문서 관리를 위한 최고의 SharePoint 사례 – TechCult
잡집 / / May 01, 2023
SharePoint는 기업이 직원과 소통하고 데이터를 관리할 수 있는 최고의 도구 중 하나입니다. 따라서 소규모 회사 소유주이거나 Fortune 500대 기업 중 하나라면 이 도구가 많은 도움이 될 수 있습니다! 또한 Microsoft SharePoint에는 많은 기능이 있으며 올바르게 사용하면 일상 업무를 효율적으로 수행할 수 있다는 점을 염두에 두어야 합니다. 따라서 이 문서에서는 도구를 최대한 활용하기 위한 문서 관리에 대한 SharePoint 모범 사례를 공유합니다. SharePoint 지식 관리 모범 사례를 알고 싶습니까? 그렇다면 이 느낌은 상호적이며 이 지식을 공유하게 되어 기쁩니다.
목차
문서 관리를 위한 최고의 SharePoint 사례
이 문서에는 SharePoint에서 보다 효율적인 관리를 위해 활용할 수 있는 몇 가지 모범 사례가 포함되어 있습니다. 따라서 여전히 길을 찾으려고 노력하는 초보자라면 더 유용한 내용을 알기 위해 끝까지 계속 읽으십시오. 공유 지점 문서 관리를 위한 모범 사례.
셰어포인트란?
문서 관리를 위한 SharePoint 모범 사례를 살펴보기 전에 SharePoint에 대해 조금 읽어 보겠습니다. SharePoint는 주로 사이트를 만드는 데 사용됩니다. 여러 장치에서 정보를 공유, 관리 및 액세스하기 위해 Microsoft에서 만든 최고의 도구 중 하나입니다. 2001년에 개발되었으며, 200백만활성 사용자. SharePoint는 자주 업데이트되지 않지만. 그럼에도 불구하고 Microsoft 365에서 가장 유명한 도구 중 하나입니다.
한 가지 더 기억해야 할 것은 앱이 아니라 플랫폼이라는 것입니다. 앱과 플랫폼의 주요 차이점은 앱은 특정 작업을 수행하는 반면 플랫폼은 앱이나 웹 사이트를 구축할 수 있는 곳입니다. 간단히 말해서 앱이나 웹사이트는 제품이고 플랫폼은 제품이 만들어지는 공장입니다.
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최고의 SharePoint 사례
이 Microsoft 플랫폼은 주로 데이터 저장, 분석 및 공유에 사용됩니다. 따라서 보다 효율적으로 수행하기 위해 따를 수 있는 모범 사례를 이해해야 합니다. 보다 명확한 설명을 제공하기 위해 팁을 문서 관리를 위한 SharePoint 모범 사례와 SharePoint 대용량 문서 라이브러리 모범 사례의 두 섹션으로 나누었습니다. 그럼 하나하나 자세히 알아볼까요?
최상의 공유 지점 연습 지식 관리
따라서 먼저 구현해야 하는 최고의 SharePoint 지식 관리 모범 사례 중 일부를 공유하겠습니다.
1. 다른 사람과 협업
기업의 성장을 위해서는 타인과의 협업이 필요합니다. 협업 없이는 건강한 직장 문화를 가질 수 없기 때문에 침체를 초래할 것입니다. 따라서 SharePoint는 훌륭한 정보 관리 사이트일 뿐만 아니라 팀과 공동 작업할 수 있는 도구도 있다는 사실을 잊지 마십시오. 그것들을 활용하고 연결 상태를 유지하십시오. 따라서 SharePoint 폴더 구조 모범 사례에 대한 귀하의 쿼리를 해결했습니다.
2. 메타 태그 사용
많은 사용자가 SharePoint 폴더 구조 모범 사례와 같은 질문을 합니다. 그러나 폴더 대신 메타 태그를 사용하는 것이 좋습니다. 서로 다른 정보를 효과적으로 정렬하려면 태그를 사용하는 것이 매우 중요합니다. 많은 사람들이 분류를 위해 여전히 폴더를 사용하지만 대부분의 경우 메타 태그를 사용하는 것이 더 효율적입니다. SharePoint 온라인을 사용하지 않는 경우 메타 태그에 익숙하지 않을 수 있지만 괜찮습니다. 하지만 이제 아시다시피 이 기능을 사용하도록 요청하겠습니다. 폴더만 사용하면 유연성이 제한되기 때문입니다.
우리는 당신이 폴더를 전혀 사용하지 말아야 한다고 말하는 것은 아니지만, 태그는 정보의 더 나은 접근성을 제공하고 당신은 그것들에 빠르게 접근할 수 있습니다. 이것은 SharePoint 구조 모범 사례를 위해 따라야 할 첫 번째 사항입니다.
3. 권한 할당
이것은 문서 관리를 위한 또 다른 훌륭한 SharePoint 모범 사례입니다. 우리가 말했듯이 협력하는 것이 중요합니다. 따라서 이 팁을 따르려면 권한을 할당해야 합니다. 적절한 권한을 부여하지 않으면 팀이 특정 작업을 수행하지 못하도록 제한하여 그 과정에서 많은 프로세스가 지연됩니다. 그렇기 때문에 이것을 염두에 두어야 합니다. 팀으로 작업하고 적절한 사람에게 적절한 권한을 할당하므로 모든 작업을 혼자 수행할 필요가 없습니다. 그러나 모든 사람에게 권한을 부여해서는 안 되며 모든 구성원이 모든 도구를 사용하고 모든 것을 편집하도록 허용하지 않도록 제한해야 합니다. 혼란을 일으킬 수 있습니다.
