SharePoint-ის საუკეთესო პრაქტიკა დოკუმენტის მენეჯმენტისთვის – TechCult
Miscellanea / / May 01, 2023
SharePoint არის ერთ-ერთი საუკეთესო ინსტრუმენტი ბიზნესისთვის თანამშრომლებთან კომუნიკაციისა და მათი მონაცემების მართვისთვის. ასე რომ, თუ თქვენ ხართ მცირე კომპანიის მფლობელი ან 500-დან ერთ-ერთი ბედი კომპანია, ეს ინსტრუმენტი ძალიან დაგეხმარებათ! ასევე უნდა გავითვალისწინოთ, რომ Microsoft SharePoint-ს აქვს მრავალი ფუნქცია და სწორად გამოყენების შემთხვევაში შეგვიძლია ჩვენი ყოველდღიური მუშაობა ეფექტური გავხადოთ. ამრიგად, ამ სტატიაში ჩვენ გაგიზიარებთ SharePoint-ის საუკეთესო პრაქტიკას დოკუმენტების მართვისთვის, რათა გამოიყენონ ინსტრუმენტები მათი სრული პოტენციალით. აღფრთოვანებული ხართ, რომ იცოდეთ SharePoint ცოდნის მართვის საუკეთესო პრაქტიკა? თუ კი, მაშინ ეს გრძნობა ორმხრივია, რადგან ჩვენც გვიხარია ამ ცოდნის გაზიარება.
![sharepoint საუკეთესო პრაქტიკა დოკუმენტების მართვისთვის](/f/9e4d54a914ce228605f8544c71ffa0c7.png)
Სარჩევი
SharePoint-ის საუკეთესო პრაქტიკა დოკუმენტების მართვისთვის
ეს სტატია შეიცავს რამდენიმე საუკეთესო პრაქტიკას, რომელიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ SharePoint-ის უფრო ეფექტური მართვისთვის. ასე რომ, თუ თქვენ ხართ დამწყები, რომელიც ჯერ კიდევ ცდილობთ იპოვოთ თქვენი გზა, განაგრძეთ კითხვა ბოლომდე, რომ გაიგოთ მეტი სასარგებლო ინფორმაცია. SharePoint დოკუმენტების მართვის საუკეთესო პრაქტიკა.
რა არის SharePoint?
სანამ დოკუმენტების მართვისთვის SharePoint-ის საუკეთესო პრაქტიკას შევეხებით, ცოტა წავიკითხოთ SharePoint-ის შესახებ. SharePoint ძირითადად გამოიყენება საიტების შესაქმნელად. ეს არის ერთ-ერთი საუკეთესო ინსტრუმენტი, რომელიც ოდესმე შექმნილა Microsoft-ის მიერ ინფორმაციის გაზიარების, მართვისა და წვდომისათვის მრავალი მოწყობილობით. იგი შეიქმნა 2001 წელს და აქვს მეტი 200მილიონიაქტიური მომხმარებლები. მიუხედავად იმისა, რომ SharePoint ხშირად არ იღებს განახლებებს. მიუხედავად ამისა, ეს არის ერთ-ერთი ყველაზე ცნობილი ინსტრუმენტი Microsoft 365-ში.
![sharepoint ვებგვერდი](/f/f498627b0c0f705e2ede5d7ce89d3a74.png)
კიდევ ერთი რამ, რაც უნდა გახსოვდეთ, არის ის, რომ ეს არ არის აპლიკაცია, მაგრამ ეს არის პლატფორმა. აპსა და პლატფორმას შორის მთავარი განსხვავება ისაა, რომ აპლიკაცია ასრულებს კონკრეტულ დავალებებს, ხოლო პლატფორმა არის ის, სადაც შეიძლება აპლიკაციის ან ვებსაიტის აშენება. გამარტივებისთვის, აპლიკაცია ან ვებსაიტი არის პროდუქტი, ხოლო პლატფორმა არის ქარხანა, სადაც პროდუქტი მზადდება.
ასევე წაიკითხეთ:როგორ გადავწყვიტოთ SharePoint რედაქტირების ვებ ნაწილი დაუშვებელია
SharePoint-ის საუკეთესო პრაქტიკა
Microsoft-ის ეს პლატფორმა ძირითადად გამოიყენება მონაცემთა შესანახად, ანალიზისა და გაზიარებისთვის. ასე რომ, თქვენ უნდა გესმოდეთ საუკეთესო პრაქტიკა, რომელსაც შეგიძლიათ მიჰყვეთ, რომ ეს უფრო ეფექტურად გააკეთოთ. უფრო მკაფიო ახსნა-განმარტებისთვის, ჩვენ დავყავით რჩევები ორ სხვადასხვა განყოფილებად, SharePoint-ის საუკეთესო პრაქტიკა დოკუმენტების მართვისთვის და SharePoint დიდი დოკუმენტების ბიბლიოთეკის საუკეთესო პრაქტიკა. ასე რომ, მოდით გავეცნოთ თითოეულ მათგანს დეტალურად.
