PDFワークフローを強化するための5つのヒント

あなたが中小企業の所有者またはフリーランサーである場合、あなたはおそらく多くの

PDF

. 請求書、見積もり、契約書など、最近ではほとんどすべてがPDFで送信されています。

PDFの数が増えると、PDFの管理が面倒になります。 ワークフローを強化するためのヒントをいくつか紹介します。

1. FreeOCRを使用したOCRドキュメント

OCRは、スキャンまたはダウンロードしたPDFを処理し、テキストを認識できるようにする優れたテクノロジーです。 これは、スキャナーでスキャンするページのインデックスを作成する場合に特に便利です。 FreeOCR まさにそれを行うWindows用の無料ユーティリティです。

これは、PDFを調べ、その内容を分析し、画像/ PDFフォームの選択できないテキストを作業可能な通常のテキストに変換する軽量のアプリケーションです。

2. FoxitReaderでPDFを作成および編集する

Foxit Reader はWindows用の無料のPDFリーダーですが、PDFを読み取る以上のことができます。 Foxitのインターフェースは Microsoft Officeスイートに危険なほど近づいていますが、明るい面を見ると、Officeユーザーは 自宅で。 現在と同じようにMSWord / Excelでドキュメントを作成できますが、MSの組み込みのエクスポートツールを使用する代わりに、Foxitの大幅に改善されたオプションを使用できます。

重要な注意点： Foxit Readerは、アドウェア（煩わしいツールバーを読む）のオンとオフをその製品にバンドルしてきました。 したがって、インストール手順を注意深く監視し、必ず カスタムインストール デフォルトのモードの代わりにモード。

Foxit Readerをインストールしている場合は、PDFオプションが表示されます。 オフィス リボンメニューにある便利なプログラム。 PDFを作成するためのよりネイティブなアプローチを探している場合は、Foxitを試してみる必要があります。 Foxitを使用して PDFファイルに注釈を付けて強調表示する.

3. PDFをGoogleドライブに保存

グーグルドライブ 15 GBのストレージを無料で提供し、年会費を支払うことで拡張できます。 私たちのほとんどは15GBで十分です。 PDFをGoogleドライブにアップロードしたいのはなぜですか？ ええと、あなたがものをクラウドにバックアップするのと同じ理由です。 オンラインでコピーを作成することは常に理にかなっています。

ドライブを使用すると、PDFをバックアップするだけでなく、さらに多くのことができます。 Googleドライブのフォルダ管理 システムとは、すべてのPDFを体系的に提出できることを意味し、後で検索時間を短縮します。 の上。 あなたもできます Gmailでメールにすばやく添付する PDFを誰かに電子メールで送信する必要がある場合。 Gmailの優れた添付ファイル機能により、受信者は添付ファイルを確認したいだけでブラウザを離れる必要がなくなります。

4. GoogleドライブでOCRをオンにする

GoogleドライブはOCRをサポートしています。 つまり、OCRされたPDFファイルを保存し、そこから直接検索できるようになります。

この機能を有効にするには、 設定 Googleドライブページのアイコンをクリックして、 アップロード設定 そして言うオプションをチェックしてください アップロードされたPDFと画像ファイルからテキストを変換します. これで、アップロードしたすべてのPDFファイルがスキャンされ、検索可能な形式に変換されます。

5. Googleドライブ（またはEvernote）でPDFを検索

スキャンしたすべてのPDFがOCR処理され、1つの中央の場所にアップロードされたので、これを有効に活用できます。 Googleドライブを使用すると、PDFをタイトルだけでなく、その中のテキストでも検索できます。

そのため、探しているPDFファイルの名前を覚えていなくても、その内容を漠然と覚えている場合は、Googleドライブがきっと役に立ちます。

別：Evernote 同様の（そして拡張された）機能を提供しますが、Evernoteプレミアムユーザーのみが利用できます。 あなたがその一人なら、私は使用をお勧めできません 保存のためのEvernote PDFのインデックスを十分に作成します。 Evernoteはデスクトップアプリケーションであるため、検索にかかる時間は大幅に短縮され、Evernote検索の最近の更新により非常に強力になりました。 PDFファイルを管理するためのサービスにお金を払っても構わないと思っているなら、間違いなくEvernoteを調べる必要があります。

最終更新日：2022年2月2日

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