SharePoint დოკუმენტის ბიბლიოთეკის გასაოცარი რჩევები და ხრიკები

SharePoint არის ძლიერი და ძალიან სასარგებლო ინსტრუმენტი როგორც მცირე, ასევე დიდი ბიზნესისთვის. თუმცა, ხანდახან რთული ხდება სხვადასხვა ხელსაწყოების გამოყენება და მომხმარებლები შესაძლოა ყველა მათგანზე გადატვირთულად იგრძნონ თავი. ასე რომ, ჩვენ გადავწყვიტეთ გაგვეზიარებინა ეს სტატია SharePoint Document Library-ის რჩევებისა და ხრიკების შესახებ, რათა დაგეხმაროთ. ჩვენ ასევე განვიხილეთ რამდენიმე SharePoint დოკუმენტის ბიბლიოთეკის ლიმიტები, რათა იცოდეთ დოკუმენტების ბიბლიოთეკის შეზღუდვებიც. აღფრთოვანებული ხარ რომ იცოდე? ჩვენ მოხარული ვართ გაგიზიაროთ ჩვენი ცოდნა SharePoint დოკუმენტების ბიბლიოთეკის პარამეტრების შესახებ! მაშ, ჩავყვინთოთ!

SharePoint დოკუმენტის ბიბლიოთეკის გასაოცარი რჩევები და ხრიკები

თუ გსურთ გამოიყენოთ SharePoint და მიიღოთ მაქსიმალური სარგებლობა, მაშინ უნდა იცოდეთ რამდენიმე რჩევა. ამ სტატიაში ჩვენ განვიხილეთ საუკეთესოები, რომლებიც გაგიადვილებთ და უფრო ეფექტურს გაგიადვილებთ SharePoint-ის გამოყენებას. დარჩით ბოლომდე, რომ გაიგოთ მეტი.

რა არის SharePoint დოკუმენტების ბიბლიოთეკა?

სანამ SharePoint-ის დოკუმენტების ბიბლიოთეკის რჩევებსა და ხრიკებს განვიხილავთ, მოდით ჯერ მივხედოთ რა არის სინამდვილეში. SharePoint დოკუმენტების ბიბლიოთეკა არის სპეციალური ტიპის სია, მაგრამ განსხვავდება ჩვეულებრივი სიისგან მრავალი ასპექტით. SharePoint დოკუმენტების ბიბლიოთეკაში შეგიძლიათ შეინახოთ თქვენი დოკუმენტები, როგორიცაა სურათები, ფაილები და PDF ფაილები და ა.შ. ასე რომ, ძირითადად, სიები გამოიყენება მონაცემთა შესანახად, ხოლო დოკუმენტების ბიბლიოთეკები გამოიყენება სხვადასხვა ტიპის ფაილების შესანახად. დოკუმენტების ბიბლიოთეკაში, როდესაც თქვენ შეინახავთ რაიმე ინფორმაციას, ის ცნობილი იქნება როგორც ელემენტი. განაგრძეთ კითხვა, რათა იცოდეთ როგორ შეხვიდეთ SharePoint დოკუმენტების ბიბლიოთეკის პარამეტრებზე.

როგორ მივიღოთ SharePoint დოკუმენტის ბიბლიოთეკის პარამეტრებზე წვდომა

მიჰყევით ქვემოთ მოცემულ ნაბიჯებს SharePoint დოკუმენტების ბიბლიოთეკის პარამეტრებზე წვდომისთვის:

1. Წადი SharePoint თქვენს კომპიუტერზე.

2. დააწკაპუნეთ პარამეტრების ხატულა ზედა მარცხენა კუთხეში.

3. აირჩიეთ საიტის შინაარსი მენიუდან.

4. შემდეგი, აირჩიეთ სასურველი დოკუმენტების ბიბლიოთეკა.

5. დააწკაპუნეთ გადაცემათა კოლოფის ხატულა ისევ.

6. აირჩიეთ ბიბლიოთეკის პარამეტრები.

