8 geriausi „Microsoft Teams“ patarimai, kaip jį naudoti kaip profesionalą

Laisvas pakeitė pranešimų žaidimą nuo debiuto 2013 m. rugpjūčio mėn. Jis pakeitė el. paštą vidiniam bendravimui daugelyje komandų ir organizacijų. Šiuo metu, „Microsoft Teams“ aplenkė „Slacką“. daugiau nei 13 milijonų vartotojų, susieję jį su „Office 365“ paslauga.

Be to, jai naudinga per daugelį metų sukurta tvirta „Microsoft“ ekosistema. Jei jūsų biuro sąrankoje ar organizacijoje yra „Office 365“ prenumerata, bendrauti ir bendradarbiauti naudojant „Teams“ bus lengva.

Pažvelkime į kai kuriuos geriausius patarimus ir gudrybes, skirtus „Microsoft Team“ naudotojams, kad padidintų savo produktyvumą ir naudotųsi kaip profesionalas.

1. Klaviatūros nuorodos

Spartieji klavišai gali sutaupyti daug laiko, ypač kai naudojate tokią programą kaip Teams. Tikriausiai visą dieną naudositės juo bendraudami su kolegomis. Yra tik du spartieji klavišai, kuriuos kol kas turite atsiminti kaip pradedantiesiems.

1. / — pasvirojo brūkšnio klavišas parodys visas komandas, kurias galite duoti naudodami įvairius sparčiuosius klavišus.
2. /keys – visų galimų naudoti sparčiųjų klavišų sąrašas. Sąrašas gana ilgas, kad galėtume pasidalinti. Raskite ir prisiminkite tuos, kurie jums naudingi.

Kaip matyti ekrano kopijoje, viršuje esančioje paieškos juostoje įvesite šiuos du sparčiuosius klavišus, kad rastumėte tai, ko ieškote.

2. Grupės pavadinimas

Pokalbiai yra pagrindinė „Microsoft Teams“ funkcija, tačiau ieškoti konkretaus pokalbio kanale gali būti sudėtinga. Šią problemą galite išspręsti suteikę tam pokalbio langui ar grupei prasmingą pavadinimą. Pavyzdžiui, jei diskutuojate apie naują produkto A vadovą, pokalbio langą galite pavadinti Produkto A klaidomis. Palengvina paiešką ateityje.

Norėdami tai padaryti, tiesiog spustelėkite pieštuko piktogramą pokalbio lango viršuje, kad galėtumėte redaguoti, tada suteikite jam pavadinimą. Veikia tik grupiniuose pokalbiuose, o ne privačiuose.

3. Persiųsti el

GT mes beveik nenaudojame el. pašto ir dažniausiai pasitikime „Slack“ bendraudami tarpusavyje. Tai tinka mums, bet nereiškia, kad galite visiškai atsisakyti el. El. laiškai yra čia, kad liktų. „Microsoft“ tai žino, todėl leidžia vartotojams persiųsti el. laiškus su priedais į komandos kanalus iš bet kurių į baltąjį sąrašą įtrauktų el. pašto domenų.

Negana to, kitame ekrane spustelėję Išplėstiniai nustatymai galėsite valdyti, kas gali siųsti el. laiškus, taip pat iš konkrečių domenų, kad sumažintumėte nepageidaujamų el. laiškų skaičių.

4. Sukurkite GIF

Dalintis GIF yra smagu, bet juos kuriant yra dar labiau. Džiaugiuosi, kad Teams leidžia nariams kurti savo GIF, leidžiančius jiems būti kūrybiškiems ir sumažinti stresą, kad būtų subalansuotos rimtos diskusijos.

Teams integruoja Giphy, populiarią GIF paskirties vietą, kad galėtumėte dalytis savo meno kūriniu su kitais komandos nariais.

5. Botai

Pasikartojančių užduočių automatizavimas taupo laiką, o robotai gali būti naudingi. Teams turi daugybę robotų, kuriuos galite naudoti savo pranašumui. „Who“ robotas yra naudingas ieškant komandos narių visoje organizacijoje pagal jų vaidmenis ir pareigas. Pavyzdžiui, kas yra pagrindinis produkto X rinkodaros specialistas?

Botai veikia kaip komandos nariai, o tai reiškia, kad galite su jais kalbėtis, užduoti jiems klausimų ir jie atsakys.

Kiti robotai apima kalendoriaus robotą, skirtą rasti atvirą vietą jūsų ir komandos narių kalendoriuose ir tvarkaraščiuose susitikimų, Polly apklausoms kurti ir atsiliepimams rinkti, o „YellowAnt“ prisijungti prie daugiau nei 40 programų ir sukurti išmaniųjų darbo eigos. Štai kaip galite sukurti savo robotus.

6. Skirtukai

Teams turi unikalią funkciją, vadinamą skirtukais. Kiekvieną skirtuką galite skirti vienam ištekliui, kuris gali būti vaizdo įrašas, svetainė arba programa. Tai priklauso nuo to, ko norite juo pasiekti. Manau, kad tai geriausiai tinka programoms, kurias norite naudoti dirbdami su Teams.

Naudodami skirtukus labai lengva valdyti darbo eigą ir užtikrinti, kad svarbios proceso dalys nesutaptų. Pavyzdžiui, galite sukurti Trello skirtuką, kad visi komandos nariai galėtų jį patogiai pasiekti. Tiesiog spustelėkite „+“ piktogramą, kad pasirinktumėte programą. Atminkite, kad jau yra failų bendrinimo skirtukas.

7. Skirtukas

Maža, bet dažnai nepaisoma Teams funkcija yra žymės parinktis. Jei gavote svarbų pranešimą, bet norėtumėte prie jo sugrįžti vėliau, galite jį tiesiog pažymėti ir prižiūrėti vėliau.

Norėdami tai padaryti, spustelėkite šalia pranešimo esančią meniu piktogramą.

8. Įtraukiantis skaitytojas

Ar kas nors pasidalino su jumis dokumentu? Užuot perskaitę jį visą, galite naudoti įtraukiančio skaitytojo parinktį, kad atliktumėte du dalykus. Pašalinkite visus trukdžius, kad būtų matomas tik tekstas. Lengva sutelkti dėmesį į dokumentą ar pranešimą.

Taip pat galite klausytis dokumento, kuriame žodžiai paryškinti realiuoju laiku. Kita puiki funkcija yra vertimas. Galite pasirinkti pranešimą ir išversti jį į daugiau nei 60 kalbų naudodami „Microsoft Translator“.

Visą laiką komandinis darbas

„Microsoft Teams“ yra nuostabus bendradarbiavimo įrankis, kuris nieko nereiškia, jei jau dirbate su kitais „Microsoft“ produktais, pvz., „Office 365“. Tikimės, kad kai kurie iš aukščiau pateiktų patarimų padės jums būti produktyvesniems.

Kitas: Ar jūsų „Outlook“ gautieji tampa nevaldomi? Spustelėkite toliau pateiktą nuorodą, kad sužinotumėte, kaip naudoti taisykles „Outlook 365“ tvarkymui.