Nuostabūs SharePoint dokumentų bibliotekos patarimai ir gudrybės
Įvairios / / April 03, 2023
![Nuostabūs SharePoint dokumentų bibliotekos patarimai ir gudrybės](/f/e847b22206cccc0118b06ea3e563f44e.png)
SharePoint yra galingas ir labai naudingas įrankis tiek mažoms, tiek didelėms įmonėms. Tačiau kartais tampa sunku naudotis įvairiais įrankiais, o vartotojai gali jaustis priblokšti jų visų. Taigi, nusprendėme pasidalinti šiuo straipsniu apie SharePoint dokumentų bibliotekos patarimus ir gudrybes, kurios jums padės. Taip pat aptarėme kai kuriuos SharePoint dokumentų bibliotekos apribojimus, kad galėtume žinoti ir dokumentų bibliotekos apribojimus. Ar jums įdomu sužinoti? Džiaugiamės galėdami pasidalinti savo žiniomis apie SharePoint dokumentų bibliotekos nustatymus! Taigi pasinerkime!
![Nuostabūs SharePoint dokumentų bibliotekos patarimai ir gudrybės](/f/91ffc2d7748f072c59432bf807576851.png)
Turinys
- Nuostabūs SharePoint dokumentų bibliotekos patarimai ir gudrybės
- Kas yra „SharePoint“ dokumentų biblioteka?
- Kaip pasiekti „SharePoint“ dokumentų bibliotekos nustatymus
- SharePoint dokumentų bibliotekos pavyzdžiai
- SharePoint dokumentų bibliotekos apribojimai
- „SharePoint“ struktūros geriausia praktika
Nuostabūs SharePoint dokumentų bibliotekos patarimai ir gudrybės
Jei norite naudoti „SharePoint“ ir išnaudoti visas jos galimybes, turite žinoti keletą patarimų. Šiame straipsnyje apžvelgėme geriausius, kurie padės lengviau ir efektyviau naudotis SharePoint. Laikykitės iki galo, kad sužinotumėte daugiau.
Kas yra „SharePoint“ dokumentų biblioteka?
Prieš aptardami SharePoint dokumentų bibliotekos patarimus ir gudrybes, pirmiausia išsiaiškinkime, kas tai yra iš tikrųjų. SharePoint dokumentų biblioteka yra specialus sąrašo tipas, tačiau daugeliu aspektų skiriasi nuo įprasto sąrašo. „SharePoint“ dokumentų bibliotekoje galite išsaugoti dokumentus, pvz., vaizdus, failus, PDF failus ir kt. Taigi iš esmės sąrašai naudojami duomenims saugoti, o dokumentų bibliotekos – įvairių tipų failams saugoti. Dokumentų bibliotekoje, kai išsaugosite bet kokią informaciją, ji bus žinoma kaip elementas. Skaitykite toliau, kad sužinotumėte, kaip pasiekti „SharePoint“ dokumentų bibliotekos nustatymus.
Kaip pasiekti „SharePoint“ dokumentų bibliotekos nustatymus
Norėdami pasiekti SharePoint dokumentų bibliotekos nustatymus, atlikite toliau nurodytus veiksmus.
1. Eiti į SharePoint savo kompiuteryje.
2. Spustelėkite ant nustatymų piktogramą viršutiniame kairiajame kampe.
![Spustelėkite nustatymų piktogramą](/f/b0627bca2a76aaeeb25dcdadc8d7be82.png)
3. Pasirinkite Svetainės turinys iš meniu.
![Pasirinkite Svetainės turinys. Nuostabūs SharePoint dokumentų bibliotekos patarimai ir gudrybės](/f/a12bc648e650d2c8d0b06b6eeab67842.png)
4. Toliau pasirinkite pageidaujamą Dokumentų biblioteka.
5. Spustelėkite ant krumpliaračio piktograma vėl.
![Spustelėkite krumpliaračio piktogramą](/f/207459b4b60a455ea708170c931915b0.png)
6. Pasirinkite Bibliotekos nustatymai.
![Pasirinkite Bibliotekos nustatymai. Nuostabūs SharePoint dokumentų bibliotekos patarimai ir gudrybės](/f/cf6306a08bb3cae255da4549d86c99da.png)
Perskaitykite kitą skyrių, kad sužinotumėte apie SharePoint dokumentų bibliotekos pavyzdžius.
Taip pat skaitykite:Kur yra „Outlook“ įrankių meniu?
SharePoint dokumentų bibliotekos pavyzdžiai
Yra daugybė dokumentų bibliotekų tipų, skirtų įvairiems naudojimo atvejams. Galite naudoti įvairių tipų šablonus pagal savo poreikius, o „SharePoint“ sukūrė juos taip, kad visada būtų kažkas, kas atitiks jūsų poreikius. Štai keli SharePoint dokumentų bibliotekos pavyzdžiai:
- Dokumentų biblioteka – Čia galite laikyti dokumentus ir dalinkitės jais su kitais.
