Kaip sukurti atsarginę kopiją ir sinchronizuoti Zoho dokumentus

Kalbant apie pasirinkimą tarp „Google“ dokumentai, „Zoho“ dokumentai (rašytojas) arba MS Word Online, o svarbiausias rūpestis, kuris ateina į galvą, yra kelių platformų prieinamumas. Viskas, ko jums reikia, yra a geras interneto ryšys, ir jūs galite tęsti savo darbą beveik bet kur. O bendradarbiavimo bruožas yra vyšnia viršuje.

Pajusite papildomą saugumo jausmą, jei žinosite, kad turite atsarginę kopiją, kurią galite naudoti, jei dėl kokių nors nenumatytų aplinkybių negalėsite pasiekti pirminio (-ių) failo (-ų). Liūdna situacija, bet, kaip visi žinome, taip nutinka geriausiems iš mūsų.

Šiandien, atsižvelgiant a neprisijungus naudojamų failų atsarginė kopija debesyje beveik laikomas norma. Ir nereikia sakyti, kad teisingas ir kitas būdas. Galų gale, jūs nenorėtumėte prarasti savo brangių duomenų.

Laimei, „Zoho Docs“ leidžia sinchronizuoti failus su tokiomis paslaugomis kaip „Dropbox“ arba išsaugoti „Writer“ failą „Google“ disko paskyroje.

Pažiūrėkime, kaip tai padaryti.

Sinchronizuojama su Dropbox

„Zoho Docs“ taip pat leidžia jums sukonfigūruokite „Dropbox“ paskyrą. Vienintelis trūkumas yra tas, kad tai yra dvipusis sinchronizavimas, o tai reiškia, kad visi jūsų „Dropbox“ paskyros failai bus sinchronizuojami su „Zoho“ ir atvirkščiai.

Norėdami sukonfigūruoti „Dropbox“ paskyrą, atlikite toliau nurodytus veiksmus.

1 žingsnis: Atidarykite „Zoho Docs“ ir spustelėkite „Dropbox“ piktogramą viršutiniame dešiniajame kampe. Spustelėkite Konfigūruoti savo „Dropbox“ paskyrą.

Dabar būsite nukreipti į naują prisijungimo puslapį. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai įvesti savo Dropbox paskyros duomenis ir prisijungti.

2 žingsnis: Kai paskyra bus patvirtinta, pamatysite savo Dropbox vartotojo vardą. Spustelėkite jį ir būsite nukreipti į sinchronizavimo konfigūracijos puslapį.

Bus rodomos „Dropbox“ ir „Zoho Docs“ aplankų struktūros, o jums tereikia pasirinkti tinkamą aplanką jūsų užduočiai. Baigę paspauskite mygtuką Sinchronizuoti aplankus ir viskas. Sinchronizavimas prasidės nedelsiant.

Jūs netgi galite pasirinkti sinchronizavimo laiką. Atsižvelgdami į savo prioritetą, galite pasirinkti Sinchronizuoti nuolat. Bet, sakyčiau, pasirinkite parinktį Sinchronizuoti vieną kartą, nes ji pasirūpina daugeliu dalykų.

Ar tu žinai: „Dropbox Paper“ turi daugybę sparčiųjų klavišų teksto formatavimui.

Ką reikia atsiminti

„Zoho Docs“ leidžia sinchronizuoti tik vieną „Dropbox“ aplanką. Kol kas „Dropbox“ aplanką palikau tuščią, nes nenoriu, kad šie failai būtų „Zoho“. Be to, „Zoho“ neleidžia sinchronizuoti poaplankių ir tuose aplankuose esančių failų.

Be to, jei ištrinate failą vienoje iš paslaugų, turėsite pašalinti failus iš kitos rankiniu būdu. Taip yra todėl, kad „Zoho Docs“ neturi failų ištrynimo sinchronizavimo kaip rašymo laiko.

Sinchronizuojama su „Google“ disku

„Zoho Docs“ neleidžia sinchronizuoti aplankus ar dokumentus į „Google“ diską, techniškai kalbant. Vietoj to galite įrašyti failą tiesiai į „Google“ diską. Šį procesą taip pat galite naudoti norėdami išsaugoti failus į „Dropbox“ aplanką.

Baigę darbą su dokumentu (ir visais nurodytais komentarais), spustelėkite Failas > Išsaugoti kituose diskuose ir sąraše pasirinkite „Google“ diską.

Natūralu, kad turėsite prisijungti ir suteikti atitinkamus leidimus. Baigę turėtumėte matyti visus savo „Google“ disko aplankus, tvarkingai rodomus mažame lange.

Dabar galite pasirinkti arba sukurti naują aplanką, kad išsaugotumėte failą. Tiesiog paspauskite mygtuką „Pridėti prie šio aplanko“ ir jūsų dokumentas bus nedelsiant įkeltas.

Šio proceso pranašumas yra tas, kad galite pasirinkti failo formatą. Nuo PDF iki DOCX arba ODT galite laisvai rinktis iš tinkamo parinkčių sąrašo. Taip pat galite pridėti daugiau nei vieną „Google“ disko paskyrą. Be to, jei esate šiek tiek paranojiškas dėl privatumo ir saugumo problemų, galite net pašalinti paskyrą, kai baigsite darbą.

Abiem atvejais spustelėkite Parinktys > Pašalinti lange Išsaugoti kituose diskuose.

Deja, ta pati funkcija neįjungta „Zoho Presentation“ ar „Zoho Spreadsheet“.

Ką apie atsarginę kopiją neprisijungus

Nors „Zoho Docs“ nesuteikia vietinio būdo kurti atsargines failų kopijas kompiuteryje, yra nedidelis sprendimas. Naudodami tai galite pasiekti beveik panašių rezultatų. Sakiau panašiai ir netiksliai.

Jei esate įprastas „Zoho Docs“ vartotojas, jau dabar turite žinoti, kad jis leidžia atsisiųsti failus į savo kompiuterį. Gerai tai, kad „Zoho Docs“ siūlo daugybę pasirinkimų. Taigi, ar norite išsaugoti failą kaip PDF, ar kaip paprastą tekstinį failą, pasirinkimas yra jūsų.

Norėdami tai padaryti, atidarykite failą, spustelėkite Atsisiųsti kaip ir pasirinkite vieną iš parinkčių. Taip pat galite pasirinkti apsaugoti failus slaptažodžiu, jei naudojate bendrą kompiuterį.

Pro patarimas: „Zoho Writer“ siūlo neblaškantį rašymo režimą, vadinamą „Focus Tiping“. Norėdami jį pasiekti, spustelėkite Įrankiai > Išdėstymo parinktys ir perjunkite fokusavimo įvedimo jungiklį.

Sveiki atvykę į Ramybę!

Su šiuolaikišku prisilietimu ir šauniais redagavimo įrankiais „Zoho Docs“ yra tinkamas įrankis visoms teksto apdorojimo užduotims ar skaičiuoklės poreikiams patenkinti. Be to, viršuje yra puikios bendradarbiavimo funkcijos. Ir kai jūs išsiaiškinsite tinkamą būdą sukurti visų svarbių dokumentų atsargines kopijas, sakyčiau, kad būsite surūšiuoti.

Kitas: Kalbant apie bendradarbiavimą, ar žinojote, kad „Zoho Writer“ leidžia užrakinti dokumentus bendradarbiavimo metu? Perskaitykite šį įrašą, kad sužinotumėte visus paslėptus patarimus ir gudrybes.