כיצד ליצור תבניות דואר אלקטרוני ב-Microsoft Outlook

אחת הדרכים הטובות ביותר לחסוך זמן במשימות שחוזרות על עצמן היא על ידי יצירת תבניות. התבנית עוזרת לספק מבנה או צורה לכל תוכן. לדוגמה, ב-Microsoft Outlook, משתמשים יכולים ליצור תבניות דואר אלקטרוני במקום ליצור מיילים מאפס בכל פעם.

תבניות דוא"ל אלו מועילות כאשר המיילים היוצאים בעלי אותו תוכן או מבנה דומה. כדי ליצור תבנית דואר אלקטרוני ב-Microsoft Outlook, משתמשים יכולים להשתמש ב- תכונת חלקים מהירים או תוסף התבניות שלי. ככה זה עובד:

גם על Guiding Tech

צור תבנית דואר אלקטרוני באמצעות חלקים מהירים ב-Microsoft Outlook

Quick Parts היא גלריה ב-Microsoft Outlook המכילה תוכן לשימוש חוזר כגון טקסט ותמונות. משתמשים יכולים לבחור בנוחות את הפריטים האלה ולהכניס אותם למיילים, בקשות לפגישות, למשימות וכו'. הנה איך להשתמש ב-Quick Parts כדי ליצור תבנית דוא"ל:

הערה: מיקרוסופט הציגה Quick Parts ב-Outlook 2007 כדי להחליף את הטקסט האוטומטי שהיה קיים בגרסאות קודמות.

שלב 1: הפעל את Microsoft Outlook במחשב שלך.

שלב 2: ברצועת הכלים, בחר אימייל חדש כדי ליצור את הדואר שיישמר כתבנית.

שלב 3: הדגש את הטקסט של הדואר.

שלב 4: לחץ על הכרטיסייה הוספה ובקבוצת טקסט, לחץ על התפריט הנפתח חלקים מהירים.

שלב 5: מהאפשרויות המפורטות, בחר שמור בחירה בגלריית חלקים מהירים כדי להפעיל תיבת דו-שיח.

שלב 6: בתוך תיבת הדו-שיח, מלא את הפרטים הרלוונטיים עבור השדות שלהלן:

• שֵׁם: זהו המזהה הייחודי לכל ערך. Quick Parts מפרט את השמות בסדר אלפביתי. תמצא את זה מאוד שימושי כאשר יש לך מספר ערכים.
• גלריה: Outlook עוזר לך לשמור את תוכן ה-Quick Parts שלך בגלריות ספציפיות. זה מאוד מועיל כאשר יש לך טונות של תבניות מאוחסנות.
• קטגוריה: עליך לדבוק ב'כללי' למעט כאשר אתה צריך קיבוץ נוסף עבור התבניות שלך. קטגוריות הן כמו תיקיות משנה, והן שייכות לגלריות.
• תיאור: זוהי הערה שעוזרת לתאר כל ערך או תבנית. אתה אף פעם לא רואה את התכונה הזו אז אין צורך לטרוח בקשר לזה.
• שמור ב: כדי להבטיח שהתוכן זמין לשימוש בדואר אלקטרוני של Outlook, השתמש ב-NormalEmail.dotm. אתה יכול גם לבודד את הערכים שלך לפי תבנית.
• אפשרויות: תכונה זו עוזרת לקבוע כיצד אתה מוסיף כל ערך.

שלב 7: לחץ על אישור כדי לשמור את הפרטים של הערך החדש שלך. אתה תמיד יכול לגשת לערך זה למטרות שונות, כולל יצירת אימיילים.

שלב 8: כדי להשתמש בתבנית החדשה, עבור לחלק של האימייל שבו אתה צריך שהתבנית תופיע.

שלב 9: בחר Quick Parts ולחץ על התבנית שבה יש להשתמש.

הערה: כל פריט שנשמר ב-Quick Parts זמין רק מקומית במחשב.

גם על Guiding Tech

צור תבנית דואר אלקטרוני באמצעות התוסף שלי התבניות

התבניות שלי היא תוספת שמסופקת על ידי מיקרוסופט כדי להקל על הזנת טקסט בלחיצה אחת. עם תכונה זו, משתמשים יכולים לאחסן ביטויים בשימוש תכוף ולהוסיף אותם למיילים בעת הצורך. תכונה זו מותקנת מראש ב-Outlook; עם זאת, למשתמשים חייב להיות חשבון דואר אלקטרוני עם שרת Microsoft Exchange.

הנה איך להשתמש בתוסף התבניות שלי:

הערה: תוסף התבניות שלי זמין ב-Microsoft Outlook 2019, 2016 ו-2013 וכן ב-Microsoft 365.

שלב 1: הפעל את Microsoft Outlook.

שלב 2: ברצועת הכלים, בחר אימייל חדש.

שלב 3: בכרטיסייה הודעות ובקבוצת התבניות שלי, לחץ על הצג תבניות.

הערה: אם התוסף View Templates אינו מוגדר מראש ברצועת Outlook, בחר קובץ ונהל תוספות כדי להתקין אותו.

שלב 4: בתיבת הדו-שיח החדשה, לחץ על תבנית.

שלב 5: בתיבות הטקסט הריקות, ספק כותרת וגוף האימייל.

שלב 6: לחץ על שמור כדי לוודא שהתבנית זמינה בכל עת שתזדקק לה.

שלב 7: לחץ על התבנית החדשה שנוצרה כדי להעביר אותה לגוף האימייל.

הערה: תבניות שנוצרו באמצעות תוסף התבניות שלי מאוחסנות בתיבת הדואר שלך וניתן לגשת אליהן מכל מקום.

גם על Guiding Tech

יצירת תבניות דוא"ל ב-Gmail

בין אם אתה משתמש בתכונת החלקים המהירים או בתוסף התבניות שלי, אתה יכול בקלות ליצור תבניות פשוטות ב-Microsoft Outlook. אתה יכול גם ליצור תבניות באפליקציות דואר אחרות כגון Gmail באמצעות Gorgias.