שיטות העבודה הטובות ביותר של SharePoint לניהול מסמכים - TechCult
Miscellanea / / May 01, 2023
SharePoint הוא אחד הכלים הטובים ביותר עבור עסקים לתקשר עם העובדים שלהם ולנהל את הנתונים שלהם. אז אם אתה בעל חברה קטנה או אחת מחברות Fortune 500, הכלי הזה יכול לעזור מאוד! אנחנו גם צריכים לזכור של-Microsoft SharePoint יש תכונות רבות ואם משתמשים בו נכון נוכל להפוך את העבודה היומיומית שלנו ליעילה. אז במאמר זה נשתף אתכם בשיטות מומלצות של SharePoint לניהול מסמכים כדי להשתמש בכלים במלוא הפוטנציאל שלהם. האם אתה נרגש להכיר את שיטות העבודה המומלצות לניהול ידע של SharePoint? אם כן אז התחושה הזו היא הדדית, שכן אנחנו גם נרגשים לחלוק את הידע הזה.
תוכן העניינים
שיטות העבודה הטובות ביותר של SharePoint לניהול מסמכים
מאמר זה מכיל כמה מהשיטות המומלצות שתוכל להשתמש בהן לניהול יעיל יותר ב-SharePoint. אז אם אתה מתחיל שעדיין מנסה להתמצא, המשך לקרוא עד הסוף כדי לדעת עוד דברים שימושיים על SharePoint שיטות עבודה מומלצות לניהול מסמכים.
מה זה SharePoint?
לפני שנגיע לשיטות העבודה המומלצות של SharePoint לניהול מסמכים, תן לנו לקרוא קצת על SharePoint. SharePoint משמש בעיקר ליצירת אתרים. זהו אחד הכלים הטובים ביותר שנוצרו אי פעם על ידי מיקרוסופט לשיתוף, ניהול וגישה למידע עם מכשירים מרובים. זה פותח בשנת 2001 ויש לו יותר מ 200מִילִיוֹןמשתמשים פעילים. למרות ש-SharePoint לא מקבל עדכונים לעתים קרובות. אבל למרות זאת, זהו אחד הכלים המפורסמים ביותר ב- Microsoft 365.
דבר נוסף, שאתה צריך לזכור הוא שזו לא אפליקציה אלא פלטפורמה. ההבדל העיקרי בין אפליקציה לפלטפורמה הוא שאפליקציה מבצעת משימות ספציפיות, בעוד שפלטפורמה היא המקום שבו ניתן לבנות אפליקציה או אתר אינטרנט. לפשטות, אפליקציה או אתר הם המוצר, והפלטפורמה היא המפעל, שבו המוצר מיוצר.
קרא גם:כיצד לפתור את SharePoint עריכת Web Part לא מותר
שיטות העבודה הטובות ביותר של SharePoint
פלטפורמת מיקרוסופט זו משמשת בעיקר לאחסון, ניתוח ושיתוף נתונים. לכן, אתה צריך להבין את השיטות המומלצות שאתה יכול לבצע כדי לעשות זאת בצורה יעילה יותר. כדי לתת לך הסבר ברור יותר, חילקנו את הטיפים לשני חלקים שונים, שיטות עבודה מומלצות של SharePoint לניהול מסמכים ושיטות עבודה מומלצות של ספריית מסמכים גדולה של SharePoint. אז בואו נכיר כל אחד מהם בפירוט.
הטוב ביותר SharePoint תרגול עבור ניהול ידע
אז ראשית, נשתף כמה מהשיטות הטובות ביותר לניהול ידע של SharePoint שצריך ליישם.
1. שיתוף פעולה עם אחרים
לצמיחה של חברה, יש צורך בשיתוף פעולה עם אחרים. ללא שיתוף פעולה, לא ניתן לקיים תרבות עבודה בריאה, ולכן זה יגרום לקיפאון. אז אל תשכח ש-SharePoint הוא לא רק אתר נהדר לניהול מידע, אלא יש לו גם כלים לשתף פעולה עם הצוות. נצל אותם והישאר מחובר. אז זה פתר את השאילתה שלך לגבי שיטות מומלצות למבנה תיקיות SharePoint.
