Geriausia „SharePoint“ dokumentų valdymo praktika – „TechCult“.

„SharePoint“ yra vienas geriausių įrankių įmonėms bendrauti su darbuotojais ir tvarkyti jų duomenis. Taigi, jei esate mažos įmonės savininkas arba viena iš „Fortune 500“ įmonių, šis įrankis gali labai padėti! Taip pat turime nepamiršti, kad „Microsoft SharePoint“ turi daug funkcijų, o tinkamai naudojant galime efektyvinti savo kasdienį darbą. Taigi, šiame straipsnyje pasidalinsime su jumis „SharePoint“ geriausios praktikos pavyzdžiais, kaip naudoti dokumentus, kad būtų galima išnaudoti visas jų galimybes. Ar džiaugiatės sužinoję geriausią „SharePoint“ žinių valdymo praktiką? Jei taip, tai jausmas abipusis, nes mes taip pat džiaugiamės galėdami dalytis šiomis žiniomis.

Geriausia „SharePoint“ dokumentų valdymo praktika

Šiame straipsnyje pateikiami keli geriausios praktikos pavyzdžiai, kuriuos galite naudoti norėdami efektyviau valdyti „SharePoint“. Taigi, jei esate pradedantysis, kuris vis dar bando rasti savo kelią, skaitykite iki galo, kad sužinotumėte daugiau naudingų dalykų apie

SharePoint geriausia dokumentų valdymo praktika.

Kas yra SharePoint?

Prieš pereidami prie geriausios „SharePoint“ dokumentų valdymo praktikos, paskaitykime šiek tiek apie „SharePoint“. „SharePoint“ daugiausia naudojama svetainėms kurti. Tai vienas geriausių „Microsoft“ kada nors sukurtų įrankių, skirtų dalytis, valdyti ir pasiekti informaciją iš kelių įrenginių. Jis buvo sukurtas 2001 m. ir turi daugiau nei 200milijonasaktyvių vartotojų. Nors „SharePoint“ negauna atnaujinimų dažnai. Tačiau net ir tokiu atveju tai yra vienas žinomiausių „Microsoft 365“ įrankių.

Dar vienas dalykas, kurį turite atsiminti, yra tai, kad tai ne programa, o platforma. Pagrindinis skirtumas tarp programos ir platformos yra tas, kad programa atlieka konkrečias užduotis, o platforma yra ta, kurioje galima sukurti programą arba svetainę. Supaprastinus, programa arba svetainė yra produktas, o platforma yra gamykla, kurioje produktas gaminamas.

Taip pat skaitykite:Kaip išspręsti „SharePoint“ tinklo dalies redagavimo problemą

Geriausia SharePoint praktika

Ši Microsoft platforma daugiausia naudojama duomenims saugoti, analizuoti ir dalytis. Taigi, norėdami tai padaryti efektyviau, turite suprasti geriausią praktiką. Siekdami pateikti aiškesnį paaiškinimą, patarimus suskirstėme į dvi skirtingas dalis: „SharePoint“ geriausia dokumentų valdymo praktika ir „SharePoint“ didelės dokumentų bibliotekos geriausia praktika. Taigi, susipažinkime su kiekvienu iš jų išsamiai.

Geriausia SharePoint Praktikos, skirtos Žinių valdymas 

Taigi pirmiausia pasidalinsime kai kuriomis geriausiomis SharePoint žinių valdymo praktikomis, kurias reikėtų įgyvendinti.

1. Bendradarbiavimas su kitais

Įmonės augimui būtina bendradarbiauti su kitais. Be bendradarbiavimo neįmanoma turėti sveikos darbo kultūros, todėl tai sukels sąstingį. Taigi nepamirškite, kad „SharePoint“ yra ne tik puiki informacijos valdymo svetainė, bet ir bendradarbiavimo su komanda įrankių. Pasinaudokite jais ir palaikykite ryšį. Taigi, tai išsprendė jūsų užklausą dėl „SharePoint“ aplankų struktūros geriausios praktikos.

