מצא במהירות הודעות דוא"ל ישנות ב-MS Outlook באמצעות קבוצות דוא"ל

בזמן שאנחנו בעבודה, מיילים נוטים לצרוך הרבה זמן. ואחת הסיבות היא שאנחנו לא יודעים את הטריקים של צפייה מהירה במיילים. כאילו, כשזה מגיע לשליפה של מייל ישן אנחנו בדרך כלל מתחילים לגלול קודם. בקושי דרך יעילה למצוא מיילים ישנים. אני מדבר בעיקר על שימוש MS Outlook (כי זה מה שרובנו משתמשים בעבודה) ותכונות נלוות.

בעבר סיפרנו לכם על הצגת קבצים מצורפים בחלונית קריאה. ובכן, זו דרך אחת לתפוס אימיילים בצווארם. אבל היום, נדבר על צפייה באימיילים בקבוצות ונראה איך זה יכול לעזור לך עוד יותר למצוא מיילים ישנים במהירות.

טיפ מגניב: אולי תרצה ללמוד כיצד להפעיל ולהתאים אישית את חלונית הקריאה, חלונית הניווט וסרגל המטלות. הנה המדריך של GT על ש.

שלבים לצפייה באימיילים בקבוצות

היתרון העיקרי של ביצוע הטריק הזה הוא שהוא באמת עוזר ומאיץ את תהליך שליפת האימיילים הישנים בשעת הצורך.

שלב 1: דבר ראשון, אתה צריך לוודא את זה הצג בקבוצות התכונה מופעלת בממשק שלך. אז, נווט אל צפה -> סדר לפי ולבדוק אותו דבר.

כאשר אתה מסמן הצג בקבוצות כמו מופעל, הודעות האימייל מסודרות כברירת מחדל בקבוצות של תַאֲרִיך (היום, אתמול, שבוע שעבר וכן הלאה). הסדר זה משמש כתיחום הגון.

שלב 2: אם אתה לא אוהב את ברירת המחדל או אם אתה רוצה לשנות את כלל הקיבוץ, עליך ללחוץ לחיצה ימנית על כותרת חלונית ההודעות שבה היא כתובה שאורגן על ידי… לאחר מכן תוכל לבחור את הקריטריונים קריטריונים חדשים לקיבוץ.

שימו לב שהכלל חל רק על התיקיה שנבחרה כרגע. אני בדרך כלל מקבץ לפי מ סעיף כשאני צריך הודעה קודמת.

שלב 3: אם יש לך רשימה ארוכה של אנשי קשר ומספר הודעות לכל אחד, אתה צריך דרך מהירה להגיע לזה. הפעם לחץ לחיצה ימנית על כותרת הקבוצה ואמרה למוטט הכל.

שלב 4: כאשר תעשה זאת כל הקבוצות יכוסו את רשימת ההודעות שהן מחזיקות. לחץ על סימן הפלוס עבור השרשור הנדרש וכל ההודעות בקבוצה זו יהיו זמינות במבט חטוף.

אפשרויות הקיבוץ האחרות שאני מוצא בהן שימושיות וצריכות לעתים קרובות הן אל, נושא, קטגוריות וחשיבות. אתה יכול למצוא את אלה משלך או ליצור תצוגה מותאמת אישית על ידי ניווט אל תצוגה -> סדר לפי -> מותאם אישית.

סיכום

השלבים שהוסברו לעיל הם רק ניסיון להשתמש ולנצל את התכונות הזמינות של MS Outlook. אני עוקב אחר אלה בחיי היום-יום. נסה את זה ואולי תרוויח כמה שניות בכל יום. אפילו זה מוביל לשיפור חיי העבודה שלך, לא?

עודכן לאחרונה ב-03 בפברואר, 2022

המאמר לעיל עשוי להכיל קישורי שותפים שעוזרים לתמוך ב-Guiding Tech. עם זאת, זה לא משפיע על שלמות העריכה שלנו. התוכן נשאר חסר פניות ואותנטי.