מהם היתרונות של SharePoint? – TechCult
Miscellanea / / April 07, 2023
SharePoint משולבת עם Microsoft Office, מה שאומר שמשתמשים יכולים ליצור, לערוך ולשתף פעולה מסמכים באמצעות יישומי Office מוכרים, כגון Word, Excel ו-PowerPoint, ולאחר מכן שמור אותם ישירות SharePoint. כאן, שוחחנו על היתרונות של שימוש ב-SharePoint לניהול מסמכים ובדקנו אם האפליקציה מתאימה לעסקים או לכל סוג של עבודה שאתה מבצע. בשל היתרונות השונים שאמורים להתגלות במאמר, אנשים נקטו באפשרות זו. כמו כן, תנקה את הספקות שלך כמו SharePoint PaaS או SaaS. אז תן לנו לקרוא על היתרונות של SharePoint כדי לדעת יותר על זה.
תוכן העניינים
מהם היתרונות של SharePoint?
SharePoint מספק מיקום מרכזי לאחסון וניהול כל סוגי המסמכים, מה שמקל על חברי הצוות לגשת לקבצים ולשתף בהם פעולה מכל מקום ומכל מכשיר. כאן תוכלו להכיר את היתרונות של SharePoint, יתרונות SharePoint לעסקים, לנקות את השאילתות שלכם כמו SharePoint PaaS או SaaS או לא ועוד הרבה יותר בפירוט.
מה זה Microsoft SharePoint?
Microsoft SharePoint היא פלטפורמה חזקה, גמישה ורב-תכליתית לשיתוף קבצים בין עובדי Office. אתה יכול לקרוא את המידע בסעיף כדי לעזור להבין את מצגת היתרונות של SharePoint.
- הוא מורכב ממערכת מאובטחת מבוססת אינטרנט וניהול מסמכים ומופעל על ידי Microsoft.
- יישום זה משמש לשיתוף מסמכים, חיפוש מתקדם ושיתוף פעולה בתוכן. יחד עם אלה, הוא תומך גם בפעולות בסיסיות כמו שיתוף מידע, שקיפות ושיתוף פעולה.
- יותר מ-75% מחברות Fortune 500 משתמשות באפליקציה הזו כדי לייעל תהליכים עסקיים, ובכך להפחית את העלויות הכרוכות בכך. לכן, אם אתה מבולבל מהשאלה האם SharePoint ראוי, אולי אתה יכול לסמוך על הבחירה של MNCs.
- ממשק המשתמש הקל לשימוש ומעוצב היטב, בדומה לזה של Office 365, עוזר להשיג את חווית המשתמש הטובה ביותר.
- הדרישה היחידה לשימוש בפלטפורמה היא להיות בעל דפדפן אינטרנט פונקציונלי וחיבור אינטרנט פעיל.
קרא גם:כיצד לפתור את SharePoint עריכת Web Part לא מותר
לאחר קריאת ההקדמה הכללית של אפליקציית SharePoint, ייתכן שיוצגו לך שאלות נוספות כמו SharePoint PaaS או SaaS. המשיכו לקרוא את המאמר כדי למצוא את התשובות גם לשאלות אלו.
היתרונות של SharePoint המסייעים בניהול העסק ופעילויות אחרות ניתנים בחלק זה. זה יכול לעזור בכוונון עדין של האנדרסטייטמנט שלך לגבי האפליקציה, וכך להחליט את התשובה לשאלה האם SharePoint ראוי.
1. ניהול מסמכים ושיתוף פעולה
השימוש העיקרי באפליקציה זו הוא לנהל מסמכים ולהבטיח ששיתוף הפעולה נעשה בצורה מושלמת. אתה יכול לארגן את המידע של החברה לגישה קלה, גישה וייעול זרימת המידע, ולגשת לאחסון בענן באמצעות מכשירים ניידים. היתרונות הכלליים של השימוש ב-SharePoint לניהול מסמכים מפורטים להלן.