2. Meta žymų naudojimas

Daugelis vartotojų turi klausimų, pvz., „SharePoint“ aplankų struktūros geriausios praktikos. Tačiau mes rekomenduojame naudoti metažymes, o ne aplankus. Norint efektyviai rūšiuoti skirtingą informaciją, labai svarbu naudoti žymes. Daugelis žmonių klasifikuodami vis dar naudoja aplankus, tačiau daugeliu atvejų metažymų naudojimas yra efektyvesnis. Jei nenaudojate „SharePoint“ tinkle, galbūt nesate susipažinę su metažymomis, ir tai yra gerai. Bet dabar, kai tai žinote, paprašysime jūsų naudoti šią funkciją. Nes naudodamiesi tik aplankais jūs apribojate galimybę turėti daugiau lankstumo.

Mes visai nesakome, kad turėtumėte naudoti aplankus, tačiau žymos suteikia geresnį informacijos prieinamumą ir juos galite pasiekti greitai. Tai pirmas punktas, kuriuo turėtumėte vadovautis, norėdami gauti geriausią „SharePoint“ struktūros praktiką.

3. Leidimų priskyrimas

Tai dar viena puiki „SharePoint“ geriausia dokumentų valdymo praktika. Kaip minėjome, svarbu bendradarbiauti. Taigi, jei norite vadovautis šiuo patarimu, vienas dalykas, kurį reikia padaryti, yra priskirti leidimus. Negavę tinkamo leidimo apribojate komandai atlikti tam tikras užduotis, taip uždelsdami daugelį procesų. Štai kodėl jūs turite tai turėti omenyje; dirbkite kaip komanda ir priskirkite reikiamus leidimus reikiamiems žmonėms, kad nereikėtų visų užduočių atlikti vienam. Tačiau taip pat svarbu pažymėti, kad nereikėtų suteikti įgaliojimų visiems ir apsiriboti nuo leidimo kiekvienam nariui naudoti kiekvieną įrankį ir viską redaguoti. Tai gali sukelti painiavą.

4. Naudojant AAR

AAR arba tiesiog After Action apžvalga yra peržiūros sistema, kurią pirmiausia sukūrė JAV armija. Šią sistemą galite naudoti savo organizacijoje, ypač „SharePoint“ platformoje. AAR klausimu darbuotojams teikiama ekspertų apžvalga, siekiant sustiprinti jų gebėjimą priimti sprendimus.

Ekspertai pateikia savo nuomones, kaip ir kodėl atliekamas konkretus veiksmas, ką galima padaryti geriau. Jie padėjo darbuotojams pašalinti gedimus ir ištaisyti trūkumą. Ši sistema suteikia komandoms geresnį būdą priimti pagrįstus sprendimus ir savo ruožtu padidina produktyvumą.

5. Informacinės architektūros kūrimas

Taip pat labai svarbu sukurti informacinę architektūrą. Be aiškios vizijos jūsų svarbios informacijos klasifikavimas gali būti gana nepatogus. Štai kodėl pirmiausia atsisėskite ir pagalvokite, kaip norite dalytis informacija, o tik tada įtraukite ją į svetainę.

Tai gali būti padaryta „SharePoint“ kaip sąrašų failai ir priklauso tik nuo jūsų poreikių. Kaip minėjome anksčiau, tai gana galingas įrankis, turintis daug funkcijų ir specifinio naudojimo. Taip pat turėtumėte vengti naudoti visas funkcijas, nes tai gali pabloginti situaciją. Taigi, dalijantis informacija labai svarbu apgalvoti savo pagrindinius tikslus ir tada sukurti informacijos architektūrą. Tai dar vienas labai svarbus SharePoint struktūros geriausios praktikos taškas.

6. Jautrių duomenų apsauga

Labai svarbu saugoti svarbią neskelbtiną informaciją, kad ją galėtų pasiekti tik įgalioti nariai. To nepadarydami rizikuojate paaukoti savo organizacijos privatumą ir saugumą.

Taip pat skaitykite: Kokie yra SharePoint trūkumai?

