გასაოცარი SharePoint სიის რჩევები და ხრიკები, რომლებიც უნდა იცოდეთ
Miscellanea / / April 03, 2023
![გასაოცარი SharePoint სიის რჩევები და ხრიკები, რომლებიც უნდა იცოდეთ](/f/1fdaabe178eb3066277cbc6b2a98026f.png)
დიდი ორგანიზაცია ხართ თუ პატარა, SharePoint არის სერვისი, რომელიც ნებისმიერს შეუძლია გამოიყენოს თავისი ბიზნესის ეფექტურობისთვის. ამ საიტის საშუალებით თქვენ შეგიძლიათ მარტივად მართოთ და გაუზიაროთ ინფორმაცია სხვა თანამშრომლებს ძალისხმევის გარეშე. თუ არ გაქვთ სათანადო ცოდნა, თუ როგორ გამოიყენოთ SharePoint-ის სხვადასხვა ფუნქციები, მაშინ ამ პლატფორმის სრული პოტენციალის გამოყენება შეიძლება რთული იყოს. ასე რომ, ჩვენ გადავწყვიტეთ დავწეროთ სტატია, რომ გაგიზიაროთ SharePoint სიის რამდენიმე რჩევა. აღფრთოვანებული ხართ მათი გაცნობით? რადგან ჩვენ აღფრთოვანებული ვართ ჩვენი ცოდნის გაზიარებით, დავიწყოთ. ასევე, შეისწავლით SharePoint სიების მაგალითებს.
![გასაოცარი SharePoint სიის რჩევები და ხრიკები, რომლებიც უნდა იცოდეთ](/f/a88269d2302dc27e28c0d9bae8ec806a.png)
Სარჩევი
- გასაოცარი SharePoint სიის რჩევები და ხრიკები, რომლებიც უნდა იცოდეთ
- SharePoint-ის შესახებ
- ფაქტები SharePoint-ის შესახებ
- 1. მონაცემთა ექსპორტი Excel-ში
- 2. გამოიყენეთ ფილტრის შესაძლებლობები
- 3. ინტეგრირება სხვა Microsoft 365 აპებთან
- 4. ნებართვების დაყენება
- 5. სიმარტივე არის გასაღები
- SharePoint სიის შეზღუდვები
- SharePoint სიების მაგალითები
- SharePoint Lists Vs SharePoint ბიბლიოთეკები
- SharePoint სია უკეთესია ვიდრე Microsoft Excel?
გასაოცარი SharePoint სიის რჩევები და ხრიკები, რომლებიც უნდა იცოდეთ
ჩვენ დეტალურად ვაჩვენეთ SharePoint სიების მაგალითები და SharePoint სიის რჩევები და ხრიკები.
SharePoint-ის შესახებ
ის პირველად Microsoft-მა შემოიტანა 2001 წელს ინფორმაციის მართვისა და გაზიარების პლატფორმა. ის ეხმარება ორგანიზაციებს შექმნან საიტები, რათა შეინახონ და გაუზიარონ მონაცემები თავიანთ თანამშრომლებს. თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ მრავალი სახის საიტი SharePoint, როგორიცაა გუნდის საიტები, საკომუნიკაციო საიტები, კლასიკური საიტები და ა.შ. საუკეთესო ის არის, რომ მას გააჩნია Office 365 ვერსიები. ასევე, შეგიძლიათ შეიძინოთ იგი როგორც დამოუკიდებელი სერვისი.
თუმცა, არსებობს შესაძლებლობა, რომ მუშაობთ IT კომპანიაში და არასოდეს გსმენიათ ამ კონტენტის მართვის პლატფორმის შესახებ. ეს იმიტომ ხდება, რომ ბევრი მცირე ორგანიზაცია არ იყენებს ამ ინსტრუმენტს და ცვლის მას სხვა Microsoft Office აპლიკაციებით. მაგრამ ეს არ ცვლის ფაქტს, თუ რამდენად ძლიერია SharePoint. და მას აქვს პოტენციალი შეასრულოს თქვენი მოთხოვნების უმეტესი ნაწილი. ის იყენებს სამუშაო პროცესს თანამშრომლობის ინსტრუმენტების უზრუნველსაყოფად, როგორიცაა სიები, ბიბლიოთეკები, მონაცემთა ბაზები და ა.შ.
