Outlook2010で電子メールをアーカイブするための完全ガイド

のような人気のあるウェブベースの電子メールサービスを使用する私たちのほとんど GmailとOutlook.com 私たちが持っていることを考えると、おそらくアーカイブについて心配することはありません 自由に使えるGBのクラウドストレージ. しかし、あなたが 組織で働く、またはメールを保存するサーバースペースが限られている教育用メールアカウントをお持ちの場合は、時々アーカイブする必要があります。

そこで本日は、Outlook 2010電子メールクライアントでの電子メールのアーカイブについて知っておく必要のあるすべてのことをお伝えします。これは、他のバージョンにも簡単に実装できます。

それでは、Outlook2010でメールアーカイブの作成を始めましょう。

アーカイブファイルの作成

最初に行う必要があるのは、すべての電子メールをコンピューターにローカルに保存する新しいアーカイブファイルを作成することです。 作成するには、をクリックします ファイルメニュー オン Outlook 2010 オプションを選択します クリーンアップツール. 心配しないでください。メールは削除されません。

クリーンアップツールに、というオプションが表示されます アーカイブ。 それをクリックして、アーカイブの作成ウィンドウを開きます。 ウィンドウで、アーカイブするフォルダを選択します。 必要に応じて、受信トレイ全体を選択することもできます。 アーカイブの作成時に古いメールを含めるには、対応する日付範囲を選択します。

最後に、ファイルをアーカイブする場所を指定して、[OK]ボタンをクリックします。 共有ドライブを選択することもできます それがあなたのコンピュータにマッピングされている場合. OutlookはPSTファイルを作成して、すべての電子メールをアーカイブとしてシステムに保存します。

アーカイブが作成されると、 アーカイブセクション 左側のペインのメールボックスフォルダの下。 アーカイブに含めたメールの数によっては、最初のアーカイブに時間がかかる場合があります。

アーカイブされた電子メールは、オンラインメールボックスと同じ構造になり、すべてのフォルダーとサブフォルダーが含まれます。 アーカイブ用に特定のフォルダーのみを選択した場合は、すべてのサブフォルダーが自動的に含まれます。

メールをアーカイブに移動

左側のバーのアーカイブセクションにメールをドロップするだけで、メールをアーカイブに移動できます。 メールを一括移動するには、移動するメールを選択して右クリックし、コンテキストメニューを開きます。 ここで、

アーカイブ フォルダセクションの下にあるフォルダを選択し、[OK]をクリックしてメールを移動します。

メールの自動アーカイブ設定を作成することもできます。 メールボックス内の特定のフォルダのみの自動アーカイブを作成する場合は、フォルダを右クリックして[ プロパティ.

ここに移動します AutoArchive 自分に最適な設定を選択してください。 メールボックス全体に自動アーカイブルールを実装するには、 Outlookオプション メニューから選択し、 高度な設定。

こちらをクリックしてください 自動アーカイブ設定 メールボックス内の電子メールを自動アーカイブするためのルールを作成します。

アーカイブファイルの移動

あるコンピューターから別のコンピューターに切り替える必要がある場合（古いコンピューターからアップグレードする場合）、または組織の共有ドライブの容量が不足する場合があります。 このような状況では、アーカイブファイルを移動して、Outlookに再度リンクする必要があります。 それでは、それがどのように行われるかを見てみましょう。

アーカイブファイルのリンクを解除して移動する

アーカイブファイルを移動する前に、Outlookからリンクを削除する必要があります。 これを行うには、を開きます ファイルメニュー オプションを選択します アカウント設定.

アカウント設定で、に移動します データファイルセクション 現在のシステムで管理しているアーカイブファイルが表示されます。

ここで行う必要があるのは、アーカイブファイルを選択し、をクリックすることだけです。 削除する ボタン。 心配しないでください。アーカイブファイルは削除されませんが、Outlook内のリンクのみが削除されます。

次に、自由に使用できるストレージドライブを使用して、ファイルを新しい場所に移動します。

アーカイブファイルのリンク

アーカイブファイルをOutlookにリンクするには、 データファイルセクション Outlookのアカウント設定からもう一度クリックし、 追加ボタン。 次に、バックアップしたアーカイブのPSTファイルをインポートし、アーカイブセクションから電子メールを開きます。

アーカイブファイルの圧縮

アーカイブファイルをローカルハードディスクに保存する場合は、アーカイブファイルのサイズについて心配する必要はありませんが、共有ドライブの場合は ストレージスペースが限られている組織やクラウドアカウントでは、アーカイブファイルを圧縮してストレージを保存するのが賢明です。 NS。

アーカイブサイズを圧縮するには、右ペインの[アーカイブ]セクションを右クリックして、[ データファイルのプロパティ. こちらをクリックしてください 詳細ボタン Outlookデータファイルを開きます。 今あなたがする必要があるのはクリックすることだけです 今すぐコンパクト ボタンをクリックして、アーカイブファイルのサイズを縮小します。

結論

これで、Outlook 2010での電子メールのアーカイブについて知っておく必要のあることはほぼすべてでした。また、Outlook2013でもこれらの手順を使用できると確信しています。 メールのアーカイブについてさらに疑問がある場合は、コメントをお送りください。喜んでサポートさせていただきます。

トップ画像クレジット： デビッドボイル