წაიკითხეთ შემდეგი განყოფილება, რომ იცოდეთ SharePoint დოკუმენტების ბიბლიოთეკის მაგალითების შესახებ.

ასევე წაიკითხეთ:სად არის ინსტრუმენტების მენიუ Outlook-ში?

SharePoint დოკუმენტის ბიბლიოთეკის მაგალითები

არსებობს მრავალი სახის დოკუმენტის ბიბლიოთეკა სხვადასხვა გამოყენების შემთხვევებისთვის. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ სხვადასხვა ტიპის შაბლონები თქვენი საჭიროების მიხედვით და SharePoint-მა დააპროექტა ისინი ისე, რომ ყოველთვის იქნება ისეთი რამ, რაც შეესაბამება თქვენს მოთხოვნებს. აქ მოცემულია SharePoint დოკუმენტების ბიბლიოთეკის რამდენიმე მაგალითი:

• დოკუმენტების ბიბლიოთეკა - აქ შეგიძლიათ შეინახოთ დოკუმენტები და გაუზიარე ისინი სხვებს.
• აქტივიბიბლიოთეკა - შეგიძლიათ შეინახოთ უფრო დიდი ფაილები, როგორიცაა ვიდეოები, ფოტოები და აუდიოფაილები ამ ტიპის ბიბლიოთეკაში.
• Სურათიბიბლიოთეკა - სურათების ბიბლიოთეკა არის სპეციალური ტიპის ფაილი, სადაც შეგიძლიათ მარტივად შეინახოთ სურათები.
• სლაიდიბიბლიოთეკა – ეს არის ძალიან სასარგებლო ბიბლიოთეკა და აქ შეგიძლიათ სლაიდების გაზიარება. და როდესაც თქვენ გჭირდებათ მათი წარდგენა შეხვედრაზე, ამის გაკეთება მარტივად შეგიძლიათ Microsoft Powerpoint-ით.
• ვიკიგვერდიბიბლიოთეკა - აქ შეგიძლიათ დაზოგოთ ვებ გვერდები და ვებნაწილები შეიცავს როგორც სურათებს, ასევე ტექსტებს.
• დანბიბლიოთეკა - Ეს არის უსაფრთხო ადგილი ყველა თქვენი შესანახად ფორმები, ბრძანებებს და იუწყება.
• საიტიგვერდიბიბლიოთეკა – ეს არის სპეციალური ტიპის ბიბლიოთეკა, სადაც შეგიძლიათ შეინახოთ თქვენი გვერდები.

ვიმედოვნებთ, რომ ეს პასუხობს თქვენს შეკითხვას SharePoint Document Library-ის მაგალითებზე.

ასევე წაიკითხეთ:როგორ გადავწყვიტოთ SharePoint რედაქტირების ვებ ნაწილი დაუშვებელია

SharePoint დოკუმენტის ბიბლიოთეკის ლიმიტები

ვინაიდან SharePoint Document Library-ს აქვს შესანიშნავი ფუნქციები, ასევე არსებობს გარკვეული შეზღუდვები და თქვენც უნდა იცოდეთ ისინი. აქ მოცემულია რამდენიმე SharePoint დოკუმენტის ბიბლიოთეკის ლიმიტები:

• შეგიძლიათ დაზოგოთ მხოლოდ მდე 30 მილიონი ელემენტი სიაში ან დოკუმენტების ბიბლიოთეკაში. თუმცა, შეიძლება ჩანდეს, რომ ეს საკმარისზე მეტია. მაგრამ თუ თქვენ მართავთ დიდ კომპანიას და იყენებთ SharePoint სიას, როგორც მონაცემთა პირველადი შესანახად, მაშინ კი 30 მილიონი შეიძლება არც ისე დიდი ჩანდეს.
• თქვენ შეგიძლიათ მხოლოდ ნახოთ 5 კ ნივთები ერთი ხედით.
• SharePoint-ს აქვს ძალიან ძლიერი საძიებო სისტემა. თუმცა, როდესაც მონაცემები ძალიან ბევრია, შესაძლოა არასწორი შედეგი მოგიტანოთ და გამართულად არ იმუშაოს.
• თქვენ არ შეგიძლიათ გამოიყენოთ სივრცეები, როდესაც თქვენ აძლევთ SharePoint სახელს დოკუმენტების ბიბლიოთეკას.