- זה עוזר לקבל החלטות טובות יותר, לעמוד בזמנים, להבין את האסטרטגיה העסקית המשותפת ולהשתמש בתכונת הניידות כדי לאפשר שיתוף קבצים בקליק. מסגרת ענן שומרת את הקבצים בענן.
- שתף מסמכים לקבלת משוב או סקירה והערה בנפרד בזמן אמת, שמור את הקובץ בספריית SharePoint, ספק גישה לבעלי עניין, וקבל מידע אינטימי לאחרים על העריכה באמצעות דואר אלקטרוני.
- תכונה דומה נוספת לבדיקה היא תכונת Metadata שעוזרת לשמור מידע למעקב אחר מסמכים ולאחד קבצים לפרויקט אחד. כמו כן, ניתן ליצור עמודה אחת לכל פריט במקום תיקיות בהיררכיה. זה עוזר לסנן נתונים ולקבל מידע במהירות.
- שפר את זרימת העבודה וקבלת ההחלטות כאשר האפליקציה מסנכרנת אוטומטית את השינויים שבוצעו על ידי חברי הצוות במסמך, ומכאן, ביטול גרסאות מרובות. יחד עם זה, אתה יכול לראות את כל היסטוריית הגרסאות של המסמך ולרשום את העורכים במסמך.
- יחד עם בקרת גרסאות, תכונות אחרות כמו צ'ק-אאוט וצ'ק-אין של מסמכים, חיפוש מסמכים, התראות הרשאות, תבניות מותאמות אישית של זרימת עבודה של מסמכים והתרעות על מסמכים, מאפשרים לך להתחבר באופן מיידי עם חברי הצוות באמצעות צ'אט ו שתף מסכים.
2. ניהול תוכן
לצד זאת, ניתן להשתמש בו להכנת ותזמון תכנים, לרבות מסמכי אופיס, לפרסום באתרים שונים באינטרנט ובפלטפורמות חברתיות. את היתרונות של שימוש ב-SharePoint לניהול מסמכים והפצת תוכן ניתן לייחס לתכונה שצוינה. זה עוזר לשתף תוכן בתוך ומחוץ לארגון, ליצור ולערוך משימות ולהמיר מסמכים מפורמט אחד למשנהו, כולל פורמטים של PDF, Word ו-Excel. בנוסף, ניתן להשתמש בו כדי ליצור, לשנות ולמחוק את התוכן של כל אתר שנוצר, או אפילו ליצור אתר חדש מאפס.
3. ייעול מהיר של תהליך עסקי
יחד עם חווית משתמש עקבית ויעילה, אתה יכול לאסוף ולארגן נתונים במקום אחד, וכן מידע מספקים, תקשורת עם לקוחות או אינטראקציות עם שותפים נאספים בצורה מונחה פתרונות. צור פורטלים של בינה עסקית והצג את הנתונים בלוח המחוונים, בפורטלים באינטרנט או בכרטיסי מידע כדי לקבל החלטות טובות יותר. עקוב אחר העדפות הלקוח, חיזוי תנודות בביקוש והיצע, איסוף ופרסום נתונים המאוחסנים בפורטל וביצוע הם נגישים למשתמשים בארגון, ומחלצים ומפרסמים מידע ממקורות כמו Excel, OneNote ו-Microsoft SQL שרת. בנוסף, התכונות הבסיסיות כמו ניהול גרסאות של קבצים, אינדקס, אפשרות חיפוש מתקדם וממשק אינטרנט מאפשרים ייעול תהליכים עסקיים.
התכונות הבאות הן יתרונות של SharePoint שעליך לשקול כדי לבחור בפלטפורמה חד-תכליתית.
4. פונקציונליות רב-תכליתית מובנית
לאפליקציה פונקציה מובנית המתאימה לעבודות רב תכליתיות ולספק גמישות בפעולות ההסטה. יכולת ההתאמה של האפליקציה לשימוש עבור אפשרויות שונות היא כמפורט להלן.