2. שימוש ב-Meta Tags
למשתמשים רבים יש שאלות כמו שיטות מומלצות למבנה תיקיות SharePoint. אבל נמליץ לך להשתמש בתגיות מטא במקום בתיקיות. חשוב מאוד להשתמש בתגיות למיון מידע שונה בצורה יעילה. אנשים רבים עדיין משתמשים בתיקיות לסיווגים, אך ברוב המקרים השימוש במטא תגיות יעיל יותר. אם אינך משתמש ב-SharePoint באינטרנט, ייתכן שאינך מכיר מטא תגיות, וזה בסדר. אבל עכשיו כפי שאתה יודע את זה, נבקש ממך להשתמש בפונקציה זו. כי על ידי שימוש רק בתיקיות אתה מגביל לעצמך יותר גמישות.
אנחנו לא אומרים שכדאי להשתמש בתיקיות בכלל, אבל תגים נותנים נגישות טובה יותר למידע וניתן לגשת אליהם מהר. זו הנקודה הראשונה שעליך לעקוב אחר שיטות העבודה המומלצות של מבנה SharePoint.
3. הקצאת הרשאות
זוהי עוד שיטות מומלצות נהדרות של SharePoint לניהול מסמכים. כמו שאמרנו חשוב לשתף פעולה. אז, אם אתה רוצה לעקוב אחר הטיפ הזה, אז דבר אחד לעשות הוא להקצות הרשאות. מבלי לתת אישור מתאים אתה מגביל את הצוות מלבצע משימות מסוימות, ובכך מעכב תהליכים רבים בדרך. זו הסיבה שאתה צריך לזכור זאת; עבדו כצוות והקצו את ההרשאה הנכונה לאנשים הנכונים, כך שלא תצטרכו לבצע את כל המשימות לבד. עם זאת, חשוב גם לציין שאסור לתת סמכות לכולם, ולהגביל את עצמך מלאפשר לכל חבר להשתמש בכל כלי ולערוך הכל. זה יכול ליצור בלבול.
4. שימוש ב-AAR
AAR או פשוט After Action review היא מערכת סקירה שפותחה לראשונה על ידי הצבא האמריקאי. אתה יכול להשתמש במערכת זו בארגון שלך, במיוחד בפלטפורמת SharePoint. בעניין AAR ניתנת סקירת מומחים לעובדים לצורך שיפור יכולת קבלת ההחלטות שלהם.
מומחים נותנים את דעתם כיצד ומדוע מתבצעת פעולה מסוימת, ומה ניתן לעשות טוב יותר. הם עזרו לעובדים לתקן את התקלות ולתקן את הליקוי. מערכת זו מעניקה לצוותים דרך טובה יותר לקבל החלטות מושכלות ובתמורה, מגדילה את הפרודוקטיביות.
5. יצירת ארכיטקטורת מידע
גם יצירת ארכיטקטורת מידע חשובה מאוד. ללא חזון ברור, הסיווג שלך של מידע חשוב יכול להיות די מבולגן. זו הסיבה שקודם לשבת ולחשוב איך אתה רוצה לשתף את המידע ואז רק להוסיף אותו לאתר.
ניתן לעשות זאת ב-SharePoint כקובצי רשימה ותלוי אך ורק בצורך שלך. כפי שאמרנו קודם, זהו כלי רב עוצמה עם תכונות רבות, עם שימוש ספציפי. כדאי גם להימנע משימוש בכל התכונות מכיוון שזה יכול להפוך את הדברים למבולגנים יותר. לכן, חשוב מאוד לחשוב על המטרות העיקריות שלך בעת שיתוף מידע ולאחר מכן ליצור ארכיטקטורת מידע. זוהי עוד נקודה חשובה מאוד של שיטות עבודה מומלצות של מבנה SharePoint.
6. שמירה על נתונים רגישים
חשוב מאוד לשמור על מידע רגיש חיוני בטוח כך שרק חברים מורשים יוכלו לגשת אליו. בלי לעשות זאת, אתה מסתכן שאתה מקריב את הפרטיות והבטיחות של הארגון שלך.
קרא גם: מהם החסרונות של SharePoint?
הטוב ביותר SharePoint תרגול עבור ספריית מסמכים גדולה
כאשר אתה מטפל בארגון גדול, אתה עלול להתמודד גם עם קבצי נתונים גדולים. אז אם אתה רוצה לדעת איך לארגן את המסמכים הגדולים האלה ביעילות, הנה כמה שיטות עבודה מומלצות של ספריית מסמכים גדולה של SharePoint.
