Kaip automatiškai archyvuoti el. laiškus programoje „Outlook“.
Įvairios / / November 29, 2021
„Microsoft Outlook“ yra labiausiai populiarus el. pašto sprendimas tarp įmonių ir įmonių. Kalbant apie vartotojus, „Outlook“ atsilieka nuo „Gmail“. Numatytajame „Outlook“ pašte yra 15 GB laisvos vietos. Kadangi gauname tiek daug rinkodaros ar bankininkystės akcijų ir kitos šlamštinės medžiagos, labai lengva pamesti tuos svarbius el. laiškus iš akių. Situacijos galite išvengti suarchyvuodami mažiau reikalingus el. laiškus ir ištrindami reklaminius bei nepageidaujamus laiškus.
![Automatinis archyvavimas programoje outlook](/f/fc87cfce822176fde37c1d1d36e46497.jpg)
Jei jūsų „Outlook“ gautieji atrodo lėtai arba veikia keistai, turite archyvuoti arba ištrinti nesusijusius el. laiškus. Rankinis el. laiškų archyvavimas gali užtrukti ir varginantis procesas.
„Microsoft“ siūlo „Focused Inbox“ funkciją, tačiau ji apsiriboja atitinkamų el. laiškų filtravimu vartotojui. Kitas naudingas papildymas yra „Outlook“ taisyklės. Tai „Outlook“ versija IFTTT. Naudojant taisykles, galima sukurti kelis automatizavimus, kad tam tikri el. laiškai būtų perkelti į archyvą arba ištrinti laiškų skyrių.
Šiame įraše paaiškinsime, kaip naudotis „Outlook“ taisyklių funkcija, ir sukursime tam tikras taisykles, skirtas automatiniam el. laiškų archyvavimui iš „Outlook“. Įrašas taip pat apims dar vieną „Outlook“ papildomos gudrybės atšaukti nesusijusių el. laiškų prenumeratą vienoje vietoje. Pradėkime.
Taip pat „Guiding Tech“.
Sukurkite automatinio archyvavimo taisyklę iš el
„Outlook“ taisyklių funkcija galima tik „Outlook Mac“, „Windows“ ir „Web“. Negalite pasiekti taisyklių funkcijos mobiliajame telefone. Šiam įrašui naudosime „Outlook“ žiniatinklį, nes jis veikia vienodai visose platformose.
1 žingsnis: Atidarykite „Outlook Web“ ir prisijunkite naudodami „Microsoft“ paskyros kredencialus.
2 žingsnis: Pasirinkite nesusijusį el. laišką ir atidarykite jį.
![Sukurkite Outlook taisyklę iš pašto](/f/cc0ce7b18d8023e0728f9a73be833254.jpg)
3 veiksmas: Bakstelėkite trijų taškų meniu ir pasirinkite Sukurti taisyklę.
4 veiksmas: Sukurkite taisyklę, skirtą žinutėms perkelti iš siuntėjo į aplanką Archyvas.
![Automatinis pašto archyvas](/f/22d2cc1079e01f371fe482b557bc7f40.jpg)
Po to visi siuntėjo el. laiškai bus perkelti tiesiai į archyvuotus gautuosius. Vis tiek galite juos pasiekti aplankuose esančiame meniu Archyvas.
Sukurkite automatinio archyvavimo taisykles iš „Outlook“ nustatymų
Aukščiau minėtas triukas perkelia visus el. laiškus iš siuntėjo į archyvo elementus. Ką daryti, jei kas nors nori archyvuoti el. laiškus tam tikromis temomis arba raktiniais žodžiais iš pranešimo teksto?
Pavyzdžiui, mane išvargina paskolų pasiūlymai, koronaviruso naujienos ar bet koks kitas mano banko rinkodaros šlamštas. Tačiau mano banko sąskaitos mėnesinė ataskaita ir kredito kortelės sąskaitos yra tai, ką aš reguliariai remuosi. Jei jums patinka panašios temos ar temos, atlikite toliau nurodytus veiksmus, kad nustatytumėte kai kurias taisykles.
1 žingsnis: Atidarykite „Outlook Web“ ir eikite į „Nustatymai“.
2 žingsnis: Peržiūrėkite visus „Outlook“ nustatymus ir pasirodys specialus nustatymų meniu.
3 veiksmas: Pasirinkite parinktį Taisyklės ir pasirinkite Pridėti naują taisyklę.
![Outlook taisyklės](/f/70bc6f62b7b3363bc91194963763caf5.jpg)
4 veiksmas: Pavadinkime tai banko taisyklėmis ir pridėkite sąlygą.
