כיצד להעביר הודעות דוא"ל לארכיון אוטומטית ב-Outlook

Microsoft Outlook הוא הכי הרבה פתרון דוא"ל פופולרי בקרב עסקים וארגונים. כשמדובר בצרכנים, Outlook מפגרת אחרי Gmail. דואר ברירת המחדל של Outlook מגיע עם שטח של 15GB למילוי. עם כמות המבצעים השיווקיים או הבנקאיים ושאר חומרי הזבל שאנו מקבלים, די קל לאבד את המיילים החשובים האלה מהעין שלך. אתה יכול להימנע מהמצב על ידי אחסון הודעות דוא"ל פחות נחוצות בארכיון ומחיקת הודעות הקידום והזבל.

אם תיבת הדואר הנכנס של Outlook שלך מרגישה איטית או פועלת בצורה מוזרה, עליך לאחסן או למחוק הודעות דוא"ל לא רלוונטיות. אחסון הדואר האלקטרוני הידני יכול להיות תהליך שלוקח זמן ומעייף.

מיקרוסופט אמנם מציעה פונקציית תיבת דואר נכנס ממוקדת, אך היא מוגבלת לסינון מיילים רלוונטיים עבור המשתמש. תוספת שימושית נוספת היא כללי Outlook. זו הגרסה של Outlook של IFTTT. עם כללים, אפשר ליצור אוטומציה מרובת כדי להעביר הודעות דוא"ל מסוימות לארכיון או למחוק את קטע הדואר.

בפוסט זה, נדריך אותך דרך פונקציית הכללים של Outlook, וניצור כמה כללים לארכיון אוטומטי של מיילים מ-Outlook. הפוסט יכסה גם טריק בונוס נוסף של Outlook לביטול הרשמה של מיילים לא רלוונטיים ממקום אחד. בואו נתחיל.

גם על Guiding Tech

צור כלל לארכיון אוטומטי מהאימייל

הפונקציה כללים של Outlook זמינה רק עבור Outlook Mac, Windows ו-Web. אתה לא יכול לגשת לפונקציית הכללים בנייד. עבור פוסט זה, אנו הולכים להשתמש באינטרנט של Outlook מכיוון שהוא עובד אותו הדבר בכל פלטפורמה.

שלב 1: פתח את האינטרנט של Outlook והיכנס באמצעות אישורי חשבון Microsoft.

שלב 2: בחר אימייל לא רלוונטי ופתח אותו.

שלב 3: הקש על תפריט שלוש הנקודות ובחר צור כלל.

שלב 4: צור כלל להעברת ההודעות מהשולח לתיקיית הארכיון.

לאחר מכן, כל המיילים מהשולח יעברו ישירות לתיבת הדואר הנכנס בארכיון. אתה עדיין יכול לגשת אליהם מתפריט ארכיון בתיקיות.

צור כללי ארכיון אוטומטי מהגדרות Outlook

הטריק שהוזכר לעיל מעביר את כל המיילים מהשולח לפריטים בארכיון. מה אם מישהו רוצה לאחסן הודעות דוא"ל עם נושאים או מילות מפתח מסוימות מגוף ההודעה?

לדוגמה, אני מותש מהצעות ההלוואה, עדכוני הקורונה או כל זבל שיווקי אחר מהבנק שלי. עם זאת, ההצהרה החודשית של חשבון הבנק שלי וחשבונות כרטיס האשראי שלי הם משהו שאני מתייחס אליו באופן קבוע. אם יש לך העדפה דומה בנושאים או נושאים, בצע את השלבים הבאים כדי להגדיר כללים מסוימים.

שלב 1: פתח את האינטרנט של Outlook ועבור להגדרות.

שלב 2: הצג את כל ההגדרות של Outlook, והוא יפתח את תפריט ההגדרות הייעודי.

שלב 3: בחר באפשרות כללים ובחר הוסף כלל חדש.

