Išsamus el. laiškų archyvavimo „Outlook 2010“ vadovas
Įvairios / / December 02, 2021
Daugelis iš mūsų, naudojančių populiarias žiniatinklio el. pašto paslaugas, pvz Gmail ir Outlook.com turbūt niekada nesijaudinkite dėl archyvavimo, turint omenyje, kad turime Mūsų žinioje yra GB saugyklos debesyje. Tačiau jei esate dirbant organizacijoje, arba turite mokomąją el. pašto paskyrą, kurioje turite tik ribotą serverio vietą el. laiškams saugoti, karts nuo karto būtina juos archyvuoti.
![„Outlook 2010“ el. pašto archyvas](/f/0a34b8d189910cc0fb54e5bb76122463.png)
Taigi šiandien mes jums pasakysime viską, ką reikia žinoti apie el. laiškų archyvavimą „Outlook 2010“ el. pašto programoje, kurią galima lengvai įdiegti ir kitose jos versijose.
Taigi, pradėkime nuo el. pašto archyvo kūrimo programoje „Outlook 2010“.
Archyvo failo kūrimas
Pirmas dalykas, kurį turite padaryti, yra sukurti naują archyvo failą, kuriame visi el. laiškai bus saugomi jūsų kompiuteryje. Norėdami jį sukurti, spustelėkite Failo meniu įjungta Outlook 2010 ir pasirinkite parinktį Valymo įrankiai. Nesijaudinkite, mes neištrinsime jokių jūsų el. laiškų.
Valymo įrankiuose pamatysite parinktį, vadinamą
Archyvas. Spustelėkite jį, kad atidarytumėte archyvo kūrimo langą. Atsidariusiame lange pasirinkite aplankus, kuriuos norite archyvuoti. Jei norite, taip pat galite pasirinkti visą gautuosius. Norėdami įtraukti senus el. laiškus iš karto kurdami archyvą, pasirinkite atitinkamą dienų seką.![Archyvuokite „Outlook“.](/f/fe3745d2a4072c3ab14c93fe973904ea.png)
Galiausiai nurodykite vietą, kurioje norite archyvuoti failus, ir spustelėkite mygtuką Gerai. Taip pat galite pasirinkti bendrą diską jei jis susietas jūsų kompiuteryje. „Outlook“ sukurs PST failą, kad išsaugotų visus el. laiškus kaip archyvą jūsų sistemoje.
![2 Archyvo nustatymai](/f/b750f2958a8fab5020fe80034565e5b0.png)
Kai archyvas bus sukurtas, pamatysite Archyvo skyrius po pašto dėžutės aplankais kairėje pusėje. Pradinis archyvavimas gali užtrukti, atsižvelgiant į į archyvą įtrauktų el. laiškų skaičių.
Archyvuotų el. laiškų struktūra bus tokia pati kaip jūsų internetinės pašto dėžutės su visais aplankais ir poaplankiais. Jei archyvavimui pasirinkote tik konkrečius aplankus, automatiškai bus įtraukti visi poaplankiai.
![3 Archyvas sukurtas](/f/702ca9291c7fb9530c7809b62aab8bad.png)
Laiškų perkėlimas į archyvą
Galite perkelti el. laišką į archyvą tiesiog numesdami jį į archyvo skiltį kairėje pusėje esančioje juostoje. Norėdami masiškai perkelti el. laiškus, pasirinkite tuos, kuriuos norite perkelti, ir spustelėkite juos dešiniuoju pelės klavišu, kad atidarytumėte kontekstinį meniu. Čia pasirinkite Archyvas aplankus po aplanko skiltyje ir spustelėkite Gerai, kad perkeltumėte el.
![4 Automatinis archyvas](/f/c6150e94a2077875aa84ee0f6e26214b.png)
Taip pat galite sukurti automatinio archyvavimo nustatymus el. Jei norite sukurti automatinį archyvą tik konkrečiam pašto dėžutės aplankui, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite aplanką ir pasirinkite Savybės.
Čia eikite į Automatinis archyvas ir pasirinkite jums tinkamiausius nustatymus. Norėdami įdiegti automatinio archyvavimo taisyklę visoje pašto dėžutėje, atidarykite „Outlook“ parinktis iš meniu ir pasirinkite Pažangūs nustatymai.
![6 Automatinis archyvas](/f/30f3feeedb28134556d9c69899e38f88.png)
Čia spustelėkite Automatinio archyvavimo nustatymai ir sukurti automatinio laiškų archyvavimo pašto dėžutėje taisykles.
Archyvo failo perkėlimas
Kartais reikia pereiti iš vieno kompiuterio į kitą (atnaujinant iš seno), kitaip gali pritrūkti vietos organizacijos bendrame diske. Tokiomis aplinkybėmis turėsite perkelti archyvo failus ir vėl susieti juos su „Outlook“. Taigi pažiūrėkime, kaip tai galima padaryti.
Atjunkite ir perkelkite archyvo failą
Prieš perkeldami archyvo failą, turime pašalinti nuorodą iš „Outlook“. Norėdami tai padaryti, atidarykite Failo meniu ir pasirinkite parinktį Paskyros nustatymai.
![7 De Link Archyvas](/f/f818c936300dc65d92e110e2acb0e6d3.png)
Paskyros nustatymuose eikite į skyrių Duomenų failai ir pamatysite archyvo failą, kurį tvarkote dabartinėje sistemoje.
Viskas, ką jums reikia padaryti dabar, tai pasirinkti archyvo failą ir spustelėti Pašalinti mygtuką. Nesijaudinkite, archyvo failo neištrinsite, o ištrinsite tik jo nuorodą programoje „Outlook“.
![8 Duomenų failų valdymas](/f/6e14b7bc20c57c78b4652e3a7e6653ad.png)
Dabar perkelkite failą į naują vietą naudodami bet kurį iš jūsų turimų saugojimo diskų.
Archyvo failo susiejimas
Norėdami susieti archyvo failą su „Outlook“, atidarykite Duomenų failo skyrius dar kartą iš „Outlook“ paskyros nustatymų ir spustelėkite Pridėti mygtuką. Dabar importuokite archyvo, kurio atsarginę kopiją sukūrėte, PST failą ir atidarykite el. laiškus iš archyvo skyriaus.
Archyvo failo sutankinimas
Jei archyvo failą išsaugote vietiniame standžiajame diske, tikriausiai nereikės jaudintis dėl archyvo failo dydžio, bet jei tai bendras diskas organizacijoje arba debesies paskyroje, kurioje turite ribotą saugyklos vietą, būtų protinga sutankinti archyvo failą, kad būtų sutaupyta saugyklos vietos. daryti.
![9 Kompaktiškas archyvas](/f/1d937b777c169e764cd2cbd7b26c2213.png)
Norėdami sutankinti archyvo dydį, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite skiltį Archyvas dešinėje srityje ir pasirinkite Duomenų failo ypatybės. Čia spustelėkite Išplėstinis mygtukas Norėdami atidaryti „Outlook“ duomenų failą. Dabar viskas, ką jums reikia padaryti, tai spustelėti Dabar kompaktiškas mygtuką, kad sumažintumėte archyvo failo dydį.
Išvada
Taigi tai buvo beveik viskas, ką reikia žinoti apie el. laiškų archyvavimą programoje „Outlook 2010“, ir esu tikras, kad šiuos veiksmus galite atlikti ir „Outlook 2013“. Jei turite papildomų abejonių dėl el. laiškų archyvavimo, tiesiog palikite komentarą ir mes mielai jums padėsime.
Aukščiausio vaizdo kreditas: Davidas Boyle'as