צור כללי תיקיה ב-MS Outlook עבור דואר נכנס

רבים מכם ודאי משתמשים MS Outlook בתור לקוח אימייל. כמו כן, רוב הסיכויים שהשתלבת מספר חשבונות אימייל להעביר מיילים אליכם לקוח שולחני. בתרחיש כזה, כשאתה מקבל הרבה מיילים אז הופך להיות חשוב לדעת איך להפריד אותם ולבדוק קודם את החשובים שבהם.

במקום לעשות זאת באופן ידני, אולי תרצה תיקיות ייעודיות עבור סוגים שונים של מיילים כך שההודעות הנכנסות נערמות בתיקיות המתאימות. עבור אוטומציה כזו Outlook מאפשר לך ליצור כללים וחל אותו הדבר על כל דוא"ל נכנס. בהתאם לכך הוא דוחף את ההודעות לתיקיה שצוינה. הקונספט דומה ל מסננים ותוויות ב-Gmail.

לדוגמה, אני רוצה שכל המיילים מ-"Sandeep Agarwal" יגיעו לתיקיה בשם עצמי. הנה איך הגדרתי את הכללים עבורו.

שלבים ליצירת כלל דוא"ל

אותו תהליך חל על כל מיני חוקי אימייל. זוהי דוגמה מפורטת, המציגה את התהליך שהוזכר. תצטרך לבחור/להגדיר פרמטרים לפי מה שאתה רוצה.

שלב 1: נווט אל כלים לשונית ובחר באפשרות כללים והתראות.

שלב 2: התמקד ב כללי דוא"ל לשונית ולחץ על כפתור הקריאה חוק חדש (שנה כלל אם אתה משנה קיים).

שלב 3: תַחַת הישאר מאורגן סעיף להדגיש את הדרישה הבסיסית שלך (בחרתי, העבר הודעות ממישהו לתיקיה).

הערה: בתחתית אותו דו-שיח תמצא קטע שאומר שלב 2. עליך ללחוץ על כל קישור המוצג לאחר "החל את הכלל הזה לאחר הגעת ההודעה" וערוך את הדרישות שלך. בהקשר שלי זה היה:-

שלב 3(א): בחר את האנשים שעליהם ברצונך להחיל את הכלל (כלומר, הודעות דוא"ל המגיעות מהאנשים שנבחרו). הרשימה תציג רק אנשים שנוספו לאנשי הקשר שלך. לכן, עליך לוודא שהוספת את איש הקשר הרצוי לפני שתתחיל.

שלב 3(ב): בחר את התיקיה שאליה תרצה שהמיילים יועברו/ימסרו. אתה יכול גם ליצור תיקיה חדשה כאן.

שלב 4: לאחר מכן, תוכל לחדד את הכלל שלך על ידי הוספת אילוצים או פרמטרים נוספים לכלל הבסיסי. לדוגמה, הודעות עם ספציפי נושא. תצטרך גם לסמן את האפשרות המועדפת וללחוץ על הקישור שלה כדי לחדד את הכלל או להוסיף תיאורים.

שלב 5: אם יש כאלה חריגים לכלל שלא יכולת להגדיר בשלבים לעיל, תוכל לעשות זאת כאן.

שלב 6: כעת סיימת ויכול להיות שתבחר לעשות זאת סיים. עם זאת, אני מציע לך לבדוק הפעל את הכלל הזה עכשיו… ביחד עם הפעל את הכלל הזה. זה מבטיח שהודעות חדשות וקיימות העונות על הכלל יועברו לתיקיה המתאימה.

אלטרנטיבה מהירה יותר

אם אתה רוצה לקצר את התהליך (עם זאת, ייתכן שלא תוכל להגדיר כלל מפורט בצורה זו), עבור לתיבת הדואר הנכנס שלך ובצע את השלבים הבאים:

שלב 1: לחץ לחיצה ימנית על הודעה (מאדם של הכלל שלך למיפוי תיקיות) ובחר צור כלל.

שלב 2: סמן את התיבות עבור הפרמטרים שאתה רוצה להחיל, בחר את התיקיה שלך ולחץ על בסדר.

סיכום

זוהי דרך פשוטה לשמור על הודעות הדוא"ל שלך ב-Outlook מאורגנות יותר. כמו כן, תוכל להתמקד בהודעות דואר חשובות בקלות. התחל ותדע את היתרונות!