שלב 4: בואו נקרא לזה חוקי בנק ונוסיף תנאי.

שלב 5: הוסף מילות מפתח שכבר לא רלוונטיות לך, הוספתי את מונחי ההודעה כגון הלוואה, EMI וכו'.

שלב 6: צור כלל להעברת כל האימיילים לתיקיית הארכיון ולחץ על שמור.

כעת, בכל פעם שתקבל את המיילים עם הלוואה, EMI או מילות מפתח חשובות, הם יועברו אוטומטית לתיקיית הארכיון.

בואו ניצור עוד כלל שימושי. הבה? כל חברה בחוץ שולחת מיילים הקשורים לקורונה למשתמשים. למרות שאני מברך על המאמצים שלהם, לפעמים זה מתעייף לקרוא חדשות על הנגיף הקטלני מדי יום. בעזרת כללי Outlook, אתה יכול לאחסן את הדואר הזה באופן אוטומטי לפני שהוא מושך את תשומת לבך.

שלב 1: פתח את האינטרנט של Outlook ונווט אל הגדרות > דואר > כללים.

שלב 2: בואו ניתן לכלל החדש 'קורונה וירוס' שם ונוסיף תנאים.

שלב 3: הוסף תנאים כגון אם גוף ההודעה כולל את מילת המפתח (כמו נגיף הקורונה או COVID-19) ולאחר מכן העבר את האימיילים האלה לתיקיית הארכיון.

יצרתי עשרות כללי Outlook. זוהי פונקציה רבת עוצמה, והאפשרויות הן אינסופיות. הנה איך אני משתמש בו. בכל פעם שאני בטיול לחג, אני יוצר כלל להעביר את כל האימיילים הנכנסים לתיקיה 'במהלך נסיעה' כדי להבטיח שהם לעולם לא יפריעו לי בזמן משפחתי.

חברות מסוימות ממשיכות לשלוח דואר זבל בתיבת הדואר הנכנס שלי ב-Outlook. הם לא משאירים לי ברירה אלא ליצור כלל מחיקה אוטומטית כדי להסיר את המיילים האלה.

גם על Guiding Tech

בטל הרשמה לשולחי דוא"ל

פונקציית הארכיון האוטומטי שימושית כאשר אתה רוצה לשמור על תיבת הדואר הנכנס נקייה מאימיילים מזויפים. אבל אם אתה רוצה להפסיק לקבל מיילים מהשולח לחלוטין, עליך להשתמש בפונקציית ביטול הרישום מהמייל.

עם זאת, מציאת כפתור ביטול הרשמה זעיר בכל דואר יכול להיות גוזל זמן ומשעמם. למרבה המזל, עם אאוטלוק אינטרנט, תוכל לראות את כל שולחי האימייל עם כפתור ביטול הרשמה במקום אחד.

שלב 1: פתח את האינטרנט של Outlook ועבור להגדרות.

שלב 2: נווט אל דואר > מינויים.

שלב 3: כאן תראה את רשימת שולחי הדוא"ל עם כפתור ביטול הרשמה גדול.

שלב 4: בטל את המנוי למיותר מהתפריט, ותוכל גם להקיש על תפריט שלוש הנקודות כדי לחסום את השולח.

אני משתמש בתכונה זו פעם ברבעון כדי להסיר את המיילים הלא רלוונטיים מהרשימה.

גם על Guiding Tech

שמור על תיבת הדואר הנכנס שלך נקייה

Microsoft Outlook מכיל פונקציית כללים מצוינת. אתה יכול להשתמש בו כדי למחוק אוטומטית, לאחסן באופן אוטומטי מיילים נכנסים, להעביר אותם לתיקיות שונות לזמן מסוים, ואפילו לבטל את המנוי של השולח המיותר מהתפריט היחיד. זה שיפר את חווית האימייל שלי בקילומטר. איך אתה מתכנן להשתמש בכללי Outlook? נשמע כבוי בקטע ההערות למטה.