טיפים וטריקים מדהימים של ספריית מסמכים של SharePoint

SharePoint הוא כלי רב עוצמה ושימושי מאוד עבור עסקים קטנים וגדולים כאחד. עם זאת, לפעמים קשה להשתמש בכלים השונים, והמשתמשים עלולים להרגיש מוצפים מכולם. לכן, החלטנו לשתף מאמר זה על טיפים וטריקים של ספריית מסמכים של SharePoint שיעזרו לך. דנו גם בכמה מגבלות של ספריית מסמכים של SharePoint, כך שנוכל להיות מודע גם למגבלות של ספריית המסמכים. אתה מתרגש לדעת? מכיוון שאנו נרגשים לחלוק את הידע שלנו איתך על הגדרות ספריית המסמכים של SharePoint! אז בואו נצלול פנימה!

טיפים וטריקים מדהימים של ספריית מסמכים של SharePoint

אם אתה רוצה להשתמש ב-SharePoint ולהפיק ממנו את המרב, אז אתה צריך לדעת על כמה טיפים. במאמר זה, כיסינו את הטובים ביותר שיקלו ויעיל עליך להשתמש ב-SharePoint. היצמד עד הסוף כדי לדעת יותר.

מהי ספריית מסמכים של SharePoint?

לפני שנדון בטיפים וטריקים של ספריית מסמכים של SharePoint, תן לנו תחילה להבין מה זה בעצם. ספריית מסמכים של SharePoint היא סוג מיוחד של רשימה אך שונה מרשימה רגילה בהיבטים רבים. בספריית המסמכים של SharePoint, אתה יכול לשמור את המסמכים שלך, כגון תמונות, קבצים וקובצי PDF וכו'. אז בעצם רשימות משמשות לאחסון נתונים וספריות מסמכים משמשות לאחסון סוגים שונים של קבצים. בספריית המסמכים כאשר אתה שומר מידע כלשהו, ​​זה ייקרא כפריט. המשך לקרוא כדי לדעת כיצד לגשת להגדרות ספריית המסמכים של SharePoint.

כיצד לגשת להגדרות ספריית מסמכים של SharePoint

בצע את השלבים המוזכרים להלן כדי לגשת להגדרות ספריית המסמכים של SharePoint:

1. לך ל SharePoint במחשב האישי שלך.

2. הקלק על ה סמל הגדרות בפינה השמאלית העליונה.

3. בחר תוכן האתר מהתפריט.

4. לאחר מכן, בחר את המועדף ספריית מסמכים.

5. הקלק על ה סמל גלגל השיניים שוב.

6. בחר הגדרות הספרייה.

קרא את הסעיף הבא כדי לדעת על דוגמאות של ספריית מסמכים של SharePoint.

קרא גם:היכן נמצא תפריט הכלים ב-Outlook?

דוגמאות לספריית מסמכים של SharePoint

ישנם סוגים רבים של ספריות מסמכים עבור מקרי שימוש שונים. אתה יכול להשתמש בסוגים השונים של תבניות לפי הצורך שלך, ו-SharePoint עיצב אותם בצורה כזו שתמיד יהיה משהו שיתאים לדרישה שלך. להלן מספר דוגמאות של ספריית מסמכים של SharePoint:

• ספריית מסמכים - כאן אתה יכול לאחסן מסמכים ולשתף אותם עם אחרים.
• נכססִפְרִיָה - אתה יכול לאחסן קבצים גדולים יותר כמו סרטונים, תמונות ו שֶׁמַעקבצים בספרייה מסוג זה.
• תְמוּנָהסִפְרִיָה - ספריית תמונות היא סוג מיוחד של קובץ שבו אתה יכול לשמור בקלות תמונות.
• שקופיתסִפְרִיָה – זוהי ספרייה שימושית מאוד וכאן אתה יכול לשתף שקופיות. וכאשר אתה צריך להציג אותם בפגישה אתה יכול לעשות זאת בקלות עם Microsoft Powerpoint.
• ויקיעמודסִפְרִיָה - כאן אתה יכול לשמור דפי אינטרנט ו אינטרנטחלקים המכיל גם תמונות וגם טקסטים.
• מסִפְרִיָה - זה לבטח מקום לאחסן את כל שלך טפסים, הזמנות ו דיווחים.
• אֲתַרעמודסִפְרִיָה - זהו סוג מיוחד של ספרייה שבה אתה יכול לאחסן את שלך דפים.

אנו מקווים שזה עונה על שאלתך על דוגמאות ספריית מסמכים של SharePoint.

