Nuostabūs SharePoint sąrašo patarimai ir gudrybės, kurias reikia žinoti

Nesvarbu, ar esate didelė organizacija, ar maža, „SharePoint“ yra paslauga, kurią kiekvienas gali naudoti siekdamas efektyvinti savo verslą. Naudodami šią svetainę galite lengvai valdyti ir be vargo dalytis informacija su kitais darbuotojais. Jei neturite tinkamų žinių, kaip naudotis įvairiomis SharePoint funkcijomis, gali būti sunku išnaudoti visas šios platformos galimybes. Taigi, nusprendėme parašyti straipsnį, kad pasidalintume su jumis kai kuriais SharePoint sąrašo patarimais. Ar jums įdomu juos pažinti? Kadangi džiaugiamės galėdami pasidalinti savo žiniomis, pradėkime. Taip pat sužinosite „SharePoint“ sąrašų pavyzdžių.

Nuostabūs SharePoint sąrašo patarimai ir gudrybės, kurias reikia žinoti

Išsamiai parodėme SharePoint sąrašų pavyzdžius ir SharePoint sąrašo patarimus bei gudrybes.

Apie SharePoint

Pirmą kartą „Microsoft“ jį pristatė 2001 m informacijos valdymo ir dalijimosi platforma. Tai padeda organizacijoms kurti svetaines, kuriose saugomi duomenys ir dalijamasi su savo darbuotojais. Galite sukurti įvairių tipų svetaines naudodami SharePoint, pvz., komandos svetainės, bendravimo svetainės, klasikinės svetainės ir kt. Geriausias dalykas yra tai, kad jis pateikiamas su kai kuriomis „Office 365“ versijomis. Be to, galite įsigyti ją kaip atskirą paslaugą.

Tačiau yra galimybių, kad dirbi IT įmonėje ir niekada negirdėjai apie šią turinio valdymo platformą. Taip yra todėl, kad daugelis mažų organizacijų nenaudoja šio įrankio ir pakeičia jį kitomis „Microsoft Office“ programomis. Tačiau tai nekeičia fakto, koks galingas yra SharePoint. Ir jis gali patenkinti daugumą jūsų reikalavimų. Jis naudoja darbo eigą, kad pateiktų bendradarbiavimo priemones, pvz., sąrašus, bibliotekas, duomenų bazes ir kt.

Skirtingai nuo kitų „Microsoft“ programų, ji dažnai neatnaujinama. Nepaisant šio fakto, „SharePoint“ vis dar turi modernią išvaizdą ir yra gana saugus.

Faktai apie SharePoint

• Baigėsi 100milijonas žmonių visame pasaulyje naudoja šį bendradarbiavimo įrankį.
• Beveik 50 procentas geriausių pasaulio įmonių, įskaitant „Fortune 500“ įmones, savo kasdieniams poreikiams naudoja „SharePoint“.
• „Microsoft“ yra gana didelė organizacija, uždirbanti milijardus dolerių per metus. Bet ar žinote, kad „SharePoint“ per metus uždirba beveik 2 milijardus dolerių visų savo pajamų.
• Kitas įdomus faktas yra tai, kad „Microsoft“ per dieną sulaukia 10 000 naujų „SharePoint“ vartotojų.
• Šiuolaikiniame amžiuje vienas paklausus įgūdžių yra kodavimas. Tačiau ne visiems patinka kodavimas, o daugelis jūsų darbuotojų gali nežinoti, kaip koduoti. Taigi, naudodamiesi „SharePoint“ paprasto vilkimo funkcija, bet kas gali sukurti svetainę neužkoduodamas nė vieno žodžio.
• Yra 3 skirtingi režimai, kuriais galite naudoti šį įrankį: „On-Premise“, „Cloud“ ir „Hybrid“. Taigi, jis ne tik galingas, bet ir lankstus.

Dabar skaitykite toliau, kad sužinotumėte apie SharePoint sąrašo patarimus.

Kai gausite atsakymus į daugumą svarbių klausimų, laikas išmokti SharePoint internetinio sąrašo patarimų ir gudrybių.

1. Eksportuokite duomenis į „Excel“.

Viena iš SharePoint sąrašo ypatybių yra išplėstinio grafinio duomenų atvaizdavimo funkcija. Taigi, jei tvarkote savo duomenis „SharePoint“ sąraše ir norite naudoti grafinio vaizdavimo funkciją, turite eksportuoti duomenis į „Excel“. Taip yra todėl, kad grafinis vaizdas nepasiekiamas SharePoint sąraše. Eksportavimas į „Excel“ yra gana patogi funkcija, kurią turėtumėte naudoti norėdami sutaupyti brangaus laiko. Tai buvo pirmasis patarimas, padėjęs išspręsti jūsų užklausą, „SharePoint“ sąrašo patarimai. Sužinokime antrą patarimą.

