5 geriausios praktikos, kaip saugiai naudotis „Microsoft Office 365“.
Įvairios / / November 29, 2021
„Microsoft Office“ laikoma mėgstamiausia produktyvumo rinkinio parinktimi. Populiarią programinę įrangą naudoja milijonai vartotojų ir įmonių aplink pasauli. Ji taip pat stipriai valdo įmonių sektorių. Štai kodėl vis dažniau reikia saugiai naudoti „Office 365“ – internetines versijas, kad būtų lengva bendradarbiauti.
![Pilis 979597 1280](/f/2590fb62ce16e9428bc3d483c4efc103.jpg)
Įmonė siūlo platų asmeninių, Verslasir įmonės planus. Su kiekvienu planu su tam tikromis sąlygomis gaunate prieigą prie „Office“ programų, „OneDrive“ ir kt. Žinoma, jūs ketinate kurti, redaguoti ir saugoti asmeninę ir konfidencialią informaciją naudodami „Microsoft Word“, „Excel“ ir „OneDrive“.
Štai kodėl labai svarbu sustiprinti saugumą redagavimo, peržiūros ir bendrinimo proceso metu.
Šiame įraše pateiksiu penkias populiariausias praktikas, kaip ir toliau saugiai naudoti „Office 365“. Taikykite šiuos matavimus ir nesijaudinkite dėl duomenų vagystės ar bet kokio netinkamo naudojimo. Pradėkime.
Gaukite Office 365
1. Naudokite stiprų slaptažodį ir įgalinkite 2FA
Šis yra nieko gero. Kurdami „Microsoft“ paskyrą naudokite tvirtą slaptažodį su raidžių, skaičių ir specialiųjų simbolių deriniu.
Jei nerimaujate, kaip juos prisiminti, patarčiau investuoti į slaptažodžių tvarkyklę. Yra daug galimų pasiūlymų, tokių kaip LastPass, Aplenkti, 1 Slaptažodis, SafeInCloud ir kt.
Galite naudoti jų integruotą slaptažodžių generatorių ir automatinį prisijungimą tiek iOS, tiek Android, kad prisijungtumėte be vargo.
![2Fa](/f/f98164a1c2b41dafd8d7c806d6465220.jpg)
Stipraus slaptažodžio pasirinkimas yra viena proceso dalių. Primygtinai rekomenduoju sustiprinti saugumą naudojant dviejų veiksnių autentifikavimą.
Nesirinkite tik mobiliojo telefono numerio patvirtinimo. Buvo daug atvejų, kai įsilaužėliai galėjo pasiekti asmens paskyrą naudodamiesi SIM keitimu, o tada iš pranešimų perskaityti OTP. „Twitter“ generalinis direktorius Jackas Dorsey neseniai tapo auka tokios praktikos.
Naudokite 2FA (dviejų veiksnių autentifikavimo) programos kurie generuoja atsitiktinius kodus per tam tikrą laikotarpį. Įveskite šį kodą po slaptažodžio ekrano. „Authy“ būtų mano tinkamiausias pasirinkimas kelių platformų palaikymui ir sinchronizavimo galimybėms.
Taip pat „Guiding Tech“.
2. Slaptažodžiu apsaugokite neskelbtinus dokumentus
Kad nepažįstamieji negalėtų atidaryti ir pasiekti neskelbtinų dokumentų, visada galite apsaugoti dokumentus slaptažodžiu naudodami integruotą slaptažodžio įrankį.
![Žodžio slaptažodis](/f/1c328bac3b125b87dc1a079619be7b30.jpg)
Juostelės juostoje spustelėkite meniu Peržiūra, bakstelėkite Apsaugoti dokumentą ir dialogo lange galėsite pridėti slaptažodžius ir kai kurias su juo susijusias taisykles.
Kalbant apie taisykles, galite pridėti slaptažodį, kad peržiūrėtumėte dokumentą, arba nustatyti kitą slaptažodį, kad kiti galėtų keisti dokumentą. Taip pat galima neleisti kolegoms pridėti komentarų naudojant kitas parinktis.
![Word slaptažodis 2](/f/12605ff10dcde56f471a1279082e455d.jpg)
Galite įjungti šį nedidelį jungiklį privatumo skiltyje, kad paslėptumėte asmeninę informaciją iš failo.
3. Pridėkite galiojimo pabaigos datą prie OneDrive bendrinimo nuorodos
„Office 365“ programos glaudžiai integruoja „Microsoft OneDrive“ debesies platformą. Na, taip pat galite naudoti „Box“ ir „Dropbox“, bet aš rekomenduosiu „OneDrive“ kaip integruotą pagal numatytuosius nustatymus sistemoje „Windows 10“, o „Office 365“ prenumeratoriams taip pat yra 1 TB saugyklos vietos.
Kiekvienas „Word“, „PowerPoint“ ir „Excel“ failas automatiškai išsaugomas „Microsoft“ debesies platformoje.
