צור רשימה נפתחת (רשימת אימות) בחוברות עבודה של MS Excel

רוב האנשים, במשרד ובמקומות עבודה אחרים, מתחזקים גיליונות אקסל ל לעקוב אחר רישומים מסוימים והזנות נתונים. לפעמים אנחנו צריכים גם חוברות עבודה משותפות. כך או כך, קשה מאוד להצליב ערכי בדיקה ולאמת את נכונותם (במיוחד כאשר יש נפח עצום של נתונים).

במקום לדאוג לשגיאות, זה יהיה תרגול טוב ליצור את חוברת העבודה או הגיליונות בצורה כזו שהם מאמתים אוטומטית ערכים ומגבילים את המשתמש מלבצע קלט שגוי. זה בדיוק מה ש אימות מידע כלי, מתחת נתונים הכרטיסייה ב-MS Excel עוזרת לך לעשות זאת.

והיום נסתכל על אחת התכונות שלו איפה שאתה יכול ליצור תפריט נפתח עבור כל תא, שורה או עמודה והגביל את הזנת התא לנתונים מהרשימה. זה גם אומר שהמשתמש לעולם לא יוכל לעשות שגיאה.

שלבים ליצירת רשימה נפתחת

שלב 1: בחר את התא, השורה או העמודה שבה אתה מתכוון ליצור את רשימת האימות או הרשימה הנפתחת. בדוגמה שלי בחרתי בעמודה מס ה. לכן, המשתמש צריך להזין ערכים שעמודה E מוגבלת אליהם.

שלב 2: נווט אל נתונים לשונית ולחפש אימות מידע כלי מתחת כלי נתונים סָעִיף. לחץ על סמל זה ובחר אימות מידע להתחיל עם.

שלב 3: בחלון המוקפץ שמופיע, בחר רשימה מ להתיר רשימת d rop ממוקמת מתחת ל- הגדרות לשונית.

שלב 4: לאחר מכן, תצטרך להזין את מָקוֹר כלומר ערכים המהווים חלק מהרשימה או ערכים שניתן לבחור או להזין. אתה יכול להזין אותם ישירות ב- מָקוֹר תיבת טקסט (מופרדת בפסיקים).

לחלופין, תוכל לבחור טווח של תאים מהגיליון הנוכחי בחוברת העבודה והערכים של תאים אלה ייחשבו כרשימה. עם זאת, אם אתה רוצה ללכת עם אפשרות זו תצטרך להכין את הרשימה עוד לפני שלב 1.

הערה: שְׁמִירָה תפריט נפתח בתוך התא מסומן מציג את התפריט הנפתח בחוברת העבודה. אחרת, רק האימות עובד בזמן שהמשתמש צריך להקליד ערכים.

בעזרת זה התפריט הנפתח נוצר ומוכן לשימוש. המשתמש יכול לבחור כל ערך מהרשימה. והיופי הוא שזה מפחית כל כך הרבה מאמץ להקליד באופן ידני.

עם זאת, אם משתמש ינסה להזין ערכים (על ידי הקלדה ידנית) שאינם מהווים חלק מרשימת האימות, הוא יקבל הודעת שגיאה.

סיכום

זוהי רק אחת מהשיטות לאימות הזנת נתונים. לכלי יש אפילו יותר פוטנציאל ממה שאתה יכול לדמיין. נדבר על עוד מהתכונות שלו בעתיד הקרוב. עד אז השתמש בתפריט הנפתח וספר לנו על החוויות שלך.

האם תרצה לראות עוד מדריכים כאלה? שחרר את ההערות שלך!

עודכן לאחרונה ב-03 בפברואר, 2022

המאמר לעיל עשוי להכיל קישורי שותפים שעוזרים לתמוך ב-Guiding Tech. עם זאת, זה לא משפיע על שלמות העריכה שלנו. התוכן נשאר חסר פניות ואותנטי.