Microsoft-ის სხვა აპლიკაციებისგან განსხვავებით, ის არ იღებს ხშირ განახლებებს. მიუხედავად ამ ფაქტისა, SharePoint-ს მაინც აქვს თანამედროვე სახე და ასევე საკმაოდ უსაფრთხოა.
![SharePoint ვებგვერდი](/f/c6ec7ca5fca114d56a8e4aedf26d14fd.png)
ფაქტები SharePoint-ის შესახებ
- დასრულდა 100მილიონი ხალხი მთელ მსოფლიოში იყენებს ამ თანამშრომლობის ხელსაწყოს.
- თითქმის 50 მსოფლიოს წამყვანი კომპანიების პროცენტი, მათ შორის Fortune 500 კომპანიები, იყენებენ SharePoint-ს ყოველდღიური საჭიროებისთვის.
- მაიკროსოფტი საკმაოდ დიდი ორგანიზაციაა, რომელიც წელიწადში მილიარდობით დოლარის შემოსავალს იღებს. მაგრამ იცით თუ არა, რომ SharePoint იღებს წელიწადში თითქმის 2 მილიარდ დოლარს მისი მთლიანი შემოსავლიდან.
- კიდევ ერთი სახალისო ფაქტი ის არის, რომ მაიკროსოფტი იღებს 10 ათას ახალ SharePoint მომხმარებელს დღეში.
- ამ თანამედროვე ეპოქაში, ერთი უნარი, რომელიც მოთხოვნადია, არის კოდირება. თუმცა, ყველას არ მოსწონს კოდირება და თქვენსმა ბევრმა თანამშრომელმა შეიძლება არ იცოდეს კოდირება. ასე რომ, SharePoint-ის მარტივი გადათრევისა და ჩამოშვების ფუნქციის გამოყენებით, ყველას შეუძლია შექმნას საიტი ერთი სიტყვის კოდირების გარეშე.
- არსებობს 3 განსხვავებული რეჟიმი, რომლებშიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს ინსტრუმენტი: On-Premise, Cloud და Hybrid. ასე რომ, ის არა მხოლოდ ძლიერია, არამედ მოქნილიც.
ახლა წაიკითხეთ მეტი, რომ გაეცნოთ SharePoint სიის რჩევებს.
მას შემდეგ რაც მიიღებთ პასუხებს თქვენს უმეტეს მნიშვნელოვან კითხვებზე, დროა ისწავლოთ SharePoint-ის ონლაინ სიის რჩევები და ხრიკები.
1. მონაცემთა ექსპორტი Excel-ში
SharePoint სიის ერთ-ერთი მახასიათებელია მონაცემთა გაფართოებული გრაფიკული წარმოდგენის ფუნქცია. ასე რომ, თუ თქვენ მართავთ თქვენს მონაცემებს SharePoint სიაში და გჭირდებათ გრაფიკული წარმოდგენის ფუნქციის გამოყენება, თქვენ უნდა გადაიტანოთ მონაცემები Excel-ში. ეს იმიტომ, რომ გრაფიკული წარმოდგენა მიუწვდომელია SharePoint სიაში. Excel-ში ექსპორტი საკმაოდ მოსახერხებელი ფუნქციაა და ის უნდა გამოიყენოთ ძვირფასი დროის დაზოგვისთვის. ეს იყო პირველი რჩევა, რომელიც დაეხმარა თქვენი შეკითხვის გადაჭრას, SharePoint სიის რჩევები. გავიგოთ მეორე რჩევა.
2. გამოიყენეთ ფილტრის შესაძლებლობები
SharePoint სიის ერთ-ერთი მთავარი მიმზიდველობა არის ფილტრის ვარიანტი. ფილტრაციის საშუალებით შეგიძლიათ მარტივად იპოვოთ ინფორმაცია, რომელსაც ეძებდით წამებში. მაგრამ ამ ქმედებას შეიძლება საათები დასჭირდეს ამ ფილტრის პარამეტრის გარეშე.
3. ინტეგრირება სხვა Microsoft 365 აპებთან
შეგიძლიათ SharePoint სიის ინტეგრირება სხვა საოფისე აპებთან, რაც მძლავრი და მოსახერხებელი ფუნქციაა. ეფექტურობისთვის, შეგიძლიათ სიის ინტეგრირება Power Apps-თან, Power Automate-თან და Power BI-თან. ეს იყო მესამე რჩევა SharePoint სიის ხრიკებისთვის. ახლა მოდით გადავიდეთ შემდეგ რჩევაზე.