- Turtasbiblioteka - Galite saugoti didesnius failus, pvz vaizdo įrašus, nuotraukos ir garsofailus tokio tipo bibliotekoje.
- Paveikslėlisbiblioteka – Paveikslėlių biblioteka yra specialus failo tipas, kuriame galite lengvai išsaugoti paveikslėlius.
- Skaidrėbiblioteka – Tai labai naudinga biblioteka ir čia galite dalytis skaidrėmis. Ir kai jums reikia juos pristatyti susitikime, galite lengvai tai padaryti naudodami „Microsoft Powerpoint“.
- WikiPuslapisbiblioteka – Čia galite sutaupyti internetiniai puslapiai ir žiniatinkliodalys yra ir vaizdų, ir tekstų.
- Nuobiblioteka - Tai yra saugus vieta, kur laikyti visus savo formų, įsakymus ir pranešimus.
- SvetainėPuslapisbiblioteka – Tai specialus bibliotekos tipas, kuriame galite saugoti savo puslapių.
Tikimės, kad tai atsakys į jūsų klausimą apie SharePoint dokumentų bibliotekos pavyzdžius.
Taip pat skaitykite:Kaip išspręsti „SharePoint“ tinklo dalies redagavimo problemą
SharePoint dokumentų bibliotekos apribojimai
Kadangi „SharePoint“ dokumentų biblioteka turi puikių funkcijų, taip pat yra tam tikrų apribojimų, ir jūs taip pat turėtumėte juos žinoti. Štai keletas SharePoint dokumentų bibliotekos apribojimų:
- Galite sutaupyti tik iki 30 milijonas elementų sąraše arba dokumentų bibliotekoje. Tačiau gali atrodyti, kad to daugiau nei pakankamai. Bet jei vadovaujate didelei įmonei ir kaip pagrindinę duomenų saugyklą naudojate „SharePoint“ sąrašą, tada netgi 30 milijonai gali atrodyti nereikšmingi.
- Jūs galite tik pamatyti 5k elementus viename rodinyje.
- „SharePoint“ turi labai patikimą paieškos sistemą. Tačiau, kai yra per daug duomenų, tai gali duoti neteisingus rezultatus ir tinkamai neveikti.
- Negalite naudoti tarpų, kai dokumentų bibliotekai suteikiate SharePoint pavadinimą.
„SharePoint“ struktūros geriausia praktika
Yra daug dalykų, kuriuos galite padaryti, kad „SharePoint“ patirtis būtų visapusiška. Norint ką nors produktyviai naudoti, labai svarbu suprasti, ko jums reikia, o ko ne. O palengvinę savo gyvenimą, komentarų skiltyje galite pasidalinti savo patirtimi, kaip pritaikėte toliau pateiktus patarimus ir kuo jie jums buvo naudingi. Tačiau prieš tai peržiūrėkite šiuos SharePoint dokumentų bibliotekos patarimus ir gudrybes.
1. Suteikite loginius vardus
Vienas dalykas, kurį turite atsiminti, yra „SharePoint“ ir jo įrankiai, skirti bendradarbiavimui. Štai kodėl viskas, ką sukursite, ne tik naudosite jūs, bet ir bus prieinama jūsų bendraamžiams ar darbuotojams. Taigi, kiekvieną failą turite pavadinti logiškai. Jei pateikiate painų ir kitiems nesuprantamą pavadinimą, tada be konteksto darbuotojai ar jūsų bendraamžiai sugaiš per daug laiko, kad išsiaiškintų, kas yra dokumentų biblioteka yra. Nešvaistykite savo bendraamžių laiko, bet investuokite laiką, kad suteiktumėte tinkamą vardą.
2. Turėkite įvairių tipų bibliotekas
Kaip pasidalinome, yra įvairių tipų dokumentų bibliotekų. Taigi, jei saugote visus savo duomenis viename, tai ne tik apriboja įrankio naudojimą, bet ir pablogina visą patirtį. Taigi, norėdami tvarkyti duomenis, siūlysime naudoti įvairių tipų dokumentų bibliotekas. Tai vienas geriausių SharePoint dokumentų bibliotekos patarimų ir gudrybių, kuriais galite vadovautis tarp SharePoint Structure geriausios praktikos.
3. Naudokite dokumento versijų nustatymą
Išsaugodami tam tikrą dokumentą galite įvesti neteisingus duomenis arba dėl kokių nors priežasčių jis sugadintas. Tokiu atveju apmaudu dar kartą kurti dokumentą. Taigi, norėdami sutaupyti laiko ir sunkaus darbo, visada turėtumėte įjungti dokumento versijų nustatymą. Tokiu būdu galite atkurti ankstesnę failo versiją. Tai viena iš patogiausių SharePoint dokumentų bibliotekos parinkčių.
4. Naudokite metažymą
Ten galite kurti aplankus ir išsaugoti dokumentus. Tačiau patarsime savo dokumentams sukurti metažymes. Ši tarp kitų „SharePoint“ dokumentų bibliotekos parinkčių padeda lengvai ieškoti konkretaus elemento. Bet jei naudojate aplankus, o ne metažymes, ieškoti konkretaus failo bus gana sunku ir tai užtruks daugiau laiko. Kodėl patariame vengti aplankų? Jei naudojate aplankus, klasifikuojate tik tam tikrą tipą. Kita vertus, metažymos yra lanksčios ir suteikia daugybę skirtingų parinkčių.
