モバイルとデスクトップの Gmail で不在通知を設定する方法
その他 / / September 28, 2023
オフィスから離れているときや休暇中にメールを管理するのは大変なことです。 ここで、Gmail の不在時 (OOO) 機能が役立ちます。 この記事では、Gmailで不在通知を設定する方法を紹介します。 ただし、この重要な機能の設定を詳しく説明する前に、Gmail の不在通知機能が何であるかを理解しましょう。
Gmail では「不在時レスポンダー」と呼ばれることが多い不在通知機能は、個人的にメールに返信できないときにメール応答を自動化できる強力なツールです。 あなたが現在オフィスにいない、休暇中、または長期間不在であることを連絡先/同僚に通知します。
この機能は、電子メールを確認し、欠席の日付やオプションのカスタム メッセージなどの重要な情報を提供することで、プロ意識を維持するのに役立ちます。 このことを理解した上で、Gmail で不在メッセージを送信する前に知っておくべきことから始めましょう。
Gmail で外出する前に知っておくべきこと
Gmail アカウントに不在時の自動返信を設定する前に知っておくべき重要な点がいくつかあります。
- 不在通知メッセージを設定する前に、正しい開始日と終了日を選択してください。 不在時のメッセージは、不在時に開始し、職場に戻ったときに終了するようにしてください。
- 不在であることを伝えることは重要ですが、次のような詳細を含めて不在時のメッセージをパーソナライズしてください。 不在の理由、代替の連絡担当者、受信者がいつ連絡するか あなた。
- モバイル デバイスの Gmail 設定にアクセスできることを確認するか、予定が変更になり予定より早く仕事に戻らなければならない場合に不在通知メッセージを無効にする別の方法があることを確認します。
- 不在時のメッセージを完成させる前に、個人の電子メール アドレスまたは同僚にテスト電子メールを送信して、自動返信が意図したとおりに機能し、プロフェッショナルに見えることを確認します。
これらの要素を念頭に置いて、外出中に Gmail で不在メッセージを設定できます。 手順と方法に進みましょう。
こちらもお読みください: GmailとGoogleドキュメントでAIライティングツールを使用する方法
Gmail モバイル アプリで不在時の返信を設定する方法
Gmail で不在時応答や不在応答を設定するのは難しいように思えるかもしれませんが、実際はそうではありません。 iOS および Android アプリでの手順は非常に簡単です。 さぁ、始めよう。
ステップ1: Android または iOS デバイスで Gmail アプリを起動します。 左上隅にあるハンバーガー メニュー アイコンをタップします。
ステップ2: 左側のペインで、[設定] まで下にスクロールします。 次の画面で、複数のアカウントが接続されている場合は、不在通知または休暇応答機能をオンにするアカウントを選択します。
ステップ3: [設定] で下にスクロールし、[不在通知] を選択します。 次に、スイッチをオンにします。
ステップ4: お住まいの地域に応じて、不在期間または休暇期間の最初と最後の日を設定します。
注記: 最終日は、デフォルトで初日の 1 週間後に選択されます。 ただし、タイムラインに基づいてカスタマイズできます。 さらに、終了日を設定したくない場合は、[最終日] オプションを [なし] に設定できます。
ステップ5: 日を選択したら、タイムライン中に連絡してきたユーザーに送信する件名とメッセージを追加します。
ステップ6: ここで、メッセージを連絡先または同僚にのみ送信するかどうかを選択します。 最後に、「完了」をタップします。
それでおしまい。 休暇中または外出中に受信した電子メールに対する自動応答を設定しました。 設定された最終日を過ぎると、自動応答は無効になります。 ただし、もっと早くオフにしたい場合は、上記の手順に従ってオフに切り替えます。
ただし、デスクトップ上の Gmail で不在通知を設定およびカスタマイズしたい場合は、このまま読み続けてください。
こちらもお読みください: Gmail でメールをフィルタリングするルールを作成する方法
デスクトップ上の Gmail で不在時または離席中のメッセージを設定する
件名とメッセージの追加と自動応答の有効化は、デスクトップでもモバイルでも同様です。 ただしリーチや設定は若干異なります。 以下の指示に従ってください。
ステップ1: アカウントの認証情報を使用して、不在通知を設定する Gmail Web サイトにアクセスします。
ステップ2: ログインしたら、右上隅にある設定 (歯車) アイコンをクリックします。
Gmail ウェブサイトにアクセスします
ステップ3: ドロップダウン メニューから [すべての設定を表示] オプションに移動します。
Gmail の設定ページが表示されます。
ステップ4: [全般] で、ページの一番下までスクロールします。 休暇応答者のオプションが表示されます。
注記: 地理的位置によっては、休暇の返信は「不在時の自動返信」と呼ばれる場合があります。ただし、すべての地域でオプションは同じです。
ステップ5: 次に、オフィスを不在にする日付範囲を設定します。 休暇の開始日となる初日を選択します。
注記: [最終日] チェックボックスをオンにします。 そうしないと、手動で無効にするまで Gmail によって不在メッセージが送信されます。
ステップ6: 日付範囲を設定したら、件名を入力し、自動的に送信するメッセージをメッセージ ボックスに入力する必要があります。
ステップ7: 次に、2 つのオプションから選択します。 「連絡先に登録されている人にのみ返信を送信する」または「[会社名] に登録されている人にのみ返信を送信する」
注記: 両方のオプションを選択することもできます。
ステップ8: 最後に、下部にある「変更を保存」ボタンをクリックします。
さあ、どうぞ。 Gmail で不在時の自動返信が正常に設定されました。 オプションを有効にしたので、読み続けて同僚と共有してください。
Gmail の不在通知ステータスを検索して共有する方法
Gmail の不在通知ステータスをデスクトップとモバイルで共有するのは簡単です。 必要なのはただ Google カレンダーにイベントを作成する それは一日中続きます。 Google カレンダーのイベントを作成したら、 同僚と共有する.
誰かがあなたにメールを作成し始めると、あなたが不在であることがわかります。 彼らがあなたにメッセージを送信することを止めることはできません。 あなたの外出中のイベントのステータスも、閲覧権限を持つユーザーにのみ表示されます。
または、次のこともできます。 勤務時間を設定する その代わり。 ご質問がある場合は、以下の FAQ セクションをご確認ください。
Gmail での不在時の設定に関するよくある質問
いいえ、Gmail のネイティブ不在応答機能では、内部連絡先と外部連絡先に異なるメッセージを設定することはできません。 OOO 期間中のすべての受信メールに同じメッセージが送信されます。
Gmail の Vacation Responder は、4 日に 1 回、各固有の電子メール アドレスに不在時の返信を送信します。 同じ送信者が複数回メールを送信した場合、自動返信は 4 日に 1 回しか届きません。
スムーズなコミュニケーション
Gmail で不在通知を設定する方法がわかったので、外出中でもプロフェッショナルなコミュニケーションを維持できます。 あなたの電子メールから離れて、あなたの連絡先に確実にあなたの欠席が通知され、遅延が予想される可能性があります 反応。 こちらもお読みください Gmailの名前を変更する方法.
最終更新日: 2023 年 9 月 23 日
上記の記事には、Guiding Tech のサポートに役立つアフィリエイト リンクが含まれている場合があります。 ただし、編集上の完全性には影響しません。 コンテンツは公平かつ本物のままです。