1. שימוש בגרסאות מסמכים
כאשר אתה עורך או יוצר משהו, במקרה זה, ספריית מסמכים, טעויות יכולות לקרות. במיוחד כשהקבצים די גדולים. זו הסיבה להתמודדות עם בעיה זו, מיקרוסופט הציגה את פונקציית גרסאות המסמכים. בעזרתו תוכלו לנסוע בקלות לעבר! זוהי דרך יצירתית לומר שאתה יכול לשחזר את הנתונים הקודמים לפני העריכה.
לכן אנו מציעים לך להפעיל את אפשרות גרסאות המסמכים ב-SharePoint. בדרך זו, אתה יכול להחזיר את הגרסה ששונתה של קובץ.
2. שימוש בתצוגות
כבר אמרנו לך להשתמש במטא תגיות, במקום בקבצים. ואחת הסיבות לטיפ הזה היא שאם אתה משתמש במטא תגיות, אז אתה יכול להשתמש בתצוגות כדי לאתר ולמצוא קובץ ביתר קלות. מכיוון שתצוגות מאפשרות לך לגשת לקבוצות, מסננים ופונקציות מיון. לכן, כדי להפוך את חוויית החיפוש שלך ללא בעיות, השתמש בתגים והצג פונקציונליות.
3. הימנעות מרווחים
זה אולי נראה דבר שולי אפילו לשקול, אבל בבקשה אל תתעלם מנקודה זו. מכיוון שכתובות URL של SharePoint אינן מאפשרות לך לכלול רווחים. אנשים רבים משתמשים בתווים כמו &,* ו-# במקום רווחים, אבל זה יכול גם לגרום לבעיות במציאת קובץ מסוים. אבל אם אתה לא משתמש בשטח אז, שם הקובץ יכול להיות קשה לקריאה. אז הנה מה שאתה יכול לעשות, אל תקרא ספרייה כמו Duck Duck Go. במקום זאת תקרא לזה כך, DuckDuckGo. השתמש באותיות גדולות כדי להפוך את השם לקריא.
4. שימוש ב-Content-Type
בדיוק כמו תגיות, חשוב גם להשתמש בסוגי תוכן. השתמש בסוג תוכן אחד לכל ספריית מסמכים ויהיה נוח יותר לסווג מידע.
5. הפעלת התראות
כאשר ישנם משתמשים רבים באתר, קשה מאוד לעקוב אחר כל שינוי שהם מבצעים. אז אם יש הרבה עובדים באתר שיש להם הרשאה לערוך או להעביר מידע ואתה רוצה לדעת מתי הם עושים זאת, אז הפעל התראות. כמו SharePoint ישלח לך הודעה בכל פעם שמישהו משנה משהו. החלק הטוב ביותר בפונקציה הספציפית הזו הוא שהיא אינה מגבילה את עצמה למנהלי מערכת בלבד. במקום זאת, כל משתמש יכול להגדיר התראה כדי לדעת על השינוי.
מוּמלָץ:
- כיצד להשתמש ב-ChatPDF כדי לנתח ולקבל תשובות מה-PDF שלך
- מהם היתרונות של SharePoint?
- טיפים וטריקים מדהימים של ספריית מסמכים של SharePoint
- כיצד לפתור את SharePoint עריכת Web Part לא מותר
אנו מקווים לאחר קריאת מאמר זה הבעיה שלך, שיטות עבודה מומלצות של SharePoint לניהול מסמכים, נפתרה כעת. אם עדיין יש לך בעיות, אל תשכח להשתמש בקטע התגובות והצוות שלנו ידאג לזה. תוכלו גם להמליץ לנו על נושא חדש בתגובות, וננסה כמיטב יכולתנו לכתוב על כך מאמר ייעודי. שמור את האתר שלנו בסימנייה לעיון עתידי. תודה שקראת.
אלכס מונע מתשוקה לטכנולוגיה ותוכן משחקים. בין אם זה משחק במשחקי הווידאו האחרונים, התעדכנות בחדשות הטכניות האחרונות או עניין עם אנשים אחרים בעלי דעות דומות באינטרנט, אהבתו של אלכס לטכנולוגיה ולמשחקים ניכרת בכל מה שהוא עושה.