Recensione di Doo per Mac: potente approccio alla gestione dei documenti

La gestione dei documenti continua a essere uno dei santi graal del mondo tecnologico moderno e ogni grande azienda tecnologica sembra avere una soluzione diversa per questo. Mele iCloud, con il suo approccio semplice ma inaccessibile rinuncia completamente alla struttura dei file. Poi abbiamo Google con Google Drive e il suo approccio “condividi con tutti” che è, a sua volta, molto simile a Dropbox, un'altra piattaforma estremamente popolare per la condivisione di file e documenti sul Web e su diversi computer.

Come conseguenza dell'avere tutti questi servizi, molto probabilmente tutti abbiamo documenti sparsi in tutti, il che può rendere la loro ricerca e organizzazione piuttosto un lavoro ingrato. Aggiungete a ciò il fatto che la maggior parte di noi porta ancora documenti fisici che anche noi facciamo fatica a organizzare e avrete la ricetta perfetta per il caos dell'ufficio.

Per risolvere questo, Doo.net ha avviato un progetto alcuni mesi fa che hanno finalmente iniziato a implementare sotto forma di app native per Mac, Windows 8 e dispositivi mobili (che arriveranno presto).

Chiamata semplicemente DOO, l'app fornisce un approccio piuttosto unico al modo in cui organizziamo i documenti, utilizzando a serie di strumenti e algoritmi intelligenti per mettere ordine non solo nei documenti digitali, ma anche fisici quelli.

L'idea dietro DOO

Sul Mac, l'app gratuita può essere scaricato dal Mac App Store. Una volta installato, DOO ti chiederà di creare una cartella per l'app, dove centralizzerà tutti i tuoi contenuti.

È nel passaggio successivo che possiamo vedere l'approccio intelligente dell'app alla gestione dei documenti: invece di cercare semplicemente di essere un altro documento servizio di sincronizzazione, DOO si connette a quelli esistenti e estrae i dati contenuti in ciascuno senza interferire con la propria organizzazione e/o struttura.

I servizi supportati includono Dropbox, Google Drive, le tue cartelle locali e persino i tuoi account di posta elettronica, di cui ne ottiene uno documenti allegati ai tuoi messaggi di posta elettronica.

Come si comporta DOO

Una volta che le tue cartelle e i tuoi account sono stati collegati all'app, inizia a leggerli e indicizzarli. È qui che entrano in gioco alcuni degli strumenti più innovativi di DOO: l'app utilizza una serie di algoritmi intelligenti per identificare tutte le informazioni rilevanti nei tuoi documenti e utilizzarle per classificarle.

Nota: DOO utilizza l'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per estrarre le informazioni più importanti dai documenti fisici scansionati, rendendoli anche facili da classificare e trovare.

Ovviamente, questa app non sarebbe affatto utile se non fossi in grado di trovare facilmente il documento che desideri. Per fortuna, una volta indicizzata, la funzione di ricerca di DOO è istantanea ed estremamente accurata. I risultati vengono visualizzati durante la digitazione e possono essere filtrati per tag.

Inoltre, puoi utilizzare la funzione di ricerca nella cronologia dell'app, che ti aiuta a restringere la ricerca per data.

Il resto dell'app funziona come previsto, permettendoti di ordinare i documenti nel modo che preferisci, sia per servizio di sincronizzazione, per tipo, per area di lavoro e altro ancora.

DOO offre anche il suo servizio cloud completamente opzionale (account richiesto), che può archiviare tutti i tuoi documenti su i server cloud dell'azienda, rendendoli disponibili su qualsiasi altro dispositivo su cui si dispone dell'applicazione installato.

Inoltre, come la maggior parte dei servizi con cui funziona, DOO offre anche un servizio gratuito con una serie di opzioni di aggiornamento. Questi non sono ancora disponibili, ma il loro prezzo sembra ragionevole.

Conclusione

Sebbene avessi dei dubbi all'inizio, ho finito per apprezzare DOO e ciò che cerca di ottenere. Le soluzioni onnicomprensive tendono a finire per essere disordinate o eccessivamente complicate, ma in questo caso gli sviluppatori di DOO ha creato un'app semplice e facile da usare, sfruttando perfettamente il potente servizio che sta dietro esso. Devo ancora vedere come andrà a finire quando sarà completamente disponibile su tutti i dispositivi, ma finora sembra che manterrà le sue promesse.