- נהל פונקציונליות פנימית: הוא מסייע בשיתוף מידע, תזמון משימות וניהול אנשי קשר, ובכך משמש כאתר פנימי לחברה. בשל כך, נראה שהיתרונות של שימוש ב-SharePoint לניהול מסמכים עוזרים לתפקוד תקין.
- גישה ספציפית למנהלי מערכת: בהתבסס על מצב המסמך, מנהל מערכת יכול להקצות רמות הרשאות שונות למשתמשים ולאפשר לבעלי עניין לשתף ולערוך אותם.
- פעולות אחרות: בנוסף לניהול קבצים ושיתוף מסמכים, ניתן להשתמש בכך לצורך קבלת מידע עסקי, ניהול אתרי רשתות חברתיות וביצוע פעולות וירטואליות אחרות.
5. מינהל מרכזי
באמצעות לוח המחוונים היחיד, תוכל לקבל גישה מהירה לתכונות התפעול, כולל הגדרות אבטחה, אתרי גיבוי ונתוני אתר, לבצע שחזורים ולעדכן הרשאות.
- העבר נתונים, עקוב אחר מסמכים ונהל אותם, וייעל ואוטומציה של תהליכים ופעולות עסקיות, מה שמקל על העבודה על פרויקטים קבוצתיים.
- השתמש בשירות VPN תוך כדי חיבור לרשת בשרתי החברה כדי לגשת לנתונים ולמסמכים, ומכאן לסייע בניהול קבצים.
6. התאמה אישית
תכונה בסיסית נוספת היא התאמה אישית, שהיא היכולת לשנות או לשמור על תכונות ברירת המחדל. בנו אלמנטים מותאמים אישית, התאם אישית את הממשק או צור ממשק משתמש אישי, והשתמש בפונקציית הגרירה והשחרור כדי לשפר את חווית המשתמש בקלות. כמו כן, אתה יכול לשנות את אתר האינטראנט בהתבסס על עיצוב, ניווט, תוכן ותכונות.
7. איחוד אתרים
האפליקציה מאפשרת לשלב את כל האתרים וסביבות העבודה המשותפות בפלטפורמה אחת, ובכך להוזיל את עלות ניהול האתר. חברי הצוות הפנימיים יכולים לגשת ולנהל את אתרי האינטרנט והאינטראנט המאוחדים, מה שעוזר להם לנהל מסמכים ולשנות בקרת גישה. בנוסף לכך, הם יכולים ליצור אתרי אינטרא-נט לנוחות פנימית, להפוך משימות לאוטומטיות ולפתח יישומים מותאמים אישית.
8. שילוב
אם תרצה שתהיה לך פלטפורמה מאוחדת לשילוב עם פלטפורמות אחרות, תוכל לקרוא תכונה זו ביתרונות של SharePoint. האפליקציה משתמשת בטכניקות אינטגרציה קלות כמו SOAP או Simple Object Access Protocol, XML או Extensible Mark-up Language, ומטפלים באירועים עבור מסמכים ורשימות. בנוסף ליישומים עסקיים כמו Microsoft Office Suite, MS Exchange Server, MS Unified תקשורת, ERP, CRM ומערכות Back Office אחרות, אתה יכול לשלב דפדפני אינטרנט ואינטרנט יישומים. המגבלה היחידה היא שגרסת SharePoint Online מוגבלת לדפדפני אינטרנט של Microsoft Edge ו-Internet Explorer.
9. אבטחה משופרת
עם תכונות האבטחה המתקדמות המשתמשות בחומת אש כדי למנוע שימוש לא מורשה, אתה יכול לנהל ביעילות נתונים עסקיים ולאחסן מידע בפתרונות ענן. שדרוגי זרימת עבודה ואימות מתעדכנים באופן שוטף כדי להפחית את הסיכון להפסקות וגישה לא מורשית ומכאן לספק שלמות נתונים אמינה.