4. ნებართვების დაყენება
ნებართვა არის ფუნქცია, რომელიც SharePoint-ს უფრო მომგებიანს და უკეთეს გადაწყვეტას ხდის მრავალი სხვა ჩამონათვალის პროგრამული უზრუნველყოფისთვის. ყველაზე კარგი ის არის, რომ შეგიძლიათ ნებართვების მორგება. თუ ზოგიერთ თანამშრომელს არ სჭირდება რედაქტირების ვარიანტის გამოყენება, შეგიძლიათ მათ მიაწოდოთ მხოლოდ საჭირო ნებართვები. ეს არა მხოლოდ მოსახერხებელია, არამედ ამცირებს ახალბედა თანამშრომლის მიერ მნიშვნელოვანი ინფორმაციის წაშლის რისკს.
5. სიმარტივე არის გასაღები
შემდეგი SharePoint სიის ხრიკებში არის მისი სიმარტივე. მაგრამ არ მიიღოთ არასწორი აზრი. ეს ჯერ კიდევ ძლიერი ინსტრუმენტია. თუმცა, ბევრს შეუძლია გამოიყენოს იგი კომპლექსურად, თუ მათ არ იციან როგორ გამოიყენონ თითოეული ინსტრუმენტი სწორად და გაართულონ საქმეები. ამიტომ, ჩვენ გირჩევთ არ გააკეთოთ ეს და შეადგინოთ სიები მინიმალიზმის პატივისცემით. როგორ შეადგინოთ მინიმალისტური სიები? პასუხი მარტივია. წაიკითხეთ ფუნქციების შესახებ და როგორ სწორად შეინახოთ ინფორმაცია სწორ ფორმატში.
ასევე წაიკითხეთ:Microsoft 365 Copilot: ახალი AI ასისტენტი საოფისე აპებისთვის
SharePoint სიის შეზღუდვები
SharePoint სიის რჩევების შესწავლის შემდეგ, შეგვატყობინეთ მისი შეზღუდვების შესახებ. SharePoint სიის გარკვეული შეზღუდვებია, რომელიც უნდა გახსოვდეთ. ისინი მოხსენიებულია ქვემოთ:
- 30,000,000 არის ელემენტების მაქსიმალური რაოდენობა, რომელიც შეგიძლიათ დაამატოთ SharePoint სიაში. თუმცა, შეიძლება ითქვას, რომ ეს საკმარისზე მეტია. დიახ, თუ ორგანიზაცია მცირეა, მაშინ მხოლოდ ეს განცხადებაა სიმართლე. მაგრამ იმ შემთხვევაში, თუ ეს არის 500-მდე კომპანიას შორის, ჩვენ არ ვართ დარწმუნებული, რომ ესეც საკმარისი იქნება.
- 250 MB არის სიის მაქსიმალური ზომის ლიმიტი. ეს შეიძლება იყოს შეზღუდული, თუ გსურთ დაამატოთ დანართები და არა უბრალოდ შეავსოთ სია სიტყვებით.
- შეიძლება გინდოდეს დამალე რაღაც სვეტიns ზოგიერთი მომხმარებლისგან. მაგრამ სამწუხაროდ, ასეა შეუძლებელი ამის გაკეთება SharePoint-ის სიაში, რაც შეიძლება მნიშვნელოვანი ნაკლი იყოს ზოგიერთი მომხმარებლისთვის.
- Თუ გინდა გარკვეული მომხმარებლებისთვის სიის ხედების დამალვა, მაშინ ისიც არის შეუძლებელია ამის გაკეთება.
- თუ სიაში ათასობით დოკუმენტი ან ელემენტია, ზოგიერთმა მომხმარებელმა შეიძლება მიიღოს ა ბარიერის შეცდომა სიის კონკრეტული ნივთის ძიებისას.
- სიებში ხელმისაწვდომია ოფციონის ზოგადი სახელები, როგორიცაა ახალი ელემენტი, რედაქტირება, რეგისტრაცია და გასვლა. Მაგრამ შენ მენიუს მორგება შეუძლებელია მოთხოვნის მიხედვით.
წაიკითხეთ შემდეგი განყოფილება, რომ იცოდეთ SharePoint სიების მაგალითების შესახებ.
SharePoint სიების მაგალითები
ახლა მოდით მოგცეთ SharePoint სიების მაგალითები ამ საკითხის თქვენი გაგების გასაღრმავებლად.