SharePoint Structure-ის საუკეთესო პრაქტიკა

ბევრი რამ შეგიძლიათ გააკეთოთ იმისათვის, რომ თქვენი SharePoint გამოცდილება ჰოლისტიკური გახადოთ. იმის გაგება, თუ რა გჭირდებათ და რა არა, ძალიან მნიშვნელოვანია, როდესაც საქმე ეხება რაიმე პროდუქტიულად გამოყენებას. და მას შემდეგ რაც გაამარტივებთ ცხოვრებას, შეგიძლიათ გააზიაროთ თქვენი გამოცდილება კომენტარების განყოფილებაში, თუ როგორ გამოიყენეთ ქვემოთ გაზიარებული რჩევები და რა სარგებელი მოაქვთ მათ. მანამდე კი გადახედეთ SharePoint დოკუმენტების ბიბლიოთეკის ამ რჩევებსა და ხრიკებს.

1. მიეცით ლოგიკური სახელები

ერთი რამ, რაც უნდა გახსოვდეთ, არის SharePoint და მისი ხელსაწყოები თანამშრომლობისთვის. ამიტომ ყველაფერი, რასაც თქვენ ქმნით, არა მხოლოდ თქვენ მიერ იქნება გამოყენებული, არამედ ხელმისაწვდომი იქნება თქვენი თანატოლებისთვის ან თანამშრომლებისთვის. ასე რომ, თქვენ უნდა დაასახელოთ ყველა ფაილი ლოგიკურად. თუ თქვენ დაასახელებთ სახელს, რომელიც დამაბნეველია და შეიძლება სხვებისთვის გაუგებარი იყოს, მაშინ ამის გარეშე კონტექსტის თანამშრომლები ან თქვენი თანატოლები დაკარგავენ ძალიან დიდ დროს მხოლოდ იმის გარკვევაში, თუ რა დოკუმენტების ბიბლიოთეკაა შეიცავს. ნუ დაკარგავთ თანატოლების დროს, მაგრამ ჩადეთ თქვენი დრო სათანადო სახელის მისაცემად.

2. აქვს სხვადასხვა ტიპის ბიბლიოთეკა

როგორც გავუზიარეთ, არსებობს სხვადასხვა ტიპის დოკუმენტების ბიბლიოთეკა. ასე რომ, თუ თქვენ ინახავთ თქვენს ყველა მონაცემს ერთში, მაშინ ეს არა მხოლოდ ზღუდავს ხელსაწყოს გამოყენებას, არამედ მთელ გამოცდილებას ცუდს ხდის. ასე რომ, ჩვენ გირჩევთ გამოიყენოთ სხვადასხვა ტიპის დოკუმენტების ბიბლიოთეკები მონაცემთა ორგანიზებისთვის. ეს არის SharePoint დოკუმენტების ბიბლიოთეკის ერთ-ერთი საუკეთესო რჩევა და ხრიკი, რომელიც შეგიძლიათ მიჰყვეთ SharePoint Structure-ის საუკეთესო პრაქტიკებს შორის.

3. გამოიყენეთ დოკუმენტის ვერსია

როდესაც თქვენ ინახავთ გარკვეულ დოკუმენტს, შესაძლოა შეიყვანეთ არასწორი მონაცემები ან რაიმე მიზეზით ის დაზიანებულია. ამ შემთხვევაში, სამწუხაროა დოკუმენტის კიდევ ერთხელ შექმნა. ასე რომ, თქვენი დროისა და შრომისმოყვარეობის დაზოგვის მიზნით, ყოველთვის უნდა ჩართოთ დოკუმენტის ვერსია. ამ გზით, თქვენ შეგიძლიათ აღადგინოთ ფაილის წინა ვერსია. ეს არის SharePoint დოკუმენტების ბიბლიოთეკის ერთ-ერთი ყველაზე მოსახერხებელი ვარიანტი.