כדי להבטיח שהמידע הסודי שלם, תצורות האבטחה, הגישה והעריכה נעשות ברמת המסמך או הפריט. בנוסף, אתה יכול להגדיר הגדרות שונות לשליטה ביכולת השיתוף, האחסון, הביקורת, הצפנת נתונים חזקה וגיבוי בענן כדי לשמור על בטוח ומאובטח של הנתונים. יתרון נוסף של SharePoint הוא שהוא מאפשר לך להגדיר הגדרות אבטחה לרמות קבצים בודדות או עבור קבוצה מסוימת של מסמכים, אתרים, תיקיות ורשימות כדי למנוע את כל סיכוני האבטחה.
10. פתרון בעיות
נקודה נוספת ביתרון של SharePoint היא שהיא פועלת כתחליף לשיטה המסורתית של דרישה ממפתחי אינטרנט לשפר או ליצור מערכת ניהול מסד נתונים. היא משתמשת ב-APIS או בממשקי תכנות יישומים כדי לסייע בניהול מסדי נתונים גם ב-SharePoint Online וגם ב-SharePoint Server. יש לזה תכונה רספונסיבית מאוד שעוזרת לשמור תיעוד של דוחות עסקיים ומענה לשאלות לקוחות וגם להגיב לארגון ולעזור ביצירת פתרונות. קל לנהל את קישוריות הנתונים העסקיים ולבצע את הפעולה לפי דרישה.
קרא גם:טיפים וטריקים מדהימים של ספריית מסמכים של SharePoint
יתרונות SharePoint לעסקים
אפליקציית Microsoft SharePoint משמשת ליצירת יישומים ואתרים רבים ולביצוע פעולות השיתוף. יתרונות SharePoint לעסקים ניתנים בנקודות שלהלן.
- יישומי זרימת העבודה, מסדי הנתונים של רשימה, תכונות האבטחה וחלקי אינטרנט אחרים מאפשרים לנו ליצור מוצרים חדשים הכוללים אתרי אינטרנט ואתרי משנה קשורים.
- יתרון נוסף של SharePoint לעסקים הוא שהוא מסייע בחיבור ושיתוף פעולה עם צוותים עסקיים אחרים, קיום פגישות ודיון במושגים שונים.
- צור רשתות אינטראנט או פרטיות כדי לארגן ולאחסן בהן נתוני חברה. פונקציה זו היא כמו אתר אינטרנט וניתן לנהל בקלות את ערכי הקבצים בשרת האינטראנט.
- צור אתרי משנה למחלקות שונות כגון שיווק, כך שסיווג המידע אפשרי וזיהוי נתונים ספציפיים יכול להיות פשוט. ניתן לקחת זאת כהטבות של SharePoint לעסקים מכיוון שהוא יכול לצמצם את הזמן המושקע בחיפוש מידע.
מצגת יתרונות SharePoint
מקרי השימוש או האפשרויות לשימוש ב-SharePoint מפורטים בסעיף זה. אתה יכול למצוא את מצגת היתרונות של SharePoint הרשומה בסעיף ולראות אם הפלטפורמה מתאימה כפלטפורמה מרובת משימות.
- ניהול מידע מפתח- שיתוף קבצים ותחזוקת קבצים בספריית המסמכים היא תכונת המפתח, שבה ניתן לבדוק כל מידע רלוונטי. בנוסף לכך, הפלטפורמה יכולה לשמש כ-People directory, כלומר ניתן לבדוק את הנתונים של אנשים שיש להם גישה לערוך או לשתף קבצים ועוד ועוד.
- ניהול אתר- יתרון נוסף בשימוש ב-SharePoint הוא יצירה וניהול של אתרי אינטרנט. זה יכול לשמש ליצירת אתרים אישיים ולהשתמש בהם כיומן אישי, או ליצור אתרי בלוג כדי לשתף מידע בעל ערך למגוון רחב של קהלים. מצגת יתרונות נוספת של SharePoint היא שאתה יכול להשתמש באתרי רשתות חברתיות ארגוניות כמו Yammer.