4. AAR 사용
AAR 또는 간단히 사후 검토는 미군이 처음 개발한 검토 시스템입니다. 조직, 특히 SharePoint 플랫폼에서 이 시스템을 사용할 수 있습니다. AAR에서는 직원의 의사 결정 능력을 향상시키기 위해 문제 전문가 검토를 제공합니다.
전문가는 특정 조치를 수행하는 방법과 이유, 개선할 수 있는 사항에 대한 의견을 제공합니다. 그들은 직원들이 결점을 바로 잡고 결점을 바로 잡을 수 있도록 도왔습니다. 이 시스템은 팀이 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있는 더 나은 방법을 제공하여 결과적으로 생산성을 높입니다.
5. 정보 아키텍처 만들기
정보 아키텍처를 만드는 것도 매우 중요합니다. 명확한 비전이 없으면 중요한 정보의 분류가 매우 지저분해질 수 있습니다. 그렇기 때문에 먼저 앉아서 정보를 공유하는 방법에 대해 생각한 다음 사이트에 추가하기만 하면 됩니다.
SharePoint에서 목록 파일로 수행할 수 있으며 필요에 따라 달라집니다. 앞에서 말했듯이 이것은 특정 용도로 많은 기능을 갖춘 매우 강력한 도구입니다. 또한 모든 기능을 사용하면 작업이 더 복잡해질 수 있으므로 사용을 피해야 합니다. 따라서 정보를 공유할 때 기본 목표를 생각하고 정보 아키텍처를 만드는 것이 매우 중요합니다. 이것은 SharePoint 구조 모범 사례의 또 다른 매우 중요한 포인트입니다.
6. 민감한 데이터 보호
중요한 민감한 정보는 승인된 회원만이 접근할 수 있도록 안전하게 보관하는 것이 매우 중요합니다. 이렇게 하지 않으면 조직의 개인 정보와 안전을 희생할 위험이 있습니다.
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최상의 공유 지점 연습 대용량 문서 라이브러리
대규모 조직을 처리할 때 빅 데이터 파일도 직면할 수 있습니다. 따라서 이러한 대용량 문서를 효과적으로 구성하는 방법을 알고 싶다면 여기에 몇 가지 SharePoint 대용량 문서 라이브러리 모범 사례가 있습니다.
1. 문서 버전 사용
무언가를 편집하거나 만들 때(이 경우 문서 라이브러리) 실수가 발생할 수 있습니다. 특히 파일이 꽤 큰 경우. 이것이 바로 이 문제를 해결하기 위해 Microsoft가 문서 버전 기능을 도입한 이유입니다. 그것의 도움으로 당신은 쉽게 과거로 여행할 수 있습니다! 이것은 편집하기 전에 이전 데이터를 복원할 수 있다고 말하는 창의적인 방법입니다.
그렇기 때문에 SharePoint에서 문서 버전 옵션을 활성화하는 것이 좋습니다. 이러한 방식으로 파일의 수정된 버전을 다시 가져올 수 있습니다.
2. 보기 사용
파일 대신 메타 태그를 사용하라고 이미 말씀드렸습니다. 그리고 이 팁을 쓰는 이유 중 하나는 메타 태그를 사용하면 보기를 사용하여 파일을 더 쉽게 찾고 찾을 수 있기 때문입니다. 보기를 통해 그룹, 필터 및 정렬 기능에 액세스할 수 있습니다. 따라서 문제 없는 검색 환경을 만들려면 태그 및 보기 기능을 사용하십시오.
3. 공백 피하기
이것은 고려하기에 아주 사소해 보일 수 있지만 이 점을 무시하지 마십시오. SharePoint URL에서는 공백을 포함할 수 없습니다. 많은 사람들이 공백 대신 &,* 및 #과 같은 문자를 사용하지만 특정 파일을 찾는 데 문제가 발생할 수도 있습니다. 그러나 공백을 사용하지 않으면 파일 이름을 읽기 어려울 수 있습니다. 그래서 여기 여러분이 할 수 있는 일이 있습니다. Duck Duck Go와 같은 라이브러리 이름을 지정하지 마세요. 대신 DuckDuckGo와 같이 이름을 지정하십시오. 이름을 읽을 수 있도록 대문자를 사용하십시오.
4. 콘텐츠 유형 사용
태그와 마찬가지로 콘텐츠 유형을 사용하는 것도 중요합니다. 문서 라이브러리당 하나의 콘텐츠 유형을 사용하면 정보를 분류하는 데 더 편리합니다.
5. 경고 활성화
사이트에 많은 사용자가 있는 경우 그들이 수행하는 모든 변경 사항을 추적하기가 매우 어렵습니다. 따라서 사이트에 정보를 편집하거나 이동할 수 있는 권한이 있는 직원이 많고 그 때를 알고 싶다면 알림을 켜십시오. SharePoint는 누군가 변경 사항이 있을 때마다 알림을 보냅니다. 이 특정 기능의 가장 좋은 점은 관리자에게만 국한되지 않는다는 것입니다. 대신 모든 사용자가 변경 사항을 알 수 있도록 경고를 설정할 수 있습니다.
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