4. გამოიყენეთ Meta Tag

თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ საქაღალდეები და შეინახოთ თქვენი დოკუმენტები იქ. თუმცა, ჩვენ გირჩევთ, შექმნათ მეტათეგები თქვენი დოკუმენტებისთვის. ეს SharePoint დოკუმენტის ბიბლიოთეკის დანარჩენ ვარიანტებს შორის დაგეხმარებათ კონკრეტული ნივთის მარტივად ძიებაში. მაგრამ თუ თქვენ იყენებთ საქაღალდეებს და არა მეტატეგებს, მაშინ საკმაოდ რთულია კონკრეტული ფაილის ძიება და მეტი დრო დაგჭირდებათ. რატომ გირჩევთ, მოერიდოთ საქაღალდეებს? თუ თქვენ იყენებთ საქაღალდეებს, თქვენ ზღუდავთ კლასიფიკაციას მხოლოდ კონკრეტული ტიპისთვის. მეორეს მხრივ, მეტა ტეგები მოქნილია და გაძლევთ სხვადასხვა ვარიანტების მასივს.

5. მიეცით ნებართვა

თუ თქვენ ხართ პასუხისმგებელი კონკრეტულ დეპარტამენტზე და თქვენ მიერ ამუშავებთ დოკუმენტების ბიბლიოთეკას. მაშინ ის არა მხოლოდ დიდ ზეწოლას ახდენს თქვენს მხრებზე, არამედ უფრო მეტ დროს ხარჯავს და არ არის ეფექტური. თუ იყენებთ SharePoint-ს, მაშინ ძალიან ადვილია სხვებისთვის ნებართვების მიცემა. ამიტომ ჩვენ გირჩევთ, რომ სხვა თანამშრომლებსაც დართოთ ნებართვა, დაარედაქტიროთ ან შექმნათ ახალი დოკუმენტების ბიბლიოთეკები. ეს არა მხოლოდ შეამსუბუქებს ზეწოლას თქვენს მხარზე, არამედ გაზრდის თქვენი ორგანიზაციის პროდუქტიულობას.

6. დაიჭირე ცხენები

ჩვენ უბრალოდ ვთქვით, რომ თქვენ უნდა გაუზიაროთ უფლებამოსილება სხვებს, რათა დოკუმენტების ბიბლიოთეკის მართვის სამუშაო ნაკლებად დამღლელი გახადოთ. თუმცა, თუ ახალი სტაჟიორი ან თანამშრომელი შეუერთდა თქვენს ორგანიზაციას, ან თუ ეს არის სხვა განყოფილების თანამშრომელი. უნდა მისცეთ მათ წვდომა დოკუმენტების ბიბლიოთეკაზე და მისცეთ უფლება, შეცვალონ იგი? როგორც ერთხელ ვიღაცამ თქვა, დიდ ძალას თან ახლავს დიდი პასუხისმგებლობა (ვინ თქვა ამ სტრიქონის კომენტარი ქვემოთ). ასე რომ, თქვენ ყოველთვის ძალიან ფრთხილად უნდა მიანიჭოთ ვინმეს დიდი ძალა. დაადგინეთ ვინ არის პასუხისმგებელი და ვის სჭირდება ნებართვები და დაუშვით მხოლოდ ისინი.

7. დაასახელეთ სწორად

ეს არის SharePoint დოკუმენტების ბიბლიოთეკის საკმაოდ ძირითადი რჩევები და ხრიკები. როგორც ადრე ვთქვით, რომ დოკუმენტების ბიბლიოთეკის დასახელებისას სიტყვებს შორის ინტერვალის გამოყენება შეუძლებელია. მაშ, უნდა გამოიყენოთ თუ არა სხვადასხვა სიმბოლოები, რადგან სახელის მხოლოდ მცირე ასოებით დაწერა გამოიწვევს დაბნეულობას? პასუხი არის არა, თქვენ არ უნდა გამოიყენოთ სიმბოლოები. ვნახოთ, როგორ გამოიყურება სიმბოლოების გამოყენებისას. იხვი*იხვი&წადი. არ არის დამაბნეველი? ჩვენ ყოველთვის გირჩევთ გამოიყენოთ დიდი ასოები უკეთესი გაგებისთვის. მაგალითად, დაწერეთ სახელი ასე DuckDuckGo. ეს უცნაურია, ამიტომ თქვენ უნდა გამოიყენოთ ეს ხრიკი დოკუმენტების ბიბლიოთეკის სწორად დასახელებისთვის.