- ניהול אירועים- פלטפורמה זו יכולה לשמש לניהול כל אירוע וירטואלי שמתארח באינטרנט. כפי שצוין קודם לכן, זה יכול לשמש כמדריך אנשים ולתעד את המידע של האנשים באירוע. יחד עם זה, אתה יכול לערוך סקרים ולפרסם שאלות בפורומי הדיון כדי לקבל את דעתם של אנשים.
האם SharePoint PaaS או SaaS?
SharePoint הוא א SaaS, אשר נקרא בקיצור תוכנה כשירות. SaaS הוא שילוב של IaaS או Infrastructure as a Service, PaaS או Platform as a Service, Application and Data. שירות משולב זה מסייע בהפיכת הפלטפורמה לבת קיימא ואמינה. כדי לשים את התשובה לשאלה האם SharePoint PaaS או SaaS, נוכל לכתוב את זה כ:
SaaS = IaaS + PaaS + יישום + נתונים
- מודל שירות זה מציע זמן פעולה גבוה עבור רוב השירותים עד 99.99 SLA, שבהם, ה-CSP או ספק שירותי הענן מבצעים את רוב הפעולות.
- מכיוון שרוב ההגדרות מוגדרות מראש על ידי פלטפורמת מיקרוסופט, מספיק להגדיר את רשומות ה-DNS של הפלטפורמה.
- הפלטפורמה היא SaaS מכיוון שהיא יכולה לסייע בניהול יישומים, נתונים, תיקוני אבטחה, מערכות הפעלה, חומרה ומתקנים הקשורים למרכז הנתונים.
- שירות SaaS בפלטפורמה מסייע בניהול אוטומציה של זרימת עבודה לעסקים. לתהליך של כל פעולה יש שלושה שלבים, שהם, פרסום המידע לאישור, איסוף משוב על הקבצים והתראה לאדם הבא במייל על מצב הפריט. מכיוון שיש לך את התשובה לשאלה האם SharePoint PaaS או SaaS, אתה יכול להבין את התכונה הטובה ביותר של השירות. זרימת עבודה בלתי פוסקת זו שהוזכרה קודם לכן מסופקת על ידי שירות SaaS לפלטפורמה.
האם SharePoint ראוי?
כן. Microsoft SharePoint היא אכן פלטפורמה ראויה שכן ניתן להשתמש בה למטרות שונות. בהיותה אפשרות חסכונית, זה מאפשר לך להשיג יתרונות רבים בפלטפורמה הנחשבת. אתה יכול לשקול זאת כאשר אתה מחליט לרכוש אפשרות חלופית לשיתוף קבצים. עם זאת, התשובה האמיתית לשאלה האם SharePoint ראויה תלויה בדרישת המשתמש לפתור בעיות מיידיות וארוכות טווח. כמו כן, זה מתאים מאוד אם אתה מחפש אפשרות להתאים אישית את האינטראנט.
מוּמלָץ:
- כמה זמן יאהו שומרת חשבונות דוא"ל ישנים?
- כיצד אוכל להסיר ולהתקין מחדש את Outlook
- טיפים וטריקים מדהימים של SharePoint שאתה צריך לדעת
- כיצד ליצור רשימת SharePoint
המאמר מסביר על היתרונות של SharePoint אפליקציה. אנו מקווים שהצלחת לדעת על היתרונות של SharePoint לעסקים, וניקית את השאילתה שלך לגבי SharePoint PaaS או SaaS או לא. אנא עזור לנו להשתפר על ידי שיתוף השאילתות וההצעות שלך בקטע ההערות. כמו כן, ספר לנו איזו מהתכונות הללו נראית לך מועילה.
אילון הוא סופר טכנולוגי ב-TechCult. הוא כותב מדריכי הדרכה כבר כ-6 שנים וכיסה נושאים רבים. הוא אוהב לכסות נושאים הקשורים ל-Windows, אנדרואיד, ואת הטריקים והטיפים האחרונים.