5 שיטות עבודה מומלצות לשמירה מאובטחת על השימוש ב-Microsoft Office 365

Microsoft Office נחשבת לאפשרות הבחירה המועדפת בחלל חבילות פרודוקטיביות. התוכנה הפופולרית משמשת את מיליוני צרכנים ועסקים מסביב לעולם. זה גם מחזיק באחיזה חזקה במגזר הארגוני. לכן יש צורך יותר ויותר להשתמש בצורה מאובטחת ב-Office 365, הגרסאות המקוונות לשיתוף פעולה קל.

החברה מציעה מגוון רחב של אישי, עֵסֶק, ותוכניות Enterprise. עם כל תוכנית, אתה מקבל גישה ליישומי Office, OneDrive ועוד יחד עם תנאים מסוימים. כמובן, אתה הולך ליצור, לערוך ולאחסן מידע אישי כמו גם סודי באמצעות Microsoft Word, Excel ו-OneDrive.

לכן חיוני להגביר את האבטחה במהלך תהליך העריכה, הצפייה והשיתוף.

בפוסט זה אדריך אותך לחמשת השיטות המובילות להמשך שימוש מאובטח ב-Office 365. החל את המדידות הללו והיה נקי מדאגות מגניבת נתונים או כל שימוש לרעה. בואו נתחיל.

קבל את Office 365

1. השתמש בסיסמה חזקה והפעל את 2FA

זה לא פשוט. בעת יצירת חשבון Microsoft, השתמש בסיסמה החזקה עם שילוב של אותיות, מספרים ותווים מיוחדים.

אם אתה דואג לזכור אותם, אז הייתי ממליץ לך להשקיע במנהל סיסמאות. ישנן הצעות רבות יכולות כמו LastPass, Enpass, 1 סיסמה, SafeInCloud ועוד.

אתה יכול להשתמש במחולל הסיסמאות המובנה שלהם ובכניסה אוטומטית הן ב-iOS והן באנדרואיד לחווית כניסה ללא בעיות.

בחירת סיסמה חזקה היא חלק אחד מהתהליך. אני ממליץ לך בחום להדק את האבטחה באמצעות אימות דו-גורמי.

אל תבחר באימות מספר נייד בלבד. היו מקרים רבים שבהם האקרים הצליחו לגשת לחשבון של אדם באמצעות החלפת SIM ולאחר מכן לקרוא את ה-OTP מההודעות. מנכ"ל טוויטר, ג'ק דורסי, הוא הקורבן האחרון של פרקטיקות כאלה.

להשתמש אפליקציות 2FA (אימות דו-שלבי). שמייצרים קודים אקראיים בתקופה מסוימת. הזן את הקוד הזה אחרי מסך הסיסמה. Authy תהיה הבחירה המועדפת עליי לתמיכה ויכולות סנכרון מרובות פלטפורמות.

גם על Guiding Tech

2. הגן על מסמכים רגישים באמצעות סיסמה

כדי למנוע מאלמונים לפתוח ולגשת למסמכים רגישים, אתה תמיד יכול להגן על מסמכים באמצעות סיסמה באמצעות כלי הסיסמאות המובנה.

לחץ על תפריט סקירה מסרגל הסרט, הקש על הגן על מסמך, ותיבת הדו-שיח תאפשר לך להוסיף סיסמאות וכמה כללים לגביו.

אם מדברים על כללים, אתה יכול להוסיף סיסמה כדי להציג מסמך, להגדיר סיסמה אחרת כדי לאפשר לאחרים לבצע שינויים במסמך. אפשר גם למנוע מעמיתים להוסיף הערות באמצעות אפשרויות נוספות.

אתה יכול להפעיל את הלחצן הקטן הזה בקטע הפרטיות כדי להסתיר מידע אישי מהקובץ.

3. הוסף תאריך תפוגה לקישור השיתוף של OneDrive

אפליקציות Office 365 משלבות באופן הדוק את פלטפורמת הענן של Microsoft OneDrive. ובכן, אתה יכול גם להשתמש ב-Box וב-Dropbox, אבל אני אמליץ על OneDrive כמשולב כברירת מחדל ב-Windows 10 ומגיע גם עם אחסון של 1TB למנויי Office 365.