2. Naudokite filtravimo funkciją

Viena iš pagrindinių „SharePoint“ sąrašo pramogų yra filtro parinktis. Naudodami filtravimą galite lengvai rasti informaciją, kurios ieškojote per kelias sekundes. Tačiau be šios filtro parinkties šis veiksmas gali užtrukti kelias valandas.

3. Integruoti su kitomis „Microsoft 365“ programomis

„SharePoint“ sąrašą galite integruoti su kitomis biuro programomis, o tai yra galinga ir patogi funkcija. Siekiant efektyvumo, sąrašą galite integruoti su „Power Apps“, „Power Automate“ ir „Power BI“. Tai buvo trečiasis SharePoint sąrašo gudrybių patarimas. Dabar pereikime prie kito patarimo.

4. Nustatyti leidimus

Leidimas yra funkcija, dėl kurios „SharePoint“ tampa pelningesnė ir yra geresnis daugelio kitų sąrašų programinės įrangos sprendimas. Geriausias dalykas yra tai, kad galite tinkinti leidimus. Jei kai kuriems darbuotojams nereikia naudoti redagavimo parinkties, galite suteikti jiems tik reikiamus leidimus. Tai ne tik patogu, bet ir sumažina riziką, kad pradedantysis darbuotojas ištrins svarbią informaciją.

5. Paprastumas yra raktas

Kitas „SharePoint“ sąrašo gudrybės yra jo paprastumas. Tačiau nesupraskite klaidingos minties. Tai vis dar galingas įrankis. Tačiau daugelis gali jį naudoti sudėtingai, jei nežino, kaip tinkamai naudoti kiekvieną įrankį, ir sudėtinga. Tad siūlysime to nedaryti ir sudaryti minimalizmą gerbiančius sąrašus. Kaip galite sudaryti minimalistinius sąrašus? Atsakymas paprastas. Skaitykite apie funkcijas ir kaip tinkamai tvarkyti informaciją tinkamu formatu.

Taip pat skaitykite:„Microsoft 365 Copilot“: naujas AI asistentas, skirtas „Office“ programoms

SharePoint sąrašo apribojimai

Išmokę „SharePoint“ sąrašo patarimus, praneškite mums apie jo apribojimus. Yra tam tikri SharePoint sąrašo apribojimai, kuriuos turėtumėte atsiminti. Jie paminėti žemiau:

• 30,000,000 yra didžiausias elementų, kuriuos galite įtraukti į SharePoint sąrašą, skaičius. Tačiau galite pasakyti, kad to daugiau nei pakankamai. Taip, jei organizacija nedidelė, tai tik šis teiginys yra teisingas. Tačiau jei tai yra viena iš 500 įmonių, nesame tikri, kad to gali pakakti.
• 250 MB yra didžiausias sąrašo dydžio apribojimas. Tai gali būti ribota, jei norite pridėti priedų, o ne tik užpildyti sąrašą žodžiais.
• Galbūt norėsite paslėpti kai kuriuos stulpeliusns iš kai kurių vartotojų. Bet, deja, taip yra neįmanoma Norėdami tai padaryti SharePoint sąraše, o tai gali būti didelis trūkumas kai kuriems vartotojams.
• Jeigu nori paslėpti kai kuriuos sąrašo rodinius tam tikriems vartotojams, tada taip pat yra neįmanomas padaryti tai.
• Jei sąraše yra tūkstančiai dokumentų ar elementų, kai kurie vartotojai gali gauti a slenksčio klaida kai sąraše ieškoma konkretaus elemento.
• Sąrašuose galimi bendri parinkčių pavadinimai, pvz., naujas elementas, redaguoti elementą, registracija ir išsiregistravimas. Bet tu negali tinkinti meniu pagal reikalavimą.

Perskaitykite kitą skyrių, kad sužinotumėte apie SharePoint sąrašų pavyzdžius.

SharePoint sąrašų pavyzdžiai

Dabar pateiksime jums keletą „SharePoint“ sąrašų pavyzdžių, kad galėtumėte geriau suprasti šį klausimą.

1. Kursų pavyzdžių sąrašas

Kursų pavyzdžių sąraše galime saugoti įvairius duomenis apie kursus. Įveskite išsamią informaciją, pvz., kurso pavadinimą, instruktoriaus vardą, aprašymą, kurso mokestį ir kurso tipą.

2. Atostogų sąrašas

Šio tipo sąraše galite sekti informaciją apie darbuotojų atostogas. Įveskite išsamią informaciją, pvz., darbuotojo vardą, pavardę, išėjimo priežastį, atostogų datą, bendrą laikotarpį, patvirtintą ar ne, ir kt.

