13 geriausių „Dropbox“ popieriaus naudojimo būdų
Įvairios / / November 29, 2021
Praėjo geri pora metų, kai „Dropbox Paper“ išėjo iš beta versijos. Bendradarbiavimo įrankis leidžia tvarkingai kurti bendrinamus užrašus tvarko dokumentus ir failus į aplankus ar projektus. „Dropbox Paper“ priima visų rūšių turinį ir medijos formatus, todėl dokumentų diagramas sudaryti nepaprastai lengva.
„Dropbox Paper“ gali daugiau nei tai. Jei norite ištirti visas „Dropbox“ popieriaus galimybes, pažiūrėkite į toliau paminėtus įsilaužimus ir gudrybes.
1. Sukurkite aplankus tik su kvietimu
Pagal numatytuosius nustatymus, kai sukuriate aplanką „Dropbox Paper“, visi komandos nariai gali jį matyti. Tačiau jei norite sukurti aplanką konkretiems komandos žmonėms, geriausias sprendimas yra sukurti aplanką tik su kvietimu.
Norėdami tai padaryti, spustelėkite mygtuką Sukurti naują aplanką dešiniajame skydelyje ir, kai pasirodys naujas langas, pridėkite pavadinimą. Tada apatinėje juostelėje bakstelėkite į pastatą panašią piktogramą ir pasirinkite Tik pakviesti.
Pasirinkite savo komandos narių vardus ir paspauskite mygtuką Sukurti.
Puikus patarimas: Taip pat galite pasirinkti tyliai sukurti atvirą visiems aplanką. Norėdami tai padaryti, prieš paspausdami mygtuką Sukurti panaikinkite narių vardų žymėjimą.
Taip pat „Guiding Tech“.
2. Išbandykite paieškos galią
Reikia ieškoti dokumento turi konkretų žodį? Galios paieška leidžia tai padaryti. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai įvesti raktinį žodį paieškos juostoje, ir iš karto pasirodys atitinkamas failas arba aplankas.
Pavyzdžiui, Ransomware straipsnis mano paskyros aplanke GT > Android > Posts > AI. Taigi, man nereikia eiti iki to aplanko.
Panašiai galite tiesiog ieškoti pagal dokumento pavadinimą, o įrankis pasirūpins visa kita.
3. Naudokite spartųjį klavišą
Šiuo metu, kai viskas vyksta beveik akimirksniu, labai svarbu, kad vadovautumėtės tomis pačiomis taisyklėmis ir valdydami savo komandą popieriuje, ypač kai reikia formatuoti dokumentus.
„Dropbox“ popierius tiekiamas su asortimentu klaviatūros nuorodos. Be bendrųjų sparčiųjų klavišų, pvz., Ctrl+B paryškinimui ir Ctrl+U pabraukimui, šis bendradarbiavimo įrankis palaiko daugybę alternatyvių.
- Sunumeruotas sąrašas: 1. po to seka tarpas
- Užduočių sąrašas: [], po kurio yra tarpas
- Antraštė: Ctrl + Alt + 1
- Data: /data ir tarpas
Taigi, jei turite pridėti užduočių seriją, pridėkite *, o po to tarpą, ir ženklelis bus iškart pridėtas.
Naudodami juos sutaupysite daug laiko eidami tarp dokumento įrankių juostos. Be to, jie padaro jūsų darbo eigą sklandesnę.
Norėdami sužinoti visą sąrašą, tiesiog spustelėkite klaviatūros piktogramą apatiniame dešiniajame kampe.
4. Kurkite užduotis kaip bosas
Kaip jau tikriausiai žinote, norėdami pridėti elementų kontrolinį sąrašą, tereikia įvesti [] ir tarpą. Geros naujienos yra tai, kad galite priskirti šiuos kontrolinius sąrašus / užduotis kelyje tiesiog pridėdami @ ženklą ir komandos nario vardą.
Taigi, jei reikia sukurti užduotį pavadinimu „Pridėti komentarų Facebook“ ir priskirti ją Sylviai, kurios terminas yra 2020 m. kovo 11 d., tereikia įvesti šią komandą.
[] Pridėti komentarų „Facebook“ @Sylvia / 2020-03-11
Viskas. Nereikia žaisti su įrankių juosta ar viršutine juostele.
Puikus patarimas: Norėdami pateikti dokumentą kaip skaidrių demonstraciją, naudokite viršuje esančią piktogramą Pateikti.
Taip pat „Guiding Tech“.
5. Pridėti dokumentus į aplanką
Ar dažnai atidarote konkretų aplanką, kad į jį įdėtumėte dokumentą? Tai baisus laiko švaistymas.