Dabar, kai bendrinate failą ar aplanką iš „OneDrive“ programos, „Microsoft“ siūlo puikų būdą pridėti galiojimo datą ir laiką prie tos bendrinamos nuorodos.
![Bendrinkite Onedrive](/f/2c6a8e491b21642bee73cc6e34d676b7.jpg)
„OneDrive Web“ bendrindami aplanką galite bakstelėti Bendrinti ir pasirinkti nustatytą galiojimo pabaigos datą. Iš ten pasirinkite laiką ir datą, kad pasibaigtų nuorodos galiojimo laikas.
![Pridėti galiojimo laiką](/f/337115a3c48d04f916abe0d2e928802a.jpg)
Tačiau mobiliajame telefone viskas yra šiek tiek sudėtinga. Atlikite toliau nurodytus veiksmus, kad atliktumėte tą patį veiksmą „iOS“ ir „Android“ programose.
1 žingsnis: Atsisiųskite „OneDrive“ ir prisijunkite naudodami kredencialus bei 2FA kodą.
2 žingsnis: Eikite į aplanką, kurį norite bendrinti, ir bakstelėkite trijų taškų meniu.
![Bakstelėkite Bendrinti](/f/e5350b66941965ccf336077559694ca9.jpg)
![Nuorodų nustatymai](/f/f2fc6e857abbbf07d9e98ef362b7ff3b.jpg)
3 veiksmas: Pasirinkite bendrinti ir pasirinkite nuorodos nustatymus.
![Įjunkite Galiojimo laikas](/f/5592a648dd0e84b890a5041e4d11d7d3.jpg)
4 veiksmas: Pridėkite laiką ir datą, kad susietumėte, ir įjunkite jungiklį.
Kadangi pirmiau minėta funkcija yra susijusi su „OneDrive“, tą pačią techniką galite naudoti norėdami pridėti vaizdų ir vaizdo įrašų galiojimo laiką.
Taip pat „Guiding Tech“.
4. Pridėkite slaptažodį prie „OneDrive“ nuorodų
Pirmiau minėta dvi parinktis dažniausiai naudojama, kai vienu metu norite slaptažodžiu apsaugoti tik vieną failą. Bet jei norite vienu kartu bendrinti 8–10 dokumentų, geriau jums apsaugoti OneDrive nuorodas slaptažodžiu.
Tokiais atvejais galite įkelti visus dokumentus viename OneDrive aplanke.
![Slaptažodis](/f/d1e65edb05606a1ede7fb23b207a4576.jpg)
Dabar atidarykite „OneDrive“ žiniatinklį, pasirinkite aplanką ir bakstelėkite bendrinimo meniu. Dialogo lange pasirinkite pridėti slaptažodį ir bendrinkite aplanko nuorodą.
Gaunantis asmuo turės įvesti slaptažodį, kad galėtų pasiekti jame esančius failus.
![Kopijuoti slaptažodį](/f/6c36909a83c9060d7cb7fdb05488d365.jpg)
Žinau, kad sprendimas nėra taip pritaikomas kaip skyriaus parinktis, leidžianti blokuoti tam tikrus leidimus ir paslėpti asmeninę informaciją. Tačiau apskritai „OneDrive“ būdas atlieka darbą dėl papildomo saugos sluoksnio.
Deja, šios funkcijos negalite naudoti programose mobiliesiems. Jis pasiekiamas tik „OneDrive“ žiniatinklyje.
5. Naudokite biometrinius duomenis „OneDrive“.
Kaip jau galėjote atspėti, „OneDrive“ vaidina pagrindinį vaidmenį „Office 365“ veikloje.
Nesvarbu, ar tai „OneNote“, „Word“, ar „Excel“, kiekvienas iš jų išsaugo failą „OneDrive“. Štai kodėl svarbu užtikrinti jo saugumą naudojant mobiliųjų programų biometrinius duomenis.
![Bakstelėkite Slaptažodis](/f/d5aa239751b7a9344f2837e41758ecda.jpg)
![Veidas](/f/bb6d8a1bc70d744b759024bc72c2c597.jpg)
Eikite į „Settings“ > „Sauga“ ir įjunkite „FaceID“ arba pirštų atspaudų apsaugą „iOS“ ir „Android“.
Atsisiųskite „OneDrive“, skirtą „iOS“.
Atsisiųskite „OneDrive“, skirtą „Android“.
Taip pat „Guiding Tech“.
Mėgaukitės saugia „Office 365“ patirtimi
„Microsoft“ supranta vartotojų ir įmonių poreikius, kad jų duomenys būtų saugūs. Štai kodėl bendrovė „Office 365“ rinkinyje įdiegė keletą saugos priemonių.
Neseniai įmonė paskelbė Personal Vault for OneDrive, kuri leidžia į jį įtraukti asmeninius dokumentus su papildomu saugumo sluoksniu.
Kitas: Įdomu, kas yra „Personal Vault“ ir norite sužinoti daugiau apie tai? Perskaitykite žemiau esantį įrašą, kad pamatytumėte daugiau informacijos.