole.

Passo 1: Navigare verso Casa scheda. Sotto Spostare sezione, passa il mouse sopra Regole e poi clicca su Gestisci regole e avvisi.

Passo 2: Inizia facendo clic su Nuova regola.

Passaggio 3: Sul Procedura guidata delle regole, Inizia da una regola vuota selezionando Applicare regole sui messaggi che ricevo. Clicca su Prossimo.

Passaggio 4: Seleziona una condizione. Il modo migliore è andare con parole specifiche nel soggetto. Puoi scegliere di avere più condizioni.

Passaggio 5: Nel riquadro inferiore della stessa finestra, fare clic su parole specifiche. Aggiungi una stringa di ricerca come Sì: dai il tuo voto. Clicca su Prossimo.

Passaggio 6: Seleziona un'azione. L'intento desiderato con una risposta in arrivo è di spostalo in una cartella specificata.

Passaggio 7: Nel riquadro inferiore della stessa finestra, fare clic su specificato. Ora seleziona la cartella Votato Sì e clicca su Ok.

Passaggio 8: di nuovo sul Procedura guidata delle regole, clicca su Fine. Segui di nuovo dal passaggio 2 al passaggio 7. Questa volta con la stringa di ricerca (passaggio 5) come No: dai il tuo voto e cartella (passaggio 7) come Votato No.

Questo è tutto. Torna all'e-mail in fase di bozza, aggiungi l'elenco dei destinatari e Spedire. Una volta che le risposte sono arrivate, controlla il conteggio in ogni cartella.

Nota: Come accennato in precedenza, la regola si basa sull'oggetto dell'e-mail. La risposta antepone la risposta votata alla riga dell'oggetto. E, quindi, le regole sono allineate in quel modo. Con le opzioni di voto che usi, le tue regole varieranno.

Sembra interessante? Questo significa anche un sacco di lavoro ridotto? Provalo e facci sapere come ha funzionato.