5 veiksmas: Pridėkite raktinių žodžių, kurie jums nebetinka, pridėjau žinučių terminus, pvz., Paskola, EMI ir kt.
![Sukurta automatinio archyvavimo taisyklė](/f/ae79476505fc388f6e02b08faed75493.png)
6 veiksmas: Sukurkite taisyklę, kad perkeltumėte visus el. laiškus į aplanką Archyvas, ir spustelėkite išsaugoti.
Dabar, kai gausite el. laiškus su raktiniais žodžiais Paskola, EMI arba Svarbūs, jie bus automatiškai perkelti į aplanką Archyvas.
Sukurkime dar vieną naudingą taisyklę. Ar mes? Kiekviena ten esanti įmonė vartotojams siunčia su koronavirusu susijusius el. Nors aš sveikinu jų pastangas, kartais pavargsta kasdien skaityti naujienas apie mirtiną virusą. Naudodami „Outlook“ taisykles galite automatiškai archyvuoti tuos laiškus, kol jie patrauks jūsų dėmesį.
1 žingsnis: Atidarykite „Outlook Web“ ir eikite į „Nustatymai“> „Paštas“> „Taisyklės“.
2 žingsnis: Pavadinkime naują taisyklę „Koronavirusas“ ir pridėkime sąlygų.
![Automatinio archyvavimo taisyklės](/f/1e917bc87761d426784a072f04e22456.jpg)
3 veiksmas: Pridėkite sąlygas, pvz., ar pranešimo tekste yra raktinis žodis (pvz., Korona virusas ar COVID-19), tada perkelkite tuos el. laiškus į aplanką Archyvas.
Sukūriau dešimtis „Outlook“ taisyklės. Tai galinga funkcija, o galimybės yra neribotos. Štai kaip aš jį naudoju. Kai esu atostogų kelionėje, sukuriu taisyklę, kad visi gaunami el. laiškai būtų perkelti į aplanką „Kelionės metu“, kad jie niekada netrukdytų man šeimos metu.
![Sukurtos taisyklės](/f/4ee280e172f4733443567fcbf1c254f6.jpg)
Kai kurios paviršutiniškos įmonės mano „Outlook“ gautuosiuose nuolat siunčia šlamštą. Jie nepalieka man kito pasirinkimo, kaip tik sukurti automatinio ištrynimo taisyklę, kad pašalinčiau tuos el. laiškus.
Taip pat „Guiding Tech“.
Atsisakyti el. pašto siuntėjų prenumeratos
Automatinio archyvavimo funkcija naudinga, kai norite apsaugoti gautuosius nuo netikrų el. laiškų. Bet jei norite visiškai nebegauti el. laiškų iš siuntėjo, turite naudoti el. pašto prenumeratos atsisakymo funkciją.
Tačiau rasti tą mažytį prenumeratos atsisakymo mygtuką kiekviename laiške gali užtrukti ir nuobodu. Laimei, su „Outlook Web“., vienoje vietoje galite matyti visus el. pašto siuntėjus su prenumeratos atsisakymo mygtuku.
1 žingsnis: Atidarykite „Outlook Web“ ir eikite į „Nustatymai“.
2 žingsnis: Eikite į Paštas > Prenumeratos.
3 veiksmas: Čia pamatysite el. pašto siuntėjų sąrašą su dideliu prenumeratos atsisakymo mygtuku.
![Outlook atsisakyti prenumeratos](/f/ed58a84c3d1c96e92cb096b78a4a8ad6.jpg)
4 veiksmas: Atsisakykite nereikalingų prenumeratos iš meniu, taip pat galite bakstelėti trijų taškų meniu, kad užblokuotumėte siuntėją.
Šią funkciją naudoju kartą per ketvirtį, kad pašalinčiau iš sąrašo nesusijusius el. laiškus.
Taip pat „Guiding Tech“.
Laikykite savo el. pašto dėžutę švarią
„Microsoft Outlook“ turi puikią taisyklių funkciją. Galite naudoti jį automatiškai ištrinti, automatiškai archyvuoti gaunamus laiškus, perkelti juos į skirtingus aplankus tam tikram laikui ir netgi atšaukti nereikalingo siuntėjo prenumeratą iš vieno meniu. Tai mylia pagerino mano el. pašto patirtį. Kaip planuojate naudoti „Outlook“ taisykles? Išjunkite garsą komentarų skiltyje žemiau.
Kitas: Norite pagerinti savo „Outlook“ patirtį? Perskaitykite toliau pateiktą įrašą, kad surastumėte 15 geriausių „Outlook“ sparčiųjų klavišų, skirtų „Windows“ ir „Mac“.