כל קובץ Word, PowerPoint ו-Excel נשמר אוטומטית בפלטפורמת הענן של מיקרוסופט.

כעת, בעת שיתוף קובץ או תיקיה מאפליקציית OneDrive, Microsoft מציעה דרך מסודרת להוסיף תאריך ושעה תפוגה לקישור המשותף הזה.

ב-OneDrive Web, בעת שיתוף תיקיה, אתה יכול להקיש על שתף ולבחור תאריך תפוגה מוגדר. משם, בחר את השעה והתאריך כדי לפוג את הקישור.

עם זאת, הדברים קצת מסובכים בנייד. בצע את השלבים הבאים כדי לבצע את אותה פעולה באפליקציות iOS ו-Android.

שלב 1: הורד את OneDrive והתחבר עם אישורים וקוד 2FA.

שלב 2: נווט אל התיקיה שברצונך לשתף והקש על תפריט שלוש הנקודות.

שלב 3: בחר שיתוף ובחר הגדרות קישור.

שלב 4: הוסף שעה ותאריך כדי לקשר ולהפעיל את המתג.

מכיוון שהתכונה שהוזכרה לעיל קשורה ל-OneDrive, אתה יכול להשתמש באותה טכניקה כדי להוסיף תפוגה גם לתמונות ולסרטונים.

גם על Guiding Tech

4. הוסף סיסמה לקישורי OneDrive

האפשרות השנייה שהוזכרה לעיל משמשת בעיקר כאשר אתה רוצה להגן על קובץ אחד בלבד בכל פעם. אבל אם אתה רוצה לשתף 8-10 מסמכים בבת אחת, עדיף לך הגן על קישורי OneDrive באמצעות סיסמה.

במקרים כאלה, אתה יכול להעלות את כל המסמכים בתיקייה אחת ב-OneDrive.

כעת, פתח את האינטרנט של OneDrive, בחר את התיקיה והקש על תפריט השיתוף. מתיבת הדו-שיח, בחר הוסף סיסמה ולאחר מכן שתף את הקישור של התיקיה.

האדם המקבל יצטרך להזין סיסמה לפני גישה לקבצים שבו.

אני יודע שהפתרון אינו ניתן להתאמה אישית כמו אפשרות הסעיף המאפשרת לך לחסום הרשאות מסוימות ולהסתיר פרטים אישיים. עם זאת, באופן כללי הדרך של OneDrive עושה את העבודה במונחים של שכבת אבטחה נוספת.

למרבה הצער, אינך יכול להשתמש בתכונה באפליקציות לנייד. זה זמין רק באינטרנט של OneDrive.

5. השתמש ביומטריה ב-OneDrive

כפי שאולי ניחשתם, OneDrive ממלא את התפקיד המרכזי בחוויית Office 365.

בין אם זה OneNote או Word או Excel, כל אחד מהם שומר את הקובץ ב-OneDrive. לכן חשוב לשמור על אבטחה באמצעות ביומטריה באפליקציות לנייד.

היכנס להגדרות > אבטחה והפעל את הגנת FaceID או טביעת אצבע עבור iOS ו- Android.

הורד את OneDrive עבור iOS

הורד את OneDrive עבור אנדרואיד

גם על Guiding Tech

תהנה מחוויית Office 365 בטוחה

מיקרוסופט מבינה את הצרכים של צרכנים ועסקים לשמור על בטיחות הנתונים שלהם. זו הסיבה שהחברה הציגה מספר אמצעי אבטחה לחבילת Office 365.

לאחרונה, החברה הכריזה על כספת אישית עבור OneDrive, המאפשר להוסיף בו מסמכים אישיים עם שכבת אבטחה נוספת.

הבא בתור: תוהה מהי כספת אישית ורוצים למצוא עוד עליה? קרא את הפוסט למטה כדי לראות פרטים נוספים.