Geriausia SharePoint Praktikos, skirtos Didelė dokumentų biblioteka 

Kai dirbate su didele organizacija, taip pat galite susidurti su dideliais duomenų failais. Taigi, jei norite žinoti, kaip efektyviai tvarkyti tuos didelius dokumentus, čia yra keletas „SharePoint“ didelės dokumentų bibliotekos geriausios praktikos.

1. Dokumentų versijų naudojimas

Kai ką nors redaguojate ar kuriate, šiuo atveju – dokumentų biblioteką, gali pasitaikyti klaidų. Ypač kai failai yra gana dideli. Štai kodėl, siekdama išspręsti šią problemą, „Microsoft“ pristatė dokumentų versijų funkciją. Su jo pagalba galite lengvai keliauti į praeitį! Tai kūrybiškas būdas pasakyti, kad prieš redaguodami galite atkurti ankstesnius duomenis.

Štai kodėl mes siūlome įgalinti dokumento versijų parinktį „SharePoint“. Tokiu būdu galite grąžinti pakeistą failo versiją.

2. Rodinių naudojimas

Jau liepėme naudoti metažymes, o ne failus. Viena iš šio patarimo priežasčių yra ta, kad jei naudojate metažymes, galite naudoti rodinius, kad lengviau rastumėte ir rastumėte failą. Rodiniai leidžia pasiekti grupes, filtrus ir rūšiuoti funkcijas. Taigi, kad paieška būtų be problemų, naudokite žymas ir peržiūros funkcijas.

3. Vengti tarpų

Tai gali atrodyti labai nereikšmingas dalykas, kurį net reikia apsvarstyti, tačiau neignoruokite šio dalyko. Kadangi „SharePoint“ URL neleidžiama įtraukti tarpų. Daugelis žmonių vietoj tarpų naudoja tokius simbolius kaip &,* ir #, tačiau dėl to taip pat gali kilti problemų ieškant tam tikro failo. Bet jei nenaudojate vietos, failo pavadinimą gali būti sunku perskaityti. Taigi, štai ką galite padaryti – nepavadinkite bibliotekos kaip „Duck Duck Go“. Vietoj to pavadinkite jį taip, DuckDuckGo. Naudokite didžiąsias raides, kad pavadinimas būtų įskaitomas.

4. Turinio tipo naudojimas

Kaip ir žymos, taip pat svarbu naudoti turinio tipus. Vienai dokumentų bibliotekai naudokite vieną turinio tipą ir informaciją bus patogiau klasifikuoti.

5. Įspėjimų įjungimas

Kai svetainėje yra daug vartotojų, labai sunku stebėti kiekvieną jų atliktą pakeitimą. Taigi, jei svetainėje yra daug darbuotojų, turinčių leidimą redaguoti arba perkelti informaciją, ir norite žinoti, kada jie tai daro, įjunkite įspėjimus. „SharePoint“ atsiųs jums pranešimą, kai kas nors ką nors pakeis. Geriausia šios konkrečios funkcijos dalis yra ta, kad ji neapsiriboja tik administratoriais. Vietoj to, bet kuris vartotojas gali nustatyti įspėjimą, kad sužinotų apie pakeitimą.

Rekomenduojamas:

• Kaip naudoti ChatPDF analizuoti ir gauti atsakymus iš savo PDF
• Kokie yra „SharePoint“ pranašumai?
• Nuostabūs SharePoint dokumentų bibliotekos patarimai ir gudrybės
• Kaip išspręsti „SharePoint“ tinklo dalies redagavimo problemą

Tikimės, kad perskaičius šį straipsnį jūsų problema, „SharePoint“ geriausia dokumentų valdymo praktika, dabar išspręsta. Jei vis tiek turite problemų, nepamirškite naudoti komentarų skilties ir mūsų komanda tuo pasirūpins. Taip pat galite rekomenduoti mums naują temą komentaruose, o mes pasistengsime parašyti apie tai specialų straipsnį. Išsaugokite mūsų svetainę žymėje, kad galėtumėte pasinaudoti ateityje. Ačiū, kad skaitėte.