8. გქონდეთ მხოლოდ ერთი ტიპის კონტენტი

ჩვენ გირჩევთ, რომ ბიბლიოთეკაში გქონდეთ მხოლოდ ერთი ტიპის შინაარსი. არ აურიოთ სხვა ტიპებთან, რადგან ამან შეიძლება გამოიწვიოს დაბნეულობა. SharePoint არ გაძლევთ საშუალებას დაწეროთ ნაყარი ტეგი, როდესაც ატვირთავთ ფაილს. ასე რომ, მხოლოდ ერთი ტიპის შინაარსის არსებობა ასევე შეიძლება მომგებიანი იყოს, თუ გსურთ ტეგების დამატება. ის ასევე დაგეხმარებათ მარტივად იპოვოთ სხვადასხვა სტატიები. მიჰყევით ამ რჩევას SharePoint-ის სტრუქტურის საუკეთესო პრაქტიკისთვის.

9. ინფორმაციის ორგანიზება

ინფორმაციის ორგანიზება ძალიან მნიშვნელოვანია. ვინაიდან SharePoint არის Microsoft-ის პლატფორმა, თქვენ შეგიძლიათ მარტივად დააკავშიროთ და გამოიყენოთ Microsoft-ის სხვა აპლიკაციები SharePoint-თან. ერთ-ერთი აპლიკაცია არის OneNote. შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს ჩანაწერების აპი, რათა მოაწყოთ თქვენი ახალი იდეები ერთ ადგილზე.

10. წაიკითხეთ წაიკითხეთ წაკითხული

ცოდნის მიღება ძალიან მნიშვნელოვანია, როცა რაიმე ახალს სწავლობ. იგივეა, როდესაც გსურთ გამოიყენოთ SharePoint. თუ არ ისწავლით SharePoint-ის სხვადასხვა ინსტრუმენტებს, მაშინ შეუძლებელია პლატფორმის ეფექტურად გამოყენება. ასე რომ, ჩვენ ყოველთვის შემოგთავაზებთ, რომ ისწავლოთ ბლოგის სტატიებიდან, გაიაროთ კურსები ან უყუროთ YouTube ვიდეოებს, რომ გქონდეთ რაც შეიძლება მეტი ინფორმაცია.

რეკომენდებულია:

• სად ინახება Steam მონაცემები?
• შეასწორეთ Apex უცნობი ფაილის ვერსიის შეცდომა
• რა ხდება, როდესაც მე წაშლის iCloud სარეზერვო ასლს?
• როგორ შევქმნათ SharePoint სია

ვიმედოვნებთ, რომ ეს სტატია დაგეხმარა ამის შესახებ SharePoint დოკუმენტების ბიბლიოთეკის რჩევები და ხრიკები, SharePoint დოკუმენტის ბიბლიოთეკის პარამეტრები და SharePoint დოკუმენტების ბიბლიოთეკის მაგალითები. თუ ჯერ კიდევ გაქვთ შეკითხვები, არ დაგავიწყდეთ მათი გაზიარება კომენტარების განყოფილებაში და ჩვენი გუნდი იზრუნებს მათზე. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გვითხრათ რომელი თემების შესწავლა გსურთ შემდეგში და ჩვენ შევეცდებით დავწეროთ სპეციალური სტატია ამაზე. თქვენ ასევე შეგიძლიათ შეინახოთ ჩვენი საიტი თქვენს სანიშნეში მომავალი მითითებისთვის. გმადლობთ, რომ კითხულობთ.