10 הטיפים והטריקים הטובים ביותר של מיקרוסופט כדי להשתמש בו ביעילות

מלבד אפליקציות פרודוקטיביות כמו Teams, פתק אחד, וחבילת Office, Microsoft מציעה גם תוכנת ניהול פרויקטים/מסד נתונים בשם Microsoft Lists. החברה מוגבלת בתחילה למשתמשי Microsoft 365 Enterprise ו-Education קבלת משתמשים כלליים לאפליקציה גם כן. אם אתה רוצה לנסות את זה, הנה הטיפים והטריקים המובילים של רשימות Microsoft לפעילויות שונות, כמו רשימת בדיקה לחוויית כניסה קלה.

1. השתמש בתבניות

אתה מקבל שתי אפשרויות ליצירת רשימות ב-Microsoft Lists - התחל מאפס או השתמש באחת מהתבניות המובנות. מבית Microsoft Lists, לחץ על רשימה חדשה ובחר אחת מתבניות ברירת המחדל.

בהתבסס על השימוש או ההעדפה שלך, אתה יכול לבחור תבנית כמו מעקב אחר בעיות, בקשות נסיעות, לוח זמנים של תוכן וכו'. בניגוד רעיון, אין דרך לעבור על תבניות מתוצרת קהילה ברשימות של Microsoft.

לאחר שתבחר תבנית, לחץ על השתמש בתבנית, ואתה מוכן להשתמש בה בתוך חשבונך.

2. התאם אישית את הרשימה שלך

כאשר עוסקים בעשרות רשימות ב-Microsoft Lists, חשוב להתאים אותן באופן אישי כך שלא תתקשה למצוא רשימה רלוונטית.

כאשר אתה יוצר רשימה חדשה, אתה יכול לתת לה שם ייחודי, תיאור, ולבחור צבע וסמל. האפשרויות מוגבלות, אבל זה עדיין טוב יותר מיריבים כמו Trello.

3. הוסף רשימות פריטים חדשות

בהתבסס על התבנית שבחרת, יש לך מספר אפשרויות להוסיף ערך לרשימות Microsoft.

לחץ על כפתור הוסף פריט חדש בחלק העליון וזה יפתח תפריט להוספת פרטי משימה/בעיה כמו כותרת, תיאורים, סטטוס, תאריך יעד, תאריך פרסום, כתובת אתר שפורסמה ועוד.

4. צור תצוגה חדשה

אתה יכול להציג את הערכים שנוספו גם בפורמט לוח שנה וגלריה. הנה איך.

שלב 1: לחץ על הסמל + בחלק העליון, והוא יפתח את תפריט צור תצוגה.

שלב 2: בחר לוח שנה או גלריה בתפריט הצג כ.

לחץ על כפתור צור בתחתית, ותוכל לבדוק את התצוגה החדשה מתפריט שלוש הנקודות.

5. ערוך ערכים ישירות

כברירת מחדל, Microsoft Lists משבית את העריכה ברשימות ישירות. עליך לבחור רשימה וללחוץ על סמל העריכה בחלק העליון כדי לבצע שינויים. זה יכול לקחת זמן. במקום זאת, אתה יכול ללחוץ על 'צא מתצוגת רשת' ולהוסיף ישירות ערכים חדשים ולערוך את הקיימים.

6. הוסף עמודה חדשה

בהתבסס על התבנית שבחרת, הרשימות יגיעו עם עמודות נחוצות. אתה יכול לגלול אופקית וללחוץ על אפשרות הוסף עמודה כדי לבחור את סוג העמודה שברצונך להוסיף לרשימות.

אתה יכול לבחור שורת טקסט בודדת, שורות טקסט מרובות, מספר, סקר כן/לא, פרסונה ועוד.

אתה יכול גם לבחור עמודות קיימות וללחוץ על לחצן החץ למטה כדי למחוק אותן.

7. מועדף רשימה

כשעובדים עם פרויקטים מרובים, עוקבי בעיות ומסדי נתונים אחרים, זה יכול להיות קשה לחפש רשימה שאתה מחפש.

מהבית של Microsoft Lists, לחץ על סמל הכוכב הקטן בראש הרשימה, והתוכנה תוסיף אותו כמועדף. כעת תוכל לגשת אליו בקלות מתפריט המועדפים הנפרד.

8. ערוך עמודה

האם ברצונך לערוך עמודה קיימת עם פרטים נוספים? אתה יכול לעשות זאת בקלות מתפריט עריכת עמודה.

ניקח את העמודה סטטוס כדוגמה ונערוך אותה ברשימה.

שלב 1: לחץ על סמל החץ למטה לצד העמודה סטטוס.

שלב 2: עבור אל הגדרות עמודה ובחר ערוך.

שלב 3: אתה יכול להוסיף שם חדש, תיאור, לשנות סוג עמודה ואפילו לבצע שינויים באפשרויות היוצאות.

ניתן גם להרחיב את תפריט האפשרויות הנוספות ולאפשר בחירה מרובה עבור עמודות. לחץ על כפתור שמור כדי להחיל את כל השינויים.

9. שתף רשימה

בעוד Microsoft Lists אידיאלי לשימוש אישי וניתן לשימוש עם חברי צוות. אתה יכול לעקוב אחר בעיות, נכסים, שגרות, אנשי קשר, מלאי ועוד בשיתוף פעולה של אחרים.

מדף הרשימות, לחץ על תפריט שלוש הנקודות ובחר שתף. אתה יכול לשתף קישור לפרויקט ואפילו להיכנס לתפריט הגדרות קישור כדי לבצע שינויים.

מתפריט הגדרות קישור, אתה יכול להוסיף פריטי עריכה, להגדיר תאריכי תפוגה, ואפילו להגדיר סיסמה כדי למנוע גישה לא מורשית לרשימה.

10. ייצוא ל-CSV

אם תרצו לערוך את הרשימה הקיימת ב-Microsoft Excel או לשתף את כל הרשימה בפורמט CSV, לחצו על ייצוא ל-CSV, והדפדפן יוריד את הרשימה בקובץ CSV.

צור ונהל מסד נתונים ברשימות Microsoft

לרשימות Microsoft לצרכנים עדיין חסרים דברים טובים כמו כללים ליצירת אוטומציה ברשימה ובגישה לאפליקציה לנייד. זה זמין רק עבור משתמשי Education ו-Enterprise.

רשימות מיקרוסופט מגשרת על פער חשוב ב מערכת אקולוגית של Microsoft 365. אינך צריך עוד להסתמך על אפליקציות כמו Trello או Notion כדי ליצור מסדי נתונים או לנהל פרויקטים. אתה יכול לעשות הכל ברשימות באמצעות האינטגרציה ההדוקה שלו עם אפליקציות Office. כיצד אתה מתכנן להשתמש ברשימות של Microsoft? שתף את הרעיונות שלך בתגובות למטה.