קרא גם:כיצד לפתור את SharePoint עריכת Web Part לא מותר

מגבלות ספריית מסמכים של SharePoint

מכיוון שלספריית המסמכים של SharePoint יש תכונות מעולות, ישנן גם כמה מגבלות וכדאי גם להיות מודע להן. להלן מספר מגבלות של ספריית מסמכים של SharePoint:

• אתה יכול לחסוך רק עד 30 מיליון פריטים ברשימה או בספריית מסמכים. עם זאת, אולי נראה שזה די והותר. אבל אם אתה מנהל חברה גדולה ומשתמש ברשימת SharePoint כאחסון הנתונים העיקרי שלך, אז אפילו 30 מיליון לא נראה עניין גדול.
• אתה יכול רק לראות 5k פריטים בתצוגה אחת.
• ל-SharePoint יש מערכת חיפוש חזקה מאוד. עם זאת, כאשר יש יותר מדי נתונים, זה עלול להביא לך את התוצאות השגויות ולא עובד כמו שצריך.
• אינך יכול להשתמש ברווחים כאשר אתה נותן שם SharePoint לספריית מסמכים.

שיטות עבודה מומלצות למבנה SharePoint

יש הרבה דברים שאתה יכול לעשות כדי להפוך את חוויית SharePoint שלך להוליסטית. להבין מה אתה צריך ומה לא חשוב מאוד כשמדובר בשימוש פרודוקטיבי במשהו. ואחרי שהפכת את חייך לקלים יותר, תוכל לשתף את החוויה שלך בקטע התגובות כיצד יישמת את הטיפים המשותפים להלן וכיצד הם הועילו לך. אבל לפני כן, עיין בטיפים וטריקים אלה של ספריית המסמכים של SharePoint.

1. תן שמות לוגיים

דבר אחד שאתה צריך לזכור הוא SharePoint והכלים שלו מיועדים לשיתוף פעולה. זו הסיבה שכל מה שאתה יוצר לא ישמש רק אותך אלא גם נגיש לעמיתיך או לעובדים שלך. לכן, עליך לתת שם לכל קובץ באופן הגיוני. אם אתה נותן שם שהוא מבלבל ואולי לא מובן לאחרים, אז בלי עובדי הקשר או עמיתים שלך יבזבזו יותר מדי זמן רק כדי להבין מה ספריית המסמכים מכיל. אל תבזבזו את זמנם של בני גילכם, אלא השקיעו את זמנכם כדי לתת שם ראוי.

2. יש סוגים שונים של ספרייה

כפי ששיתפנו ישנם סוגים שונים של ספריות מסמכים. לכן, אם אתה מאחסן את כל הנתונים שלך באחד, אז זה לא רק מגביל את השימוש בכלי אלא גם הופך את כל החוויה לרעה. לכן, אנו מציעים לך להשתמש בסוגים שונים של ספריות מסמכים כדי לשמור על ארגון הנתונים. זהו אחד מהטיפים והטריקים הטובים ביותר של ספריית מסמכים של SharePoint שאתה יכול לעקוב אחר בין שיטות העבודה המומלצות של מבנה SharePoint.

3. השתמש בגירסת מסמכים

כאשר אתה שומר מסמך מסוים, ייתכן שהזנת את הנתונים הלא נכונים או מסיבה כלשהי, הוא פגום. במקרה כזה, זה מתסכל ליצור את המסמך שוב. אז כדי לחסוך זמן ועבודה קשה, עליך תמיד להפעיל את גירסת המסמכים. בדרך זו, אתה יכול לשחזר את הגרסה הקודמת של קובץ. זוהי אחת מאפשרויות ספריית המסמכים הנוחות ביותר של SharePoint.

4. השתמש במטא תג

אתה יכול ליצור תיקיות ולשמור את המסמכים שלך שם. עם זאת, אנו מייעצים לך ליצור מטא תגיות עבור המסמכים שלך. זו בין שאר אפשרויות ספריית המסמכים של SharePoint עוזרת בחיפוש פריט מסוים בקלות. אבל אם אתה משתמש בתיקיות ולא בתגיות מטא אז זה די קשה לחפש קובץ מסוים וייקח לך יותר זמן. מדוע אנו ממליצים לכם להימנע מתיקיות? אם אתה משתמש בתיקיות, אתה מגביל את הסיווג לסוג מסוים בלבד. מטא תגיות לעומת זאת גמישות ומעניקות לך מגוון אפשרויות שונות.