1. კურსის მაგალითების სია
კურსის მაგალითების სიაში ჩვენ შეგვიძლია შევინახოთ სხვადასხვა მონაცემები კურსების შესახებ. შეიყვანეთ დეტალები, როგორიცაა კურსის სახელი, ინსტრუქტორის სახელი, აღწერა, კურსის საფასური და კურსის ტიპი.
2. შვებულების სია
ამ ტიპის სიაში შეგიძლიათ თვალყური ადევნოთ დეტალებს თანამშრომლების შვებულების შესახებ. შეიყვანეთ ისეთი დეტალები, როგორიცაა თანამშრომლის სახელი, წასვლის მიზეზი, შვებულების თარიღი, მთლიანი პერიოდი, დამტკიცებული თუ არა და ა.შ.
3. Პროექტის მენეჯმენტი
თუ თქვენ მართავთ კომპანიას, მაშინ გექნებათ პროექტი. ასევე, ამ პროექტის ეფექტურად სამართავად, შეგიძლიათ გამოიყენოთ სია SharePoint-ში. დეტალები, რომლებიც შეიძლება განთავსდეს პროექტის მართვის სიაში, არის პროექტის სახელი, დაწყების თარიღი, დასრულების თარიღი, მინიჭებული, ბიუჯეტი და ხანგრძლივობა.
4. დასაქმების სია/ტრეკერი
თუ თქვენ ხართ HR, მაშინ ეს სია ძალიან დაგეხმარებათ. რეკრუტირების ტრეკერით შეგიძლიათ აკონტროლოთ კანდიდატების პროფილები, გასაუბრების თარიღები, განაცხადის სტატუსები და ა.შ. ზოგიერთი დეტალი, რომელიც შეგიძლიათ დაამატოთ არის კანდიდატის სახელი, პოზიცია, განაცხადის თარიღი, გასაუბრების თარიღი, დამსაქმებლის სახელი, კანდიდატის ელექტრონული ფოსტის მისამართი, გამოცდილება და უნარები.
5. თანამშრომელთა გამოკითხვის სია
წარმატებული კომპანიის მართვისთვის საჭიროა კარგი თანამშრომლები. ჩვენ ვიცით, რომ ძნელია კარგი თანამშრომლების შოვნა. თუმცა, იცით, რა არის უფრო რთული? მათი შესანარჩუნებლად! თუ გსურთ წარმატებული კომპანიის მართვა და გსურთ შეინარჩუნოთ ეს წარმატება, მაშინ აუცილებელია თანამშრომლების წინადადებებისა და პრეტენზიების მოსმენა. ამისათვის შეგიძლიათ შეინახოთ გამოკითხვის სია. თქვენ შეგიძლიათ შეიტანოთ დეტალები ამ სიაში: სახელი, თარიღი, ხელფასი, ჯანმრთელობის შეღავათები, სამუშაო კულტურა, მუშაობის გამოხმაურება, მუშაობის შესაძლებლობა და ა.შ.
ასევე წაიკითხეთ:როგორ გადავწყვიტოთ SharePoint რედაქტირების ვებ ნაწილი დაუშვებელია
SharePoint Lists Vs SharePoint ბიბლიოთეკები
მას შემდეგ რაც მიიღებთ საჭირო ინფორმაციას SharePoint-ის შესახებ, მოდით გავიგოთ რამდენიმე განსხვავება SharePoint სიებსა და ბიბლიოთეკებს შორის.
SharePoint სია | SharePoint ბიბლიოთეკა |
სია არის ვარიანტი, რომელიც დაგეხმარებათ ინფორმაციის შენახვასა და ორგანიზებაში. | ბიბლიოთეკას, რომელიც ასევე ცნობილია როგორც დოკუმენტების ბიბლიოთეკა, შეუძლია შეინახოს დოკუმენტები და ფაილები. |
თქვენ არ შეგიძლიათ გამოიყენოთ შემოწმების და გასვლის ფუნქციები. | შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს ფუნქცია. |
როდესაც ჩვენ ვაზიარებთ დოკუმენტებს SharePoint სიაში, ისინი არ იძებნება. როდესაც თქვენ ეძებთ, ისინი არ გამოჩნდება შედეგში. | როდესაც თქვენ დაამატებთ დოკუმენტებს SharePoint Document Library-ში, ისინი იძებნება. ამრიგად, თქვენ შეგიძლიათ მოძებნოთ ისინი საძიებო ზოლის საშუალებით. |
ჩვენ არ შეგვიძლია დოკუმენტების შაბლონებად დაყენება SharePoint List-ის თანამედროვე ვერსიაში. | დოკუმენტების ბიბლიოთეკებისთვის შესაძლებელია დოკუმენტების შაბლონებად დაყენება. |
მცირე ვერსიის დამატება შეუძლებელია. დასაშვებია მხოლოდ ძირითადი ვერსიები. | ძირითადი და მცირე ვერსიები ხელმისაწვდომია. |
SharePoint სია უკეთესია ვიდრე Microsoft Excel?
