ドキュメント管理のための SharePoint のベスト プラクティス – TechCult

SharePoint は、企業が従業員と通信し、データを管理するための最適なツールの 1 つです。 したがって、あなたが小さな会社のオーナーまたはフォーチュン 500 企業の 1 つである場合、このツールは非常に役立ちます。 また、Microsoft SharePoint には多くの機能があり、正しく使用すれば日常業務を効率化できることも覚えておく必要があります。 そのため、この記事では、ツールを最大限に活用するためのドキュメント管理に関する SharePoint のベスト プラクティスを紹介します。 SharePoint ナレッジ マネジメントのベスト プラクティスを知りたいですか? はいの場合、私たちもこの知識を共有することに興奮しているため、この気持ちは相互に関係しています.

ドキュメント管理のための SharePoint のベスト プラクティス

この記事には、SharePoint でより効率的に管理するために利用できるベスト プラクティスがいくつか含まれています。 したがって、あなたがまだ自分の道を見つけようとしている初心者である場合は、最後まで読み続けて、より役立つ情報を知ってください。 共有ポイント ドキュメント管理のベスト プラクティス。

SharePoint とは何ですか?

ドキュメント管理のための SharePoint のベスト プラクティスに入る前に、SharePoint について少し読んでおきましょう。 SharePoint は主にサイトの作成に使用されます。 複数のデバイスで情報を共有、管理、アクセスするために Microsoft がこれまでに作成した最高のツールの 1 つです。 それは2001年に開発され、それ以上のものを持っています 200百万アクティブ ユーザー. ただし、SharePoint は頻繁に更新されるわけではありません。 それでも、Microsoft 365 で最も有名なツールの 1 つです。

もう1つ覚えておかなければならないことは、これはアプリではなくプラットフォームだということです. アプリとプラットフォームの主な違いは、アプリは特定のタスクを実行するのに対し、プラットフォームはアプリまたは Web サイトを構築できる場所です。 簡単に言うと、アプリやウェブサイトは製品であり、プラットフォームは製品が製造される工場です。

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SharePoint のベスト プラクティス

この Microsoft プラットフォームは、主にデータの保存、分析、および共有に使用されます。 そのため、より効率的に行うために従うことができるベスト プラクティスを理解する必要があります。 より明確な説明を提供するために、ヒントを 2 つのセクションに分けました。SharePoint のドキュメント管理のベスト プラクティスと SharePoint の大規模ドキュメント ライブラリのベスト プラクティスです。 それでは、それぞれについて詳しく説明しましょう。

一番 共有ポイント の実践 知財管理 

そのため、最初に、実装すべき SharePoint ナレッジ マネジメントのベスト プラクティスをいくつか紹介します。

1. 他のユーザーとのコラボレーション

企業の成長には、他者との協働が必要です。 コラボレーションがなければ、健全な職場文化を持つことはできず、停滞を引き起こします。 そのため、SharePoint は優れた情報管理サイトであるだけでなく、チームと共同作業するためのツールも備えていることを忘れないでください。 それらを利用して、接続を維持してください。 これで、SharePoint フォルダー構造のベスト プラクティスに対するクエリが解決されました。

2. メタ タグの使用

多くのユーザーは、SharePoint フォルダー構造のベスト プラクティスなどの質問をしています。 ただし、フォルダーの代わりにメタ タグを使用することをお勧めします。 さまざまな情報を効果的に分類するには、タグを使用することが非常に重要です。 多くの人は今でもフォルダを分類に使用していますが、ほとんどの場合、メタ タグを使用する方が効率的です。 SharePoint Online を使用していない場合は、メタ タグに慣れていない可能性がありますが、問題ありません。 しかし、これを知ったので、この機能を使用するようにお願いします。 フォルダーのみを使用すると、柔軟性が制限されるためです。

フォルダーを使用する必要があると言っているわけではありませんが、タグを使用すると情報へのアクセスが容易になり、すばやくアクセスできます。 これは、SharePoint 構造のベスト プラクティスに従うべき最初のポイントです。

3. 権限の割り当て

これは、ドキュメント管理に関する SharePoint のもう 1 つの優れたベスト プラクティスです。 おっしゃる通り、連携が大事です。 したがって、このヒントに従いたい場合は、権限を割り当てる必要があります。 適切な許可を与えないと、チームが特定のタスクを実行するのを制限することになり、途中で多くのプロセスが遅れます。 だからこそ、これを心に留めておく必要があります。 チームとして作業し、適切な権限を適切な人に割り当てるので、すべてのタスクを 1 人で行う必要はありません。 ただし、すべての人に権限を与えるべきではなく、すべてのメンバーがすべてのツールを使用してすべてを編集できるように制限する必要があることに注意することも重要です。 混乱を招く可能性があります。