საუკეთესო SharePoint პრაქტიკა ამისთვის Ცოდნის მართვა
ასე რომ, პირველ რიგში, ჩვენ გაგიზიარებთ რამდენიმე საუკეთესო SharePoint ცოდნის მართვის საუკეთესო პრაქტიკას, რომელიც უნდა განხორციელდეს.
1. სხვებთან თანამშრომლობა
![სხვებთან თანამშრომლობა](/f/184676afbfde6e4dbafb0ff8d5aa1c4a.jpg)
კომპანიის ზრდისთვის აუცილებელია სხვებთან თანამშრომლობა. თანამშრომლობის გარეშე შეუძლებელია ჯანსაღი სამუშაო კულტურის არსებობა, რაც გამოიწვევს სტაგნაციას. ასე რომ, არ დაგავიწყდეთ, რომ SharePoint არა მხოლოდ ინფორმაციის მართვის შესანიშნავი საიტია, არამედ მას ასევე აქვს გუნდთან თანამშრომლობის ინსტრუმენტები. გამოიყენეთ ისინი და დარჩით დაკავშირებული. ასე რომ, მან გადაჭრა თქვენი შეკითხვა, SharePoint საქაღალდის სტრუქტურის საუკეთესო პრაქტიკის შესახებ.
2. მეტა ტეგების გამოყენება
ბევრ მომხმარებელს აქვს კითხვები, როგორიცაა SharePoint საქაღალდის სტრუქტურის საუკეთესო პრაქტიკა. მაგრამ ჩვენ გირჩევთ გამოიყენოთ მეტა ტეგები საქაღალდეების ნაცვლად. ძალიან მნიშვნელოვანია ტეგების გამოყენება სხვადასხვა ინფორმაციის ეფექტურად დასალაგებლად. ბევრი ადამიანი კვლავ იყენებს საქაღალდეებს კლასიფიკაციისთვის, მაგრამ უმეტეს შემთხვევაში მეტატეგების გამოყენება უფრო ეფექტურია. თუ არ იყენებთ SharePoint-ს ონლაინ, მაშინ შესაძლოა არ იცნობდეთ მეტატეგებს და ეს კარგია. მაგრამ ახლა, როგორც ეს იცით, მოგთხოვთ გამოიყენოთ ეს ფუნქცია. იმის გამო, რომ მხოლოდ საქაღალდეების გამოყენებით თქვენ ზღუდავთ თავს მეტი მოქნილობისგან.
ჩვენ არ ვამბობთ, რომ თქვენ საერთოდ უნდა გამოიყენოთ საქაღალდეები, მაგრამ ტეგები იძლევა ინფორმაციის უკეთ ხელმისაწვდომობას და თქვენ შეგიძლიათ სწრაფად შეხვიდეთ მათზე. ეს არის პირველი პუნქტი, რომელიც უნდა დაიცვათ SharePoint-ის სტრუქტურის საუკეთესო პრაქტიკისთვის.
3. ნებართვების მინიჭება
ეს არის კიდევ ერთი შესანიშნავი SharePoint საუკეთესო პრაქტიკა დოკუმენტების მართვისთვის. როგორც ვთქვით, მნიშვნელოვანია თანამშრომლობა. ასე რომ, თუ გსურთ მიჰყვეთ ამ რჩევას, მაშინ ერთი რაც უნდა გააკეთოთ არის ნებართვების მინიჭება. სათანადო ნებართვის გარეშე თქვენ ზღუდავთ გუნდს გარკვეული ამოცანების შესრულებაში, რითაც აჭიანურებთ ბევრ პროცესს გზაზე. ამიტომ უნდა გაითვალისწინოთ ეს; იმუშავეთ გუნდურად და მიანიჭეთ სწორი ნებართვა სწორ ადამიანებს, ასე რომ თქვენ არ მოგიწევთ ყველა დავალების შესრულება მარტო. თუმცა, ასევე მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ არ უნდა მივცეთ ავტორიტეტი ყველას და არ უნდა შეზღუდოთ, რომ ყველა წევრს მისცეთ საშუალება გამოიყენოს ყველა ინსტრუმენტი და შეცვალოს ყველაფერი. მას შეუძლია შექმნას დაბნეულობა.
4. AAR-ის გამოყენება
AAR ან უბრალოდ After Action მიმოხილვა არის მიმოხილვის სისტემა, რომელიც პირველად შეიქმნა აშშ-ს არმიის მიერ. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს სისტემა თქვენს ორგანიზაციაში, განსაკუთრებით SharePoint პლატფორმაზე. AAR-ის საკითხში ექსპერტთა მიმოხილვა ეძლევა თანამშრომლებს გადაწყვეტილების მიღების უნარის გასაძლიერებლად.
