הוסף לוח שנה המציג לוח זמנים לתגובות מחוץ למשרד של Outlook

מגדיר תגובות מחוץ למשרד (OOO). לאוטומטי של תשובות דוא"ל (כשאתה בחופשה) נותן נופך מקצועי לאופן שבו אנו מטפלים בדוא"ל שלנו. עם זאת, רובנו פיתחנו או החלטנו בתהליך הסטנדרטי של פירוט רק תאריכי חוסר הזמינות שלנו בהודעות שלנו.

תנו לנו לשנות את הסגנון הזה ולתת עקומה חדשנית למה שהדוארים רואים אצלנו תגובות אוטומטיות. למה לא לנסות ולכלול פרטים על ההתקשרות שלנו במהלך אותה תקופה (או לפני ואחרי אותה תקופה) כדי שהאנשים שניסו להגיע אלינו יוכלו לתכנן ליצור קשר (שוב) בהתאם.

והיום, נלמד כיצד לכלול פרטים כאלה בצורה גרפית, כלומר על ידי הוספת מיני לוח שנה (עם פרטים נבחרים) להודעות כאלה ב- MS Outlook.

שלבים לכלול מיני לוח שנה בתגובות לחופשות

התהליך דרך שלבים 1 ו-2 משותף לכל משתמשי Outlook. עם זאת, שלב 3 לא יחול על מי שמשתמש ב-OOO Assistant (זמין במהדורת MS Outlook Exchange). נסקור מה משתמשים כאלה יכולים לעשות, לקראת הסוף.

שלב 1: הפעל את לקוח MS Outlook ונווט אליו לוּחַ שָׁנָה קטע מהחלק התחתון של החלונית השמאלית. לחץ לחיצה ימנית על לוח השנה שברצונך לכלול בהודעות האוטומטיות; ואז לחץ על שלח באמצעות דואר אלקטרוני.

שלב 2: תראה תיבת דו-שיח שבה תצטרך להגדיר את טווח התאריכים ולבחור את היקף היומן שברצונך לשתף.

(א) אתה יכול גם לשנות את היומן שלך כאן, למקרה שבחרת שגויה או החלטת לעבור.

(ב) בחר את הטווח/תקופה שברצונך להפוך לחלק מהתשובות שלך. באופן כללי, זה יהיה 7 הימים הבאים (לפחות אני עושה את זה).

(ג) בחר את הפרטים שברצונך לשתף. כאן, אני מעדיף לצאת לדרך פרטים מוגבלים.

(ד) אתה יכול להחליף את מִתקַדֵם הגדרות להעדפות ומגבלות נוספות.

לאחר שתשמור את ההגדרות היומן שלך יובא כהודעת דואר אלקטרוני. תראה לוח שנה מיניאטורי עם אינדקס צבעים בתאריכים המגדירים את האירוסין שלך. התאריכים מספקים גם קישורים לפרטים המצוינים בהמשך ההודעה.

אני מציע שתסיר את הקובץ המצורף כי זה יהפוך לנתונים מיותרים.

שלב 3: ההליך לאחר מכן כולל יצירת כלל חדש וקביעתו כתגובת חופשה. זה מוסבר בצורה מפורטת בפוסט אחר פה. בצע את שלבים 2 עד הסוף במאמר זה.

הערה: למי שמשתמש עוזר OOO, העתק את התוצאה של שלב 2, נווט למקום שבו הגדרת את ההודעה שלך לתגובות והדבק אותה שם.

סיכום

אז, האם אתה מתכוון להגדיר את התשובות שלך עם מיני לוח שנה בפעם הבאה? אני מבטיח שמי שיקבל תגובות כאלה יעריך אותך יותר מתמיד. אל תשכח לשתף את המאמר הזה עם הקולגות והחברים שלך אם אתה אוהב את זה.