4. AAR の使用

AAR または単にアフター アクション レビューは、米軍によって最初に開発されたレビュー システムです。 このシステムは、組織、特に SharePoint プラットフォームで使用できます。 AAR案件では、従業員の意思決定能力を高めるために専門家によるレビューが行われます。

専門家は、特定のアクションが実行される方法と理由、およびより適切に実行できる方法について意見を述べます。 彼らは、従業員が欠点を修正し、欠点を修正するのを助けました。 このシステムは、チームが情報に基づいた意思決定を行うためのより良い方法を提供し、生産性を向上させます。

5. 情報アーキテクチャの作成

情報アーキテクチャを作成することも非常に重要です。 明確なビジョンがないと、重要な情報の分類が非常に混乱する可能性があります。 そのため、まず落ち着いて情報をどのように共有したいかを考えてから、サイトに追加するだけです。

これは SharePoint でリスト ファイルとして実行でき、必要に応じて異なります。 前述したように、これは多くの機能を備えた非常に強力なツールであり、特定の用途があります。 また、すべての機能を使用しないようにする必要があります。 そのため、情報を共有する際の主な目標を考えてから、情報アーキテクチャを作成することが非常に重要です。 これは、SharePoint 構造のベスト プラクティスのもう 1 つの非常に重要なポイントです。

6. 機密データの保護

重要な機密情報を安全に保ち、許可されたメンバーだけがアクセスできるようにすることは非常に重要です。 これを行わないと、組織のプライバシーと安全性を犠牲にする危険があります.

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一番 共有ポイント の実践 大規模なドキュメント ライブラリ 

大規模な組織を扱っている場合、大きなデータ ファイルにも直面することがあります。 そのため、これらの大きなドキュメントを効果的に整理する方法を知りたい場合は、SharePoint の大規模ドキュメント ライブラリのベスト プラクティスをいくつか紹介します。

1. ドキュメント バージョンの使用

何か (この場合はドキュメント ライブラリ) を編集または作成しているときに、間違いが発生する可能性があります。 特にファイルがかなり大きい場合。 そのため、この問題に取り組むために、Microsoft はドキュメント バージョン機能を導入しました。 その助けを借りて、簡単に過去に旅行することができます! これは、編集前に以前のデータを復元できることを表現する独創的な方法です。

そのため、SharePoint でドキュメント バージョン オプションを有効にすることをお勧めします。 このようにして、ファイルの変更されたバージョンを戻すことができます。

2. ビューの使用

ファイルの代わりにメタ タグを使用するように既に説明しました。 このヒントの 1 つの理由は、メタ タグを使用すると、ビューを使用してファイルをより簡単に見つけて見つけることができるからです。 ビューを使用すると、グループ、フィルター、および並べ替え機能にアクセスできます。 したがって、検索を問題なく行うには、タグと表示機能を使用してください。

3. スペースを避ける

これは考慮すべき非常に小さなことのように思えるかもしれませんが、この点を無視しないでください。 SharePoint URL にはスペースを含めることができないためです。 多くの人は、スペースの代わりに &、*、# などの文字を使用しますが、特定のファイルを見つける際に問題が発生することもあります。 ただし、スペースを使用しないと、ファイル名が読みにくくなる可能性があります。 Duck Duck Go のようなライブラリに名前を付けないでください。 代わりに、DuckDuckGo のように名前を付けます。 大文字を使用して名前を読みやすくします。

4. コンテンツ タイプの使用

タグと同様に、コンテンツ タイプを使用することも重要です。 ドキュメント ライブラリごとに 1 つのコンテンツ タイプを使用すると、情報を分類しやすくなります。

5. アラートの有効化

サイトに多くのユーザーがいる場合、ユーザーが行ったすべての変更を追跡することは非常に困難です。 そのため、情報を編集または移動する権限を持つ従業員がサイトに多数いて、いつ編集または移動したかを知りたい場合は、アラートをオンにします。 誰かが何かを変更するたびに、SharePoint から通知が送信されます。 この特定の機能の最も優れた点は、管理者のみに限定されないことです。 代わりに、すべてのユーザーがアラートを設定して、変更について知ることができます。

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