ექსპერტები აძლევენ თავიანთ მოსაზრებებს იმის შესახებ, თუ როგორ და რატომ ხდება კონკრეტული ქმედება და რა შეიძლება გაკეთდეს უკეთესი. ისინი დაეხმარნენ თანამშრომლებს ხარვეზების გამოსწორებაში და ხარვეზის გამოსწორებაში. ეს სისტემა გუნდებს უკეთეს გზას აძლევს ინფორმირებული გადაწყვეტილებების მისაღებად და, თავის მხრივ, ზრდის პროდუქტიულობას.
5. საინფორმაციო არქიტექტურის შექმნა
ასევე ძალიან მნიშვნელოვანია ინფორმაციის არქიტექტურის შექმნა. მკაფიო ხედვის გარეშე, მნიშვნელოვანი ინფორმაციის თქვენი კლასიფიკაცია შეიძლება საკმაოდ ბინძური იყოს. ამიტომ ჯერ დაჯექით და იფიქრეთ იმაზე, თუ როგორ გსურთ ინფორმაციის გაზიარება და შემდეგ მხოლოდ დაამატეთ იგი საიტზე.
ეს შეიძლება გაკეთდეს SharePoint-ში, როგორც ფაილების სიაში და დამოკიდებულია მხოლოდ თქვენს საჭიროებაზე. როგორც ადრე ვთქვით, ეს არის საკმაოდ ძლიერი ინსტრუმენტი მრავალი ფუნქციით, სპეციფიკური გამოყენებით. თქვენ ასევე უნდა მოერიდოთ ყველა მახასიათებლის გამოყენებას, რადგან ამან შეიძლება რამ გააუარესოს. ასე რომ, ძალიან მნიშვნელოვანია ინფორმაციის გაზიარებისას იფიქროთ თქვენს ძირითად მიზნებზე და შემდეგ შექმნათ ინფორმაციის არქიტექტურა. ეს არის SharePoint-ის სტრუქტურის საუკეთესო პრაქტიკის კიდევ ერთი ძალიან მნიშვნელოვანი წერტილი.
6. სენსიტიური მონაცემების დაცვა
![სენსიტიური მონაცემების დაცვა](/f/4e2d9964fc634f844710173c06c485f9.jpg)
ძალიან მნიშვნელოვანია მნიშვნელოვანი სენსიტიური ინფორმაციის დაცვა ისე, რომ მათზე წვდომა მხოლოდ უფლებამოსილ წევრებს შეეძლოთ. ამის გარეშე, თქვენ რისკავთ თქვენი ორგანიზაციის კონფიდენციალურობასა და უსაფრთხოებას.
ასევე წაიკითხეთ: რა არის SharePoint-ის უარყოფითი მხარეები?
საუკეთესო SharePoint პრაქტიკა ამისთვის დიდი დოკუმენტების ბიბლიოთეკა
როცა დიდ ორგანიზაციას ამუშავებთ, შესაძლოა დიდი მონაცემების ფაილებიც შეხვდეთ. ასე რომ, თუ გსურთ იცოდეთ როგორ მოაწყოთ ეს დიდი დოკუმენტები ეფექტურად, მაშინ აქ მოცემულია SharePoint დიდი დოკუმენტების ბიბლიოთეკის რამდენიმე საუკეთესო პრაქტიკა.
1. დოკუმენტის ვერსიების გამოყენება
![დოკუმენტის ვერსიების გამოყენება](/f/a746e05f862bc85d7b1d3ed8f615c796.jpg)
როდესაც თქვენ არედაქტირებთ ან ქმნით რაიმეს, ამ შემთხვევაში, დოკუმენტების ბიბლიოთეკას, შეიძლება მოხდეს შეცდომები. განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც ფაილები საკმაოდ დიდია. სწორედ ამიტომ, ამ პრობლემის მოსაგვარებლად Microsoft-მა შემოიღო დოკუმენტის ვერსიების ფუნქცია. მისი დახმარებით თქვენ შეგიძლიათ მარტივად იმოგზაუროთ წარსულში! ეს არის კრეატიული გზა იმის სათქმელად, რომ თქვენ შეგიძლიათ აღადგინოთ წინა მონაცემები რედაქტირებამდე.
ამიტომ, ჩვენ გირჩევთ, ჩართოთ დოკუმენტის ვერსიების ვარიანტი SharePoint-ში. ამ გზით შეგიძლიათ დააბრუნოთ ფაილის შეცვლილი ვერსია.