პასუხი დამოკიდებულია გამოყენებაზე. თუ გსურთ მარტივი პროგრამული უზრუნველყოფის გამოცდილება მოქნილობით, მაშინ შეგიძლიათ გამოიყენოთ სია, რომელიც უკეთესი არჩევანია. Excel არის უკეთესი არჩევანი, თუ გსურთ რამდენიმე ძლიერი ფუნქცია, როგორიცაა გრაფიკები. როდესაც ჩვენ განვიხილავთ SharePoint-ს აქ, მოდით ვიცოდეთ რამდენიმე რამ, რაც მას Excel-ზე უკეთესს ხდის.
- Ეს არის ადვილირომგამოყენებადა თქვენ არ გჭირდებათ თვეების დახარჯვა SharePoint სიის ფუნქციების შესასწავლად.
- ადვილად შეუძლია ინტეგრირება სხვა Microsoft 365 აპებთან ერთად, რაც უფრო მეტს ხდის მას მოქნილი ვიდრე ცხრილი.
- ისევე, როგორც ამაზონზე შოპინგი, თქვენ შეგიძლიათ მარტივად იპოვოთ სწორი ინფორმაცია მისი გამოყენებით გაუმჯობესებული ფილტრის შესაძლებლობები სიაში.
- Excel-ში მომხმარებლებს შეუძლიათ ჩამოტვირთოთ კონკრეტული ფაილი, შეიყვანონ მონაცემები მასში და შემდეგ გაუგზავნონ ელფოსტით თავიანთ უფროსს. ეს მეთოდი არა მხოლოდ შრომატევადია, არამედ შეიძლება გამოიწვიოს შეცდომებიც. თუმცა, სიაში მომხმარებლებს შეუძლიათ შეიტანეთ ცვლილებები მონაცემებში, და იქნება მისი მხოლოდ ერთი ვერსია. არ არსებობს ასლები და არ არის თავის ტკივილი მრავალი ფაილის მართვისას.
- Excel-ში თქვენ არ შეგიძლიათ ყველა მომხმარებლისთვის ნებართვების ოპტიმიზაცია. თქვენ უნდა მისცეთ ყველა ნებართვა ან არაფერი, რამაც შეიძლება გამოიწვიოს ისეთი პრობლემები, როგორიცაა მნიშვნელოვანი უჯრედების წაშლა, ფორმატირების პრობლემები და ა.შ. თუმცა, შეგიძლია აირჩიეთ ნებართვები გსურთ თანამშრომლის სიაში მიცემა.
რეკომენდებულია:
- 22 საუკეთესო Dropbox ალტერნატივა
- მიუწვდომელი მდებარეობის გამოსწორების 7 გზა iPhone iMessage
- SharePoint დოკუმენტის ბიბლიოთეკის გასაოცარი რჩევები და ხრიკები
- როგორ შევქმნათ SharePoint სია
ვიმედოვნებთ, რომ ეს სტატია SharePoint სიის რჩევები იყო თქვენთვის სასარგებლო. ჩვენ ასევე გავუზიარეთ რამდენიმე სხვა ინფორმაცია, რომელიც დაგეხმარათ მიიღოთ მეტი ცოდნა SharePoint სიების მაგალითების შესახებ. თუ ჯერ კიდევ გაქვთ შეკითხვები, არ დაგავიწყდეთ გამოიყენოთ კომენტარების განყოფილება და ჩვენი გუნდი იზრუნებს თქვენს შეკითხვაზე. თქვენ ასევე შეგიძლიათ შემოგთავაზოთ ახალი თემები კომენტარებში და ჩვენ დავწერთ სპეციალურ სტატიას ამის შესახებ. შეინახეთ ჩვენი საიტი თქვენს სანიშნეებში მომავალი მითითებისთვის. გმადლობთ, რომ კითხულობთ.