MicrosoftOutlookで電子メールテンプレートを作成する方法
その他 / / November 29, 2021
反復的なタスクの時間を節約するための最良の方法の1つは、テンプレートを作成することです。 テンプレートは、コンテンツの構造またはフォームを提供するのに役立ちます。 たとえば、Microsoft Outlookでは、ユーザーは毎回最初から電子メールを作成する代わりに、電子メールテンプレートを作成できます。
これらの電子メールテンプレートは、送信電子メールの内容が同じまたは類似した構造である場合に役立ちます。 Microsoft Outlookで電子メールテンプレートを作成するには、ユーザーは次のいずれかを使用できます。 クイックパーツ機能 またはマイテンプレートアドイン。 仕組みは次のとおりです。
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MicrosoftOutlookのクイックパーツを使用して電子メールテンプレートを作成する
クイックパーツは、テキストや画像などの再利用可能なコンテンツを含むMicrosoftOutlookのギャラリーです。 ユーザーはこれらのアイテムを簡単に選択して、電子メール、会議出席依頼、タスクなどに挿入できます。 クイックパーツを使用してメールテンプレートを作成する方法は次のとおりです。
ノート: Microsoftは、以前のバージョンに存在していた定型句を置き換えるためにOutlook2007にクイックパーツを導入しました。
ステップ1: コンピューターでMicrosoftOutlookを起動します。
ステップ2: リボンから[新しい電子メール]を選択して、テンプレートとして保存するメールを作成します。
ステップ3: メールのテキストを強調表示します。
ステップ4: [挿入]タブをクリックし、[テキスト]グループで[クイックパーツ]ドロップダウンをクリックします。
ステップ5: リストされたオプションから、[選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存]を選択して、ダイアログボックスを起動します。
ステップ6: ダイアログボックス内で、以下のフィールドに関連する詳細を入力します。
- 名前: これは、各エントリの一意の識別子です。 クイックパーツには、名前がアルファベット順にリストされています。 複数のエントリがある場合、これは非常に便利です。
- ギャラリー: Outlookは、クイックパーツのコンテンツを特定のギャラリーに保存するのに役立ちます。 これは、大量のテンプレートが保存されている場合に非常に役立ちます。
- カテゴリー: テンプレートに追加のグループ化が必要な場合を除いて、Generalに固執する必要があります。 カテゴリはサブフォルダのようなもので、ギャラリーに属しています。
- 説明: これは、各エントリまたはテンプレートを説明するのに役立つコメントです。 この属性は表示されないため、気にする必要はありません。
- 保存: コンテンツをOutlookの電子メールで使用できるようにするには、NormalEmail.dotmを使用します。 テンプレートごとにエントリを分離することもできます。
- オプション: この属性は、各エントリの挿入方法を決定するのに役立ちます。
ステップ7: [OK]をクリックして、新しいエントリの詳細を保存します。 このエントリには、メールの作成など、さまざまな目的でいつでもアクセスできます。
ステップ8: 新しいテンプレートを使用するには、テンプレートを表示する必要がある電子メールの部分に移動します。
ステップ9: クイックパーツを選択し、使用するテンプレートをクリックします。
ノート: クイックパーツに保存されたアイテムは、PCでローカルにのみ利用できます。
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マイテンプレートアドインを使用してメールテンプレートを作成する
My Templatesは、ワンクリックのテキスト入力を容易にするためにMicrosoftが提供するアドインです。 この機能を使用すると、ユーザーは頻繁に使用するフレーズを保存し、必要に応じてそれらを電子メールに追加できます。 この機能はOutlookにプリインストールされています。 ただし、ユーザーはMicrosoftExchangeサーバーの電子メールアカウントを持っている必要があります。
マイテンプレートアドインの使用方法は次のとおりです。
ノート: My Templatesアドインは、Microsoft Outlook 2019、2016、2013、およびMicrosoft365で利用できます。
ステップ1: MicrosoftOutlookを起動します。
ステップ2: リボンから、[新しい電子メール]を選択します。
ステップ3: [メッセージ]タブの[マイテンプレート]グループで、[テンプレートの表示]をクリックします。
ノート: Outlookリボンで[テンプレートの表示]アドインが事前構成されていない場合は、[ファイル]と[アドインの管理]を選択してインストールします。
ステップ4: 新しいダイアログボックスで、[テンプレート]をクリックします。
ステップ5: 空のテキストボックスに、メールのタイトルと本文を入力します。
ステップ6: [保存]をクリックして、テンプレートが必要なときにいつでも利用できるようにします。
ステップ7: 新しく作成したテンプレートをクリックして、メールの本文に転送します。
ノート: My Templatesアドインを使用して作成されたテンプレートはメールボックスに保存され、どこからでもアクセスできます。
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Gmailでのメールテンプレートの作成
クイックパーツ機能を使用する場合でも、マイテンプレートアドインを使用する場合でも、MicrosoftOutlookで簡単なテンプレートを簡単に作成できます。 次のような他のメールアプリでテンプレートを作成することもできます Gorgiasを使用したGmail.