3. Projektų valdymas

Jei vadovaujate įmonei, tuomet turėsite projektą. Be to, norėdami efektyviai valdyti tą projektą, galite naudoti sąrašą „SharePoint“. Išsami informacija, kurią galima įtraukti į projektų valdymo sąrašą, yra projekto pavadinimas, pradžios data, pabaigos data, priskirta, biudžetas ir trukmė.

4. Įdarbinimo sąrašas / stebėjimo priemonė

Jei esate HR, šis sąrašas labai padės. Naudodami įdarbinimo stebėjimo priemonę galite sekti kandidatų profilius, pokalbių datas, paraiškų būsenas ir kt. Tam tikra informacija, kurią galite pridėti, yra kandidato vardas, pavardė, pareigos, paraiškos pateikimo data, pokalbio data, įdarbintojo vardas, pavardė, kandidato el. pašto adresas, patirtis ir įgūdžiai.

5. Darbuotojų apklausų sąrašas

Norint sėkmingai valdyti įmonę, reikia gerų darbuotojų. Žinome, kad sunku gauti gerų darbuotojų. Tačiau ar žinote, kas yra sunkiau? Norėdami juos išlaikyti! Jei norite vadovauti sėkmingai įmonei ir norite išlaikyti tą sėkmę, tuomet būtina išgirsti darbuotojų pasiūlymus ir skundus. Norėdami tai padaryti, galite sudaryti apklausų sąrašą. Į šį sąrašą galite įtraukti išsamią informaciją: vardą, pavardę, datą, atlyginimą, išmokas sveikatai, darbo kultūrą, atsiliepimus apie rezultatus, galimybę dirbti ir kt.

Taip pat skaitykite:Kaip išspręsti „SharePoint“ tinklo dalies redagavimo problemą

„SharePoint“ sąrašai ir „SharePoint“ bibliotekos

Kai gausite reikiamą informaciją apie SharePoint, sužinokite apie kai kuriuos SharePoint sąrašų ir bibliotekų skirtumus.

Ar „SharePoint“ sąrašas yra geresnis nei „Microsoft Excel“?

Atsakymas priklauso nuo naudojimo. Jei norite paprastos ir lanksčios programinės įrangos patirties, galite naudoti sąrašą, kuris yra geresnis pasirinkimas. „Excel“ yra geresnis pasirinkimas, jei norite galingų funkcijų, pvz., grafikų. Kai čia aptariame „SharePoint“, sužinokime keletą dalykų, dėl kurių jis yra geresnis nei „Excel“.

• tai yra lengvaįnaudoti, ir jums nereikės praleisti mėnesių mokantis „SharePoint“ sąrašo funkcijų.
• Gali lengvai integruoti su kitomis „Microsoft 365“ programomis, todėl tai dar labiau lankstus nei skaičiuoklė.
• Kaip ir apsipirkdami „Amazon“, galite lengvai rasti reikiamą informaciją naudodami pažangios filtro galimybės sąraše.
• Programoje „Excel“ vartotojai gali atsisiųsti tam tikrą failą, į jį įvesti duomenis ir išsiųsti el. paštu savo viršininkui. Šis metodas yra ne tik sunkus, bet ir gali sukelti klaidų. Tačiau sąraše vartotojai gali atlikti duomenų pakeitimus, ir bus tik viena jo versija. Tvarkant kelis failus nėra kopijų ir galvos skausmo.
• Programoje „Excel“ negalite optimizuoti leidimų kiekvienam vartotojui. Turite duoti visus leidimus arba nieko, todėl gali kilti problemų, pvz., ištrinti svarbius langelius, formatuoti ir pan. Tačiau galite pasirinkite leidimus norite pateikti darbuotoją sąrašuose.

Rekomenduojamas:

• 22 geriausios „Dropbox“ alternatyvos
• 7 būdai, kaip pataisyti vietą nepasiekiama „iPhone iMessage“.
• Nuostabūs SharePoint dokumentų bibliotekos patarimai ir gudrybės
• Kaip sukurti SharePoint sąrašą

Tikimės, kad šis straipsnis SharePoint sąrašo patarimai buvo jums naudingas. Taip pat pasidalinome kita informacija, kuri padėjo jums įgyti daugiau žinių apie „SharePoint“ sąrašų pavyzdžius. Jei vis dar turite klausimų, nepamirškite naudoti komentarų skilties ir mūsų komanda pasirūpins jūsų užklausa. Taip pat komentaruose galite siūlyti naujų temų, apie tai parašysime specialų straipsnį. Išsaugokite mūsų svetainę savo žymėse, kad galėtumėte pasinaudoti ateityje. Ačiū, kad skaitėte.