5. Duoti leidimą
Jei esate atsakingas už tam tikrą skyrių ir tvarkote dokumentų biblioteką. Tada jis ne tik labai apkrauna pečius, bet ir užima daugiau laiko bei nėra efektyvus. Jei naudojate SharePoint, labai lengva suteikti leidimus kitiems. Todėl patarsime leisti, redaguoti ar kurti naujas dokumentų bibliotekas ir kitiems darbuotojams. Tai ne tik sumažins jūsų pečių spaudimą, bet ir padidins jūsų organizacijos produktyvumą.
6. Laikykite arklius
Mes ką tik pasakėme, kad turėtumėte pasidalinti įgaliojimais su kitais, kad dokumentų bibliotekos tvarkymo darbas būtų ne toks varginantis. Tačiau, jei prie jūsų organizacijos prisijungė naujas praktikantas ar darbuotojas arba jei tai darbuotojas iš kito skyriaus. Ar turėtumėte suteikti jiems prieigą prie dokumentų bibliotekos ir teisę ją redaguoti? Kaip kažkada kažkas sakė, su didele galia ateina didžiulė atsakomybė (kas pasakė šią eilutę, komentuoja žemiau). Taigi, visada turėtumėte labai atsargiai kam nors suteikti didelę galią. Nustatykite, kas yra atsakingas ir kam reikia leidimų, ir leiskite tik juos.
7. Pavadinkite tinkamai
Tai gana paprasti SharePoint dokumentų bibliotekos patarimai ir gudrybės. Kaip minėjome anksčiau, pavadindami dokumentų biblioteką negalite naudoti tarpų tarp žodžių. Taigi, ar turėtumėte naudoti skirtingus simbolius, nes vardo rašymas tik mažomis raidėmis sukels painiavą? Atsakymas yra ne, neturėtumėte naudoti simbolių. Pažiūrėkime, kaip tai atrodys, kai naudosite simbolius. Duck*duck&go. Ar neklaidina? Visada siūlysime naudoti didžiąsias raides, kad geriau suprastumėte. Pavyzdžiui, pavadinimą parašykite taip, DuckDuckGo. Tai yra keista, todėl turite naudoti šį triuką, kad tinkamai pavadintumėte dokumentų biblioteką.
8. Turėkite tik vieno tipo turinį
Patarsime, kad vienoje bibliotekoje būtų tik vieno tipo turinys. Nemaišykite su kitais tipais, nes tai gali sukelti painiavą. „SharePoint“ neleidžia masiškai žymėti, kai įkeliate failą. Taigi turėti tik vieno tipo turinį taip pat gali būti naudinga, jei norite pridėti žymų. Tai taip pat padės lengvai rasti įvairius straipsnius. Vadovaukitės šiuo patarimu, norėdami sužinoti geriausią „SharePoint“ struktūros praktiką.
9. Tvarkyti informaciją
Informacijos tvarkymas yra labai svarbus. Kadangi „SharePoint“ yra „Microsoft“ platforma, su „SharePoint“ galite lengvai integruoti ir naudoti kitas „Microsoft“ programas. Viena iš programų yra „OneNote“. Naudodami šią užrašų programėlę galite tvarkyti naujas idėjas vienoje vietoje.
10. Skaityti Skaityti Skaityti
Žinių įgijimas yra labai svarbus, kai mokaisi ko nors naujo. Tai yra tas pats, kai norite naudoti „SharePoint“. Jei nesužinosite apie skirtingus „SharePoint“ įrankius, nebus įmanoma efektyviai naudoti platformos. Taigi, visada siūlysime mokytis iš tinklaraščio straipsnių, lankyti kursus ar žiūrėti YouTube vaizdo įrašus, kad turėtumėte kuo daugiau informacijos.
Rekomenduojamas:
- Kur saugomi „Steam“ duomenys?
- Ištaisykite Apex nežinomos failo versijos klaidą
- Kas atsitiks, kai ištrinu „iCloud“ atsarginę kopiją?
- Kaip sukurti SharePoint sąrašą
Tikimės, kad šis straipsnis padėjo jums sužinoti apie SharePoint dokumentų bibliotekos patarimai ir gudrybės, SharePoint dokumentų bibliotekos parametrai ir SharePoint dokumentų bibliotekos pavyzdžiai. Jei vis dar turite klausimų, nepamirškite jais pasidalinti komentarų skiltyje ir mūsų komanda juos pasirūpins. Taip pat galite mums pasakyti, kurias temas norite tyrinėti toliau, ir mes pasistengsime parašyti apie tai specialų straipsnį. Taip pat galite išsaugoti mūsų svetainę savo žymėje, kad galėtumėte pasinaudoti ateityje. Ačiū, kad skaitėte.