5. לתת רשות

אם אתה אחראי על מחלקה מסוימת ומטפל בספריית המסמכים על ידך. אז זה לא רק מפעיל הרבה לחץ על הכתפיים שלך אלא גם גוזל יותר זמן ואינו יעיל. אם אתה משתמש ב-SharePoint, קל מאוד לתת הרשאות לאחרים. לכן אנו מייעצים לך להתיר, לערוך או ליצור ספריות מסמכים חדשות, גם לעובדים אחרים. זה לא רק יקל על הלחץ על הכתף שלך אלא גם יגדיל את הפרודוקטיביות של הארגון שלך.

6. להחזיק סוסים

רק אמרנו שכדאי לחלוק את הסמכות עם אחרים כדי להפוך את עבודת ניהול ספריית המסמכים לפחות מעייפת. עם זאת, אם מתמחה או עובד חדש הצטרף לארגון שלך, או אם מדובר בעובד ממחלקה אחרת. האם לתת להם גישה לספריית המסמכים ולתת להם את הסמכות לערוך אותה? כמו פעם מישהו אמר, עם כוח גדול מגיעה אחריות גדולה (מי אמר את התגובה הזו למטה). אז, אתה תמיד צריך לתת כוח רב למישהו בזהירות רבה. קבע מי אחראי ומי צריך את ההרשאות ואפשר רק אותן.

7. שם נכון

זוהי טיפים וטריקים של ספריית מסמכים של SharePoint בסיסית למדי. כפי שאמרנו בעבר שאינך יכול להשתמש ברווחים בין מילים בעת מתן שם לספריית מסמכים. אז האם כדאי להשתמש בסמלים שונים מכיוון שכתיבת השם רק באותיות קטנות תיצור בלבול? התשובה היא לא, אסור להשתמש בסמלים. בוא נראה איך זה ייראה כשאתה משתמש בסמלים. Duck*duck&go. זה לא מבלבל? אנו תמיד נציע לך להשתמש באותיות גדולות להבנה טובה יותר. לדוגמה, כתוב את השם כך, DuckDuckGo. זה מוזר וזו הסיבה שאתה צריך להשתמש בטריק הזה כדי לתת שם נכון לספריית המסמכים.

8. יש רק סוג אחד של תוכן

אנו ממליצים לך להחזיק רק סוג אחד של תוכן לכל ספריה. אל תתערבב עם הסוגים האחרים מכיוון שזה יכול ליצור בלבול. SharePoint אינו מאפשר לך לתייג בכמות גדולה כאשר אתה מעלה קובץ. כך שיש רק סוג אחד של תוכן יכול גם להיות מועיל אם אתה רוצה להוסיף תגים. זה גם יעזור לך למצוא מאמרים שונים בקלות. עקוב אחר הטיפ הזה לקבלת שיטות עבודה מומלצות למבנה SharePoint.

9. ארגן מידע

ארגון המידע חשוב מאוד. מכיוון ש-SharePoint היא פלטפורמת Microsoft, תוכל לשלב בקלות ולהשתמש ביישומי Microsoft אחרים עם SharePoint. אחת האפליקציות היא OneNote. אתה יכול להשתמש באפליקציית רישום הערות זו כדי לארגן את הרעיונות החדשים שלך במקום אחד.

10. לקרוא לקרוא לקרוא

רכישת ידע חשובה מאוד בכל פעם שאתה לומד משהו חדש. זה אותו הדבר כאשר אתה רוצה להשתמש ב-SharePoint. אם אינך לומד על הכלים השונים של SharePoint, לא ניתן להשתמש בפלטפורמה ביעילות. לכן, תמיד נציע לך ללמוד ממאמרים בבלוג, לעשות קורסים או לצפות בסרטוני YouTube, כדי לקבל מידע רב ככל האפשר.

מוּמלָץ:

• היכן מאוחסנים נתוני Steam?
• תקן שגיאת גירסת קובץ לא ידועה של Apex
• מה קורה כשאני מוחק את גיבוי iCloud?
• כיצד ליצור רשימת SharePoint

אנו מקווים שמאמר זה עזר לך לדעת על טיפים וטריקים של ספריית מסמכים של SharePoint, הגדרות ספריית מסמכים של SharePoint ודוגמאות של ספריית מסמכים של SharePoint. אם עדיין יש לך שאלות, אל תשכח לשתף אותן בקטע התגובות והצוות שלנו יטפל בהן. אתה יכול גם לספר לנו אילו נושאים אתה רוצה לחקור בהמשך, ואנו ננסה לכתוב על כך מאמר ייעודי. אתה יכול גם לשמור את האתר שלנו בסימנייה שלך לעיון עתידי. תודה שקראת.