2. ნახვების გამოყენება
ჩვენ უკვე გითხარით, რომ გამოიყენოთ მეტა ტეგები, ფაილების ნაცვლად. და ამ რჩევის ერთ-ერთი მიზეზი ის არის, რომ თუ იყენებთ მეტა ტეგებს, მაშინ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ხედები ფაილის უფრო ადვილად მოსაძებნად და მოსაძებნად. როგორც ხედები საშუალებას გაძლევთ შეხვიდეთ ჯგუფებზე, ფილტრებზე და დახარისხების ფუნქციებზე. ასე რომ, იმისათვის, რომ თქვენი ძიების გამოცდილება უპრობლემო იყოს, გამოიყენეთ ტეგები და ნახეთ ფუნქციონალობა.
3. სივრცეების თავიდან აცილება
ეს შეიძლება ძალიან უმნიშვნელო ჩანდეს გასათვალისწინებელი, მაგრამ გთხოვთ, ნუ უგულებელყოფთ ამ საკითხს. ვინაიდან SharePoint-ის URL-ები არ გაძლევთ საშუალებას ჩართოთ სივრცეები. ბევრი ადამიანი იყენებს სიმბოლოებს, როგორიცაა &,* და # ინტერვალის ნაცვლად, მაგრამ ამან ასევე შეიძლება გამოიწვიოს გარკვეული პრობლემები გარკვეული ფაილის პოვნაში. მაგრამ თუ არ იყენებთ სივრცეს მაშინ, ფაილის სახელი შეიძლება რთული წასაკითხი იყოს. ასე რომ, აი, რა შეგიძლიათ გააკეთოთ, ნუ დაასახელებთ ბიბლიოთეკას, როგორიცაა Duck Duck Go. ამის ნაცვლად დაარქვით მას ასე DuckDuckGo. გამოიყენეთ დიდი ასოები, რათა სახელი წაკითხული იყოს.
4. Content-Type-ის გამოყენება
ტეგების მსგავსად, ასევე მნიშვნელოვანია შინაარსის ტიპების გამოყენება. გამოიყენეთ ერთი შინაარსის ტიპი დოკუმენტების ბიბლიოთეკაში და უფრო მოსახერხებელი იქნება ინფორმაციის კლასიფიკაცია.
5. გაფრთხილებების ჩართვა
როდესაც საიტზე ბევრი მომხმარებელია, ძალიან რთულია თვალყური ადევნო მათ მიერ განხორციელებულ ყველა ცვლილებას. ასე რომ, თუ საიტზე ბევრი თანამშრომელია, რომლებსაც აქვთ ინფორმაციის რედაქტირების ან გადატანის ნებართვა და გსურთ იცოდეთ, როდის გააკეთებენ, მაშინ ჩართეთ გაფრთხილებები. როგორც SharePoint გამოგიგზავნით შეტყობინებას, როცა ვინმე რამეს შეცვლის. ამ კონკრეტული ფუნქციის საუკეთესო ნაწილი ის არის, რომ ის არ შემოიფარგლება მხოლოდ ადმინისტრატორებით. ამის ნაცვლად, ნებისმიერ მომხმარებელს შეუძლია დააყენოს გაფრთხილება, რომ იცოდეს ცვლილების შესახებ.
რეკომენდებულია:
- როგორ გამოვიყენოთ ChatPDF თქვენი PDF-ის ანალიზისა და პასუხების მისაღებად
- რა არის SharePoint-ის უპირატესობები?
- SharePoint დოკუმენტის ბიბლიოთეკის გასაოცარი რჩევები და ხრიკები
- როგორ გადავწყვიტოთ SharePoint რედაქტირების ვებ ნაწილი დაუშვებელია
ვიმედოვნებთ, რომ ამ სტატიის წაკითხვის შემდეგ თქვენი პრობლემა, SharePoint-ის საუკეთესო პრაქტიკა დოკუმენტების მართვისთვის, ახლა მოგვარებულია. თუ მაინც გაქვთ რაიმე პრობლემა, არ დაგავიწყდეთ გამოიყენოთ კომენტარების განყოფილება და ჩვენი გუნდი იზრუნებს ამაზე. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გვირჩიოთ ახალი თემა კომენტარებში და ჩვენ მაქსიმალურად ვეცდებით დავწეროთ ამაზე გამოყოფილი სტატია. შეინახეთ ჩვენი ვებ გვერდი სანიშნეში მომავალი მითითებისთვის. გმადლობთ, რომ კითხულობთ.
ალექსს ამოძრავებს გატაცება ტექნოლოგიით და სათამაშო შინაარსით. იქნება ეს უახლესი ვიდეო თამაშების თამაშით, უახლესი ტექნოლოგიური სიახლეების გათვალისწინებით თუ ჩართვით სხვა თანამოაზრე ადამიანებთან ერთად, ალექსის სიყვარული ტექნოლოგიებისა და თამაშების მიმართ აშკარაა ყველაფერში, რაც მას აკეთებს.