Geriausias būdas yra sukurti dokumentą pagrindiniame puslapyje. Pavadinę jį, spustelėkite po dokumento pavadinimu esančią nuorodą Add to Folder, o visa kita pasirūpins įrankis.
Ar tu žinai: Dokumentai be aplanko struktūros pagrindiniame puslapyje bus rodomi kaip Nepaduoti.
6. Per daug jaustukų? Suskaičiuok juos!
Manote, kad naudojote būdą per daug jaustukų ant tavo dokumento? Užuot sėdėję ir skaičiuodami juos rankiniu būdu, leistume „Dropbox Paper“ atlikti šį darbą?
Taip, jūs perskaitėte teisingai. Be standartinių skaičiavimų, tokių kaip žodžių ir simbolių skaičius, „Dropbox Paper“ taip pat skaičiuoja jaustukų skaičių.
Taigi, jei manote, kad 29 jaustukai yra per daug, galite tiesiog grįžti į dokumentą ir juos pašalinti.
Norėdami patikrinti žodžių skaičių, bakstelėkite trijų taškų mygtuką viršutiniame dešiniajame kampe ir paspauskite parinktį Word Count.
7. Įklijuokite ekrano kopijas kaip profesionalas
Kitas šaunus triukas, kurį jums leidžia padaryti „Dropbox Paper“, yra tai, kad jums to nereikia įkelti ekrano kopijas ir vaizdus įprastiniu būdu. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai nukopijuoti vaizdus iš šaltinio ir įklijuoti juos į savo dokumentą.
Be to, perkelti vaizdus „Dropbox“ popieriuje taip pat paprasta, kaip nuvilkti. Pasirinkite vaizdą, kurį norite perkelti, ir perkelkite pelės žymeklį į pasirinktą vietą. Madinga, tiesa?
Taip pat „Guiding Tech“.
8. Nuoroda į skirtingus medijos elementus
Nesvarbu, ar tai garso failas, ar „YouTube“ vaizdo įrašas, „Dropbox Paper“ leidžia juos gana lengvai rodyti. Mantra? Kopijuoti ir įklijuoti. Taip, jums nereikia pridėti įterpimo nuorodos.
Čia tiesiog turite nukopijuoti vaizdo įrašo (arba dainos) nuorodą iš adreso juostos ir įklijuoti ją į savo dokumentą – taip, panašiai kaip vaizdus ir ekrano kopijas.
9. Integruokite su savo kalendoriumi
Paskutinis, bet ne mažiau svarbus dalykas – galite integruoti popierių į Google kalendorius (arba MS Outlook). Norėdami tai padaryti, spustelėkite dokumento pavadinimą ir pamatysite nedidelį pilką raginimą Susieti kalendoriaus įvykį.
Pasirinkite savo pasirinktą kalendorių ir, kai sąranka bus baigta, pridėkite datą ir susitikimo pastabas.
Geros naujienos yra tai, kad kai integruosite kalendorių, visi būsimi susitikimai bus rodomi „Paper“ pagrindiniame puslapyje.
10. Nuoroda kaip nindzė
Taip, aš žinau, kad šalia kvietimo yra naudinga piktograma, leidžianti pridėti išorinių nuorodų. Tačiau sunku jį spustelėti ir pridėti nuorodą kiekvieną kartą, kai reikia pridėti nuorodą.
Protingas dalykas yra pasirinkti tekstą, kurį norite susieti, paspausti Ctrl + K ir pridėti nuorodą. Madinga, tiesa!
11. Eksportuokite savo dokumentus
„Dropbox“ taip pat leidžia eksportuoti savo dokumentus PDF, Word arba Markup formatais. Tai ypač naudinga, jei turite siųsti kai kuriuos dokumentus klientams ar verslo partneriams, kurie neturi prieigos prie jūsų komandos „Dropbox“ popieriaus.
Norėdami eksportuoti, pagrindiniame puslapyje pasirinkite dokumentą ir paspauskite mygtuką Eksportuoti, kaip parodyta toliau esančioje ekrano kopijoje.
Tada pasirinkite formatą ir atsisiuntimas prasidės po kelių sekundžių.
Uždėkite rašiklį ant popieriaus
Be visų aukščiau pateiktų funkcijų, „Dropbox Paper“ leidžia lengvai integruotis su trečiųjų šalių programomis, o tai keliais laipsniais praplečia įrankio taikymo sritį. Visų pirma, galite susieti su „Dropbox“ failais ir dokumentais taip pat lengvai, kaip pridėtumėte žymimąjį laukelį ar ženklelių sąrašą.
Kitas: Ieškote būdų, kaip naudoti „Dropbox“ iš „Gmail“? Peržiūrėkite kitą straipsnį, kad